PDF は 23 MB です。クライアントの電子メール システムは、10 MB を超える添付ファイルを拒否します。制限内に収まるようにファイルを圧縮する必要がありますが、できるだけ品質を維持したいと考えています。目標ファイル サイズ機能を備えた圧縮ツールを使用すると、目標に達するまで圧縮設定を調整することで、ファイルをちょうど 10 MB まで減らすことができます。
PDF 目標ファイル サイズへの圧縮 は、目標品質レベルへの圧縮とは異なります。ターゲット サイズ圧縮では、ファイル サイズが指定されたしきい値を下回るまで、徐々に積極的な圧縮が繰り返し適用されます。その結果、必要なサイズで可能な限り最高の品質が得られます。
ターゲットサイズ圧縮の仕組み
圧縮ツールは控えめな設定から開始し、結果のファイル サイズを測定します。サイズが目標を超える場合、ツールは通常、画像の解像度を下げるか JPEG 圧縮を増やすことによって圧縮の積極性を高め、再試行します。この反復プロセスは、ファイル サイズが目標に達するまで継続されます。
PDF ファイル サイズ は画像が大半を占めます。テキストとベクターのコンテンツは、合計サイズにほとんど寄与しません。ターゲット サイズ圧縮では、主に画像データが削減されます。これは、可読性に影響を与えることなく大幅なサイズ削減が可能であるためです。
適切な圧縮戦略の選択
For documents where image quality matters, set the target size slightly below the limit, 9.5 megabytes, to allow a margin for email encoding overhead.電子メールの添付ファイルを Base64 エンコードすると、送信中にサイズが約 33% 増加します。受信者は元の圧縮ファイル サイズを受け取ります。
WukongPDF はブラウザベースの圧縮を提供します。 PDF 共有 ワークフローを使用すると、ファイルを圧縮し、電子メールで配布できるように 1 つのステップで準備できます。
ターゲットサイズの圧縮により品質が大幅に低下する場合の対処方法
許容できない品質の低下なしにファイルを目標サイズに圧縮できない場合は、ドキュメントを複数の部分に分割します。 23 メガバイトのドキュメントを 3 つの 8 メガバイトの部分に分割すると、10 メガバイトの制限内に余裕を持って収まります。受け取った人が再組み立てできるように、部品に明確に番号を付けます。
電子メールに添付する代わりにファイル共有サービスを使用します。非圧縮 PDF をクラウド ストレージ サービスにアップロードし、受信者にダウンロード リンクを送信します。受信者は完全な品質のドキュメントを受け取り、圧縮品質のトレードオフを完全に回避できます。
段階的なターゲット圧縮ワークフロー
まず、どのページとコンテンツ タイプがファイル サイズに最も大きく影響しているかを特定します。画像、フォント、テキスト、メタデータなどのコンテンツ タイプごとのサイズの内訳を提供するツールで PDF を開きます。内訳は、どこに圧縮作業を集中すべきかを示します。 90% が画像であるドキュメントには画像圧縮が必要です。 50% がフォントであるドキュメントは、フォントのサブセット化の恩恵を受ける可能性があります。
次に、最大のコンテンツ投稿者を対象とした圧縮設定を適用します。必要な削減のほとんどを達成できるように、画像のダウンサンプリングと JPEG 品質を設定します。フォント データが重要な場合は、フォントのサブセットを適用します。ドキュメントを圧縮し、新しいファイル サイズを測定します。
3 番目に、ファイルがまだ目標を上回っている場合は、圧縮の積極性を段階的に高めます。画像の解像度を 150 DPI から 100 DPI に下げます。 JPEG 品質を 80 から 60 に下げます。圧縮して再度測定します。品質低下を最小限に抑えて目標に到達するまで繰り返します。
圧縮が不十分な場合の代替配信方法
許容できない品質低下を伴うことなく文書を電子メールの制限まで圧縮できない場合は、ファイル転送サービスを使用してください。 WeTransfer、Dropbox Transfer、Google Drive などのサービスでは、最大数ギガバイトのファイルを送信できます。受信者は、添付ファイルではなく電子メールでダウンロード リンクを受け取ります。
パスワードで保護された ZIP アーカイブを使用すると、一緒に送信される複数の PDF の合計サイズを削減できます。 ZIP 圧縮を使用すると、すでに圧縮されている PDF をさらに 10 ～ 20% 削減できます。パスワード保護により、電子メールの添付ファイルにはないセキュリティ層が追加されます。
電子メールの制限を超える大きな PDF を定期的に配布する場合は、標準の配布方法を確立します。各ディストリビューションに同じファイル転送サービス、同じフォルダ構造、同じ通知電子メール テンプレートを使用します。受信者はプロセスを学び、文書がどこにあるのかを知ることができます。
Base64 エンコードにより、添付ファイルの電子メール エンコードのオーバーヘッドは約 33% になります。 10 MB の PDF 添付ファイルは、実際には約 13.3 MB のエンコードされたデータを送信します。このオーバーヘッドは、元の 10 MB ファイルを受け取る受信者には影響しません。
一部の電子メール システムでは、送信前に添付ファイルに追加の圧縮を適用します。この圧縮はユーザーに対して透過的であり、受信したファイルには影響しません。送信者は、電子メール システムの圧縮を利用してファイルを添付ファイルの制限以下に減らすことはできません。
添付ファイルのサイズ制限に近い PDF を定期的に送信する組織では、代替配信のしきい値を設定することで、ファイルが制限を超えたときの直前のスクランブルを防ぐことができます。たとえば、8 MB を超えるものにはファイル転送を使用するというポリシーにより、安全マージンが提供されます。
コンテンツの構成が異なるため、あるドキュメントで目標のファイル サイズを達成する圧縮設定でも、別のドキュメントでは同じ縮小が達成できない場合があります。テキストの多いドキュメントは、同じ元のサイズの画像の多いドキュメントよりも圧縮率が低くなります。
目標サイズに圧縮した後、すべてのインタラクティブ要素、リンク、ブックマーク、フォーム フィールドが圧縮後も残っていることを確認します。積極的な圧縮により、これらの要素が取り除かれ、ファイル サイズが削減されます。
圧縮 PDF の受信者エクスペリエンスは、通常の表示ズームでは元の PDF と区別できないはずです。圧縮アーティファクトが見える場合は、ドキュメントのコンテンツに対して圧縮が強すぎました。
圧縮 PDF を受信者が他の人に転送する場合は、後続の受信者にも電子メールの添付ファイルの制限があるかどうかを考慮してください。最初の電子メール システムを通過したファイルは、2 番目の電子メール システムによってブロックされる可能性があります。
一部の電子メール クライアントでは、特定のサイズのしきい値に近いまたはそれを超えるファイルを添付すると、警告が表示されます。ファイルが実際のシステム制限内にある場合でも、警告によって受信者に警告が表示される場合があります。電子メールにファイル サイズを説明するメモを記載しておくと、懸念を解消できます。
携帯電話の受信者が携帯電話データ経由で添付ファイルをダウンロードする場合、圧縮 PDF を使用するとデータ容量の使用量が減り、ダウンロードが速くなります。送信者は電子メールの制限を満たすことでメリットが得られ、受信者はダウンロード量が少なくなることでメリットが得られます。
目標サイズを達成するために使用される圧縮設定をドキュメントのメタデータまたはワークフローのメモに文書化します。このドキュメントは、将来の同様のドキュメントに対して一貫した圧縮を可能にし、圧縮品質に疑問がある場合の参考情報を提供します。
| 圧縮ステップ | アクション | 目標削減 | 注記 |
|---|---|---|---|
| 1. コンテンツを分析する | コンテンツタイプごとにサイズを特定する | 該当なし | 最大の貢献者に焦点を当てる |
| 2. 画像のダウンサンプリング | 画面用に 150 DPI に下げる | 画像データの40～60％ | テキスト/ベクターは変更なし |
| 3.JPEG品質 | 60～80に設定 | 20～40%追加 | 複数の品質レベルでテストする |
| 4. フォントのサブセット化 | すべての埋め込みフォントをサブセット化する | フォントデータの30～50% | 品質への影響なし |
| 5. 測定と反復 | サイズを確認してください。調整した設定で繰り返します | 目標達成まで | 目標を達成するか、品質が許容できない場合に停止する |
10 MB の添付ファイル制限は普遍的なものではありません。 Gmail では 25 MB が許容されます。 Outlook.com では 34 MB が許可されます。 Yahoo Mail では 25 MB が許可されます。企業の電子メール システムには、多くの場合、IT ポリシーによって下限が設定されています。特定のターゲットに圧縮する前に、送信者と受信者の両方の電子メール システムの実際の制限を確認してください。
複数のファイルを合計したサイズ制限内に抑える必要がある場合は、サイズと品質の最適なバランスになるように各ファイルを個別に圧縮してから、合計を測定します。すべてのファイルに均等に強力な圧縮を適用するよりも、適切に圧縮される 1 つのファイルを調整する方が効果的である可能性があります。
電子メールの件名と本文には、添付ファイルのサイズと、電子メール配信用に圧縮されていることを記載する必要があります。高解像度のオリジナルを期待している受信者は、その理由を理解していないと、圧縮バージョンの品質が低下することを懸念する可能性があります。
PDF の ZIP 圧縮の場合、PDF はすでに圧縮されているため、追加の削減は通常 5 ～ 15 パーセントと控えめです。 ZIP アーカイブは主に、大幅なサイズ削減ではなく、複数のファイルを結合する利便性を追加します。
一部の電子メール システムでは、制限を超える添付ファイルを送信者に通知せずに拒否します。送信者は電子メールが配信されたと信じています。受信者は決してそれを受け取りません。大きな添付ファイルを送信した後に受信者に受信確認を行うことで、サイレントエラーを防ぐことができます。
特定の目標を満たすために使用される圧縮設定を文書化する必要があります。来月ドキュメントが更新されるときに、同じ設定を適用して同じ結果を得ることができます。ドキュメントがなければ、各圧縮セッションは最初から始まります。
ドキュメントが頻繁に更新され、更新のたびに再圧縮が必要な場合は、ドキュメントのデザインがファイル サイズに影響しているかどうかを検討してください。ソースドキュメント内の画像の数または解像度を減らすと、電子メール配信に積極的な圧縮を必要としないより小さなファイルが生成される場合があります。
ターゲット サイズの圧縮は、特定のドキュメントとその用途に合わせて、ファイル サイズとビジュアル品質の間の最適なバランスを見つける反復プロセスです。
正確なサイズに圧縮できるため、元のファイルが一般的な添付ファイルの制限を大幅に超えている場合でも、PDF による電子メール配信が実用的になります。