PDF を電子メールに添付して、[送信] をクリックします。あなたから見ると、それは簡単です。ファイルはあなたのデバイスから受信者の受信箱に送られます。これら 2 つのポイントの間で実際に起こることはさらに複雑で、途中のいくつかの要因が、ファイルが完全な状態で、適切なサイズで、予期した状態で到着するかどうかに影響を与える可能性があります。
ファイルはデバイスから送信される前にエンコードされます
電子メールはもともとプレーン テキストを送信するように設計されていました。 PDF のようなバイナリ ファイルを添付するには回避策が必要でした。ファイルは送信前にテキスト セーフ形式に変換されます。標準的な方法は Base64 エンコードで、PDF のバイナリ データを印刷可能な文字列に変換します。
Base64 エンコードでは、ファイル サイズが約 33% 増加します。 15MB PDF は、エンコードされた電子メール データとして約 20MB になります。このため、添付ファイルのサイズ制限に近いファイルは、制限内にあるように見えても、送信に失敗することがあります。エンコードされたバージョンがしきい値を超えています。受信者の電子メール クライアントは受信時にエンコードを反転するため、元のファイルを元のサイズで返します。
メールサーバーを巡る旅
デバイスから送信された後、電子メールは送信メール サーバー、場合によっては 1 つ以上のリレー サーバーを通過し、受信者の受信メール サーバーを通過してから、受信ボックスに到達します。各サーバーはメッセージのチェック (スパム フィルタリング、ウイルス スキャン、サイズ検証、コンテンツ ポリシーの適用) を実行します。
これらのサーバーはいずれもメッセージを拒否または変更できます。 10MB の添付ファイル ポリシーを持つ企業メール サーバーは、送信者と受信者の両方の消費者向け電子メール サービスが受け入れたとしても、20MB PDF を拒否します。一部のウイルス対策フィルターは、配信前に手動で確認するために添付ファイルを隔離します。いくつかの古いメール サーバーや設定が間違っているメール サーバーでは、処理中にバイナリ添付ファイルが破損する可能性があります。まれではありますが、実際に起こります。そのため、ある受信者には正常に動作した PDF が別の受信者には破損して届く可能性があります。
メールサーバーがPDF添付ファイルに対して行うこと
ほとんどの企業および企業のメール システムは、配信前に添付ファイルをスキャンしてマルウェアを検出します。 PDF には、JavaScript、埋め込みファイル、実行可能コンテンツを含めることができます。これらはすべてセキュリティ スキャナーによって検索されます。異常な構造または埋め込みスクリプトを含む PDF は、受信者に届く前に隔離されるか、それらの要素が削除される場合があります。
一部のシステムでは、PDF 添付ファイルを他の形式に変換します。これは通常、埋め込みコンテンツを実行せずにプレビュー ペインで安全にレンダリングするためです。受信者は、元の PDF ではなく、変換されたバージョンを受け取る場合があります。複雑な書式設定を持つドキュメントの場合、この変換によりドキュメントの外観が変わる可能性があります。
PDF コンテンツ自体は転送中に変更されません
ほとんどの場合、電子メールが正常に配信され、セキュリティ フィルターが介入していない場合、受信者が開く PDF は、送信したものとバイト単位で同一です。エンコードおよびデコードのプロセスはロスレスです。到着するファイルは、添付したファイルとまったく同じです。
これは、PDF が電子メールで送信された後に異なって見える場合、問題は通常、送信自体ではなく、その表示方法 (PDF ビューアの違い、デフォルトのズームの違い、利用可能なフォントの違い) にあることを意味するため、これは知っておく価値があります。ファイルは同じです。見るコンテキストが異なります。
配信が失敗した場合 — およびそれを知る方法
配信の失敗には 2 つのタイプがあります。1 つは聞いたことのあるバウンス、もう 1 つは聞いたことがないサイレント ドロップです。バウンス通知は、メッセージが拒否されたことを通知します。通常は、その理由を示すエラー コードが表示されます。一般的な理由には、ファイル サイズが制限を超えている、受信者のメールボックスがいっぱいである、受信者のドメインが存在しないなどがあります。
サイレントドロップはより狡猾です。電子メールは送信されているように見えますが、バウンスは到着しませんが、受信者は添付ファイルを受信しません。これは、セキュリティ フィルターが送信者に通知せずに添付ファイルを隔離する場合、または企業ポリシーがエラーを生成せずにしきい値を超える添付ファイルを削除する場合に発生する可能性があります。重要な文書の場合、受信者に添付ファイルの受信確認を求めることが、添付ファイルが到着したことを確認する唯一の信頼できる方法です。
PDF メール配信の信頼性を高める
- ファイルを 10MB 未満に保つ: Base64 エンコードのオーバーヘッドを考慮すると、10MB の PDF はおよそ 13MB にエンコードされます。ほとんどのサーバー制限の下では安全です。それより大きなものに対しては、添付する前に PDF Compression を使用します。
- 埋め込みスクリプトを避ける: JavaScript または異常な埋め込みコンテンツを含む PDF は、セキュリティ フィルターによってフラグが立てられる可能性が高くなります。インタラクティブ スクリプトを含まない標準ドキュメント PDF は、より確実に送信されます。
- 大きなファイルにはクラウド共有を使用します。 Google ドライブまたは Dropbox にアップロードしてリンクを送信すると、添付ファイルのサイズ制限とエンコードのオーバーヘッドがすべて回避されます。
- 重要な書類の受領確認: PDF が到着したことを確認する素早い返信が、配送が成功したときにループを終了する唯一の信頼できる方法です。