ドロップダウン メニューはコンボ ボックスまたは選択リストとも呼ばれ、入力可能な PDF フォームに追加できる最も便利な対話型要素の 1 つです。ユーザーに応答を手動で入力するよう求める代わりに、ドロップダウンには事前定義された選択肢のリストが表示されます。これにより、入力エラーが減り、フォームの入力が高速化され、すべての送信にわたって収集されたデータの一貫性が維持されます。求人アプリケーション、注文フォーム、患者受け入れ文書のいずれを作成している場合でも、ドロップダウン フィールドを使用すると、フォーム データにどのような値が含まれるかを正確に制御できます。
ほとんどの PDF エディターはドロップダウンの作成をサポートしていますが、正確な手順はプラットフォームによって異なります。 Adobe Acrobat Pro は、最も奥深いフォーム作成ツールキットを提供します。オンライン PDF フォーム エディターは、よりシンプルなブラウザベースの代替手段を提供します。選択する方法は、使用しているソフトウェア、予算、および複数選択リスト、自動入力された選択肢、JavaScript 検証などの高度な機能が必要かどうかによって異なります。このガイドでは 3 つの作業方法を説明し、実際のフォーム設計で最も重要なカスタマイズ オプションについて説明します。
ドロップダウン構成に慣れるには、1 回の練習セッションが必要です。選択したツールのプロパティ パネルを理解したら、フォームに必要な組み合わせでドロップダウン、ラジオ ボタン、チェックボックス、テキスト フィールドを追加できます。
デスクトップ ソフトウェアをインストールせずに対話型フォームを迅速に作成する方法が必要な場合は、WukongPDF を使用すると、ドロップダウン メニュー、テキスト フィールド、およびチェックボックスをブラウザに直接追加できます。 Fillable PDF エディターは、作業内容をリアルタイムで保存し、標準の PDF リーダーで正しく開くフォームを生成します。
PDF フォームのドロップダウン メニューは何をしますか?
すべてのドロップダウン フィールドには選択肢のリストが保存され、ユーザーはそのリストから 1 つの値、または複数選択が有効な場合は複数の値を選択できます。選択した値はフォーム データとともに保存され、CSV、XML、またはデータベース レコードの一部としてエクスポートできます。ドロップダウンは、50 のリストから州を選択する、部門名を選択する、製品 SKU を選択する、または T シャツのサイズを指定するなど、一連の有効な回答が事前にわかっている場合に最適です。
ラジオ ボタンと比較して、ドロップダウンが占有する視覚スペースははるかに小さくなります。ページ レイアウトを乱雑にすることなく、1 つのドロップダウン フィールドに数十のオプションを含めることができます。多くの質問が含まれるフォームの場合、大きなラジオ ボタン グループの代わりにドロップダウンを使用すると、文書がコンパクトになり、スキャンしやすくなります。 Nielsen Norman Group によると、コンパクトなフォーム レイアウトはユーザーにとってフォームが短く感じられるため、放棄を減らします (Nielsen Norman Group、Web サイト フォームのユーザビリティ調査、2024 年)。
ドロップダウンは、表示されるテキストとは異なるエクスポート値を使用して構成することもできます。たとえば、ユーザーにはカリフォルニアが表示されますが、エクスポートされたデータには CA が記録される場合があります。この機能は、短縮コードを必要とするデータベースにフォームが入力される場合に役立ちます。ほとんどの専門的な PDF ツールは、[オプション] タブのフィールド プロパティ ダイアログでこの設定を公開します。
方法 1: Adobe Acrobat Pro を使用してドロップダウンを追加する
Adobe Acrobat Pro には、最も完全なフォーム作成ツールのセットが含まれており、プロフェッショナルな環境で複雑な Interactive PDF フォームを作成するための標準的な選択肢です。 [フォームの準備] モードでは、フォーム フィールドが属する可能性のある場所が自動的に検出され、ドロップダウン、リスト ボックス、テキスト フィールド、および署名ブロックを手動で追加できます。
Acrobat Pro で PDF を開き、「ツール」、「フォームの準備」の順に選択します。文書にすでにフォームフィールドのプレースホルダーが含まれている場合、Acrobat はそれらの検出を試みます。それ以外の場合は、ツールバーのドロップダウン アイコン (下向き矢印が付いた小さな四角形のようなアイコン) をクリックし、フィールドをページ上に描画します。角をドラッグして希望の幅を設定し、フィールドを希望の場所に正確に配置します。
新しいドロップダウン フィールドをダブルクリックして、[プロパティ] ダイアログを開きます。 [全般] タブで、Department や ProductCategory などの一意のフィールド名を割り当てます。データをエクスポートするときに問題が発生する可能性があるため、フィールド名にはスペースや特殊文字を使用しないでください。 [オプション] タブで、各リスト項目を [項目] フィールドに入力し、各入力後に [追加] をクリックします。上矢印と下矢印を使用して項目を並べ替えます。最初の項目を選択可能な値ではなくプロンプトとして機能させたい場合は、最初の項目を空白のままにし、 -- Select One -- のような説明的なラベルを付けます。
[オプション] タブには、ユーザーがカスタム テキストを入力できるようにするチェックボックスも含まれています。これは、事前定義されたリストにない値をユーザーに入力させる場合にのみ有効にします。ほとんどのビジネス フォームでは、これをオフのままにすることでデータの一貫性が確保されます。 「アクション」タブでは、選択した値に基づいて他のフィールドを表示または非表示にするなど、選択内容が変更されたときにトリガーされる JavaScript を添付できます。すべてのプロパティを設定したら、ダイアログを閉じて PDF を保存します。 PDF リーダーでファイルを開き、各オプションをクリックしてドロップダウンをテストします。
方法 2: オンライン PDF エディターを使用してドロップダウンを追加する
オンライン PDF エディターは、PDF にフォーム フィールドを追加するためのデスクトップ ソフトウェアの実用的な代替品となっています。これらは完全にブラウザ内で実行され、インストールは必要なく、Windows、Mac、ChromeOS 上で動作します。ほとんどのオンライン ツールは、ドキュメント ビューの上のツールバーにフォーム構築コントロールを配置し、Acrobat と同様の単純なクリック アンド ドラッグのワークフローに従ってドロップダウンを追加します。
PDF をオンライン エディターにアップロードした後、ツールバーで [フォーム] セクションまたは [フィールドの追加] セクションを探します。ドロップダウン ツールまたはコンボ ボックス ツールを選択し、コントロールを表示するページをクリックします。通常は画面の右側にあるプロパティ パネルが開きます。フィールド名を入力し、表示されたテキスト領域に各リスト オプションを 1 行に 1 項目ずつ入力します。ほとんどのオンライン エディターは変更を自動的に保存しますが、編集が終了したらすぐに、変更された PDF のコピーをダウンロードすることをお勧めします。
| 機能 | デスクトップエディタ | オンライン エディタ |
|---|---|---|
| インストール | フルインストールが必要です | ブラウザで実行 |
| ドロップダウンのサポート | 完全、JS アクション付き | 基本アイテム一覧 |
| 値のエクスポート | サポートされています | ツールによって異なります |
| オフラインアクセス | はい | インターネットが必要です |
無料のオンライン エディターでは、ドキュメントごとまたは 1 日に追加できるフォーム フィールドの数が制限されていることがよくあります。有料プランではこれらの上限が削除されます。フィールドが 10 を超えるフォームの場合は、通常、有料のオンライン サービスまたはデスクトップ ソフトウェアを使用する方が現実的な選択肢です。機密性の高い PDF をオンライン サービスにアップロードする前に、そのプライバシー ポリシーとデータ保持条件を確認し、アップロードされたファイルが処理後にサーバーから削除されていることを確認してください。
ドロップダウンの動作のカスタマイズ: 複数選択、デフォルト、および値のエクスポート
通常、ドロップダウンは、基本的な項目リスト以外にいくつかの重要なプロパティを構成すると、さらに便利になります。複数選択 (フィールド プロパティで複数選択と表示されることもあります) を使用すると、ユーザーは Ctrl または Cmd を押しながらクリックすることで複数のオプションを選択できます。これは、ユーザーがリストからいくつかの項目を選択する可能性がある場合に、どのサービスに興味があるかを尋ねるフォームに役立ちます。複数選択ドロップダウンでは、エクスポートされたデータ内で選択されたすべての値がカンマ区切りの文字列として表示されるため、スプレッドシートまたはデータベースでの後処理が必要になる場合があることに注意してください。
デフォルト値を設定すると、フォームを開いたときに 1 つの項目が事前に選択されます。ほとんどのユーザーが特定のカテゴリに属している場合、そのオプションを事前に選択しておくと、クリックする手間が省かれ、完了が早くなります。 Acrobat Pro では、「オプション」タブで項目を選択し、「デフォルト」ボタンをクリックしてデフォルトを設定します。オンライン エディターでは、リスト エディターの各項目の横にある [デフォルト] または [デフォルトで選択] チェックボックスを探します。
エクスポート値の設定は見落とされがちですが、フォーム データが自動化されたワークフローにフィードされる場合には重要になります。表示されるテキストが北東部地域であるにもかかわらず、CRM が NE を想定している場合は、フィールドのプロパティでエクスポート値を NE に設定します。リスト内の各項目は、独自のエクスポート値を持つことができます。オンライン エディターはこの機能を公開していない可能性があるため、ワークフローがエクスポート値に依存している場合は、フォームの構築に取り組む前に、選択したツールがエクスポート値をサポートしていることを確認してください。
配布前にドロップダウンをテストする
壊れたドロップダウンを含むフォームを送信すると、全員の時間が無駄になります。配布する前に、完成した PDF を少なくとも 2 つの異なる PDF リーダーで開きます。 Adobe Acrobat Reader が最も一般的ですが、Chrome の組み込み PDF レンダラーなどのブラウザベースのビューアや Mac のプレビューでもテストできます。ドロップダウン内のすべてのオプションをクリックして、各項目が意図したとおりに表示されていることを確認します。ドロップダウンで複数選択を使用する場合は、2 つまたは 3 つの値を選択してテストし、それらがすべてフィールド表示に表示されることを確認します。
タブ オーダーが論理的な順序でフォーム フィールド内を移動することを確認します。ドロップダウン値を選択して Tab キーを押した後、フォーカスはランダムな位置にスキップするのではなく、読み取り順序に従って次のフィールドにジャンプする必要があります。 Acrobat Pro では、フィールドパネルを開いてフィールド名を正しい順序にドラッグし、ドキュメントを保存することでタブオーダーを調整します。適切に整理されたタブ オーダーは、キーボードのみを使用するユーザーにとって、また WCAG 2.1 ガイドラインに基づくアクセシビリティへの準拠にとって重要です。
一般的なドロップダウンの問題の修正
クリックしたときに空のリストが表示されるドロップダウンは、通常、項目が正しく保存されなかったか、エディターを閉じた後にフィールドのプロパティが保持されなかったことを意味します。編集ツールでフォームを再度開き、ドロップダウン フィールドを選択して、項目リストがまだ入力されていることを確認します。項目が欠落している場合は、上書きの問題を避けるために、項目を再入力し、新しいファイル名で PDF を保存します。一部のオンライン ツールでは、出力ファイルを圧縮するときにフォーム フィールド データが削除されるため、ダウンロードした PDF がブラウザー内のプレビューと異なる動作をする場合は、圧縮をオフにするか、最適化されたファイルとして保存オプションを使用してください。
フォームを保存して再度開いた後にドロップダウン値が空白にリセットされる場合は、フィールドの [保存しない] プロパティが有効になっているか、PDF リーダーがデフォルトでフォーム データを保存していない可能性があります。 Acrobat Pro でフィールドのプロパティを開き、保存時に JavaScript が値をクリアしていないことを確認します。受信者には、フォーム データの保存をサポートする PDF リーダーを使用し、タブを閉じるとフォーム入力を破棄するブラウザベースのビューアを使用しないように指示します。
ドロップダウンのフォント サイズが周囲のテキストと一致しない場合は、フィールド プロパティの [外観] タブでフォント サイズを調整します。フィールドのフォント サイズをフォームの本文テキストと一致させます (通常は 10 ポイントまたは 11 ポイント)。フォームの他の部分とは異なるフォント ファミリを使用するドロップダウンも、場違いに見える可能性があります。フィールドのフォントをドキュメント本文のフォントと一致するように設定すると、きれいで本格的な結果が得られます。
フィールド コントロールが存在する場所がわかれば、入力可能な PDF にドロップダウン メニューを追加するのに数分しかかかりません。本当の価値は、エクスポート値を構成し、論理的なデフォルトを設定し、さまざまなリーダーで完成したフォームをテストして、ユーザーが問題を発見する前に問題を発見することから生まれます。適切に構築されたドロップダウンにより、受信者にとってはデータ収集が高速になり、結果を処理する人にとってはより信頼性が高くなります。