機密文書は企業文書管理システムに保管されています。コンプライアンス チームは、誰がそれを閲覧したか、また誰かがそれを印刷したかどうかを把握する必要があります。 PDF 自体はこれを追跡できません。文書管理システムは、すべてのアクセス イベントをログに記録し、それを認証されたユーザーに関連付けることができます。
PDF セキュリティ の追跡は、ファイル レベルの機能ではなく、システム レベルの機能です。 PDF 形式には、開いたり印刷したりするときに自宅に電話をかけるためのメカニズムが組み込まれていません。追跡するには、アクセス イベントを記録するシステムを通じて PDF にアクセスする必要があります。
文書管理システムが PDF アクセスを追跡する方法
ユーザーが DMS 経由で PDF を開くと、システムはイベント (ユーザー ID、ドキュメント ID、アクション、表示または印刷、タイムスタンプ、および IP アドレス) を記録します。ログ エントリは PDF ではなく DMS によって作成されます。 PDF は、自分が追跡されていることを知りません。
PDF ワークフロー の追跡は、DMS がドキュメントにアクセスする唯一の方法である場合に最も効果的です。ユーザーが PDF をダウンロードしてローカルで開くことができる場合、ローカル アクセスは追跡されません。追跡の対象となるのは、DMS インターフェイスを介したアクセスのみです。
追跡で分かることと分からないこと
追跡により、誰がどのドキュメントにいつアクセスしたかがわかります。表示と印刷を区別できます。ユーザーがその情報にアクセスした後、その情報を使って何をしたか、メモを取ったのか、内容を口頭で共有したのか、重要な詳細を覚えていたのかはわかりません。
PDF アーカイブ アクセス ログは、コンプライアンスと調査のための監査証跡を提供します。文書が漏洩した場合、アクセスログから誰がアクセスしたかが特定され、調査範囲が狭まる。
WukongPDF は、ブラウザを介したドキュメント処理を提供します。追跡に関しては、文書管理システムの統合により監査機能が提供されます。
PDF ドキュメントの DMS トラッキングの構成
ほとんどのドキュメント管理システムは、監査ログの一部としてデフォルトで PDF アクセスを追跡します。印刷やダウンロードなどの PDF 固有のイベントが監査ログ構成に含まれていることを確認します。
文書追跡に関するプライバシーに関する考慮事項
ドキュメント アクセス追跡は、ユーザーの行動に関する個人を特定できる情報を収集します。追跡が適用されるプライバシー規制と従業員監視ポリシーに準拠していることを確認します。
ドキュメント管理システムは、デフォルトで PDF アクセスをファイル レベルで追跡します。ページレベルの追跡には、追加の構成または特殊な DMS 機能が必要です。ほとんどのシステムでは、ユーザーがドキュメントを開いたことが記録されますが、ドキュメント内のどのページを閲覧したかは記録されません。
一部の DMS プラットフォームは、どのページがどのくらいの時間表示されたかをレポートするカスタム PDF ビューアを介したページレベルの分析をサポートしています。ビューアは DMS のコンポーネントであり、標準の PDF ビューアではありません。追跡は、DMS ビューアを介してドキュメントにアクセスするユーザーによって異なります。
DMS の印刷追跡では、通常、印刷ジョブが正常に完了したかどうかや印刷部数が何部作成されたかではなく、印刷コマンドが発行されたことが記録されます。プリンター キューと物理出力は、DMS 追跡範囲外です。
文書アクセスの監査証跡は、組織の文書保存ポリシーおよび該当する規制要件と一致する期間保存する必要があります。財務書類のアクセス ログは 7 年間以上保存する必要がある場合があります。
DMS 監査ログからドキュメント アクセス レポートを生成すると、ドキュメントに誰が、いつ、どのようなアクションを実行したかの時系列の履歴が提供されます。これらのレポートは、コンプライアンス監査、セキュリティ調査、情報ガバナンスのレビューをサポートします。
DMS 管理者は、ユーザーが短期間に異常に多数のドキュメントにアクセスしたり、通常の勤務時間外にドキュメントにアクセスしたりするなど、特定のアクセス パターンに対してアラートを構成できます。これらのアラートは、内部関係者の脅威の検出をサポートします。
機密性の高い文書の場合、DMS は、文書を開く前にユーザーが提供する必要があるアクセス正当性を要求することがあります。正当な理由はアクセス イベントとともに監査ログに記録され、各アクセスが発生した理由のコンテキストが提供されます。
各ページにアクセス者 ID とアクセス タイムスタンプを表示時に透かしを入れることで、DMS 監査証跡を補足する目に見える抑止力を提供します。透かしは画面上および印刷出力に表示され、物理コピーをアクセス イベントに関連付けます。
PDF 自体には、JavaScript 対応のビューアでドキュメントを開いたときにアクセス イベントをサーバーに報告する JavaScript を含めることができます。このアプローチは DMS とは独立して機能しますが、ビューアの JavaScript サポートに依存するため、信頼性は低くなります。
一部の DRM で保護された DMS プラットフォームのリモート ワイプ機能を使用すると、ドキュメントの所有者は、ドキュメントが受信者のデバイスにダウンロードされた後でもドキュメントへのアクセスを取り消すことができます。次回ドキュメントを開いたときに、ビューアはアクセス ステータスをチェックし、取り消されている場合はアクセスをブロックします。
セキュリティのための文書追跡と従業員のプライバシーの間の緊張は、適用される法律と組織のポリシーに従って管理する必要があります。どのような文書アクセス追跡が実施されているか、またデータがどのように使用されているかを従業員に知らせる必要があります。
外部ドキュメント共有の場合、DMS は、外部関係者が追跡された条件で認証してドキュメントにアクセスする安全なポータルを提供できます。ポータルは、外部ユーザーに対しても内部ユーザーと同じレベルのアクセス追跡を提供します。
DMS アクセス ログ自体は機密文書であり、不正なアクセスや変更から保護する必要があります。ドキュメントへのアクセスに関連するセキュリティ インシデントは、インシデントを特定するログが改ざんされている場合にさらに複雑になります。
情報セキュリティ チームまたはコンプライアンス チームによる DMS アクセス ログの定期的なレビューにより、調査が必要なポリシー違反やセキュリティ インシデントを示す可能性のある異常なアクセス パターンが特定されます。
DMS で追跡すると、組織内に配布された機密文書の説明責任とセキュリティが提供されます。
DMS 追跡によって作成された監査証跡は、セキュリティ インシデントやコンプライアンス調査が発生した場合の証拠記録として機能します。
ページレベルの追跡により、ドキュメントのどのセクションがレビュー担当者から最も注目されたかを詳細に可視化できます。
DMS 追跡機能は、過剰なロギングを行わずに必要な詳細レベルを取得できるように、システム実装時に構成する必要があります。
DMS 追跡データから生成されたアクセス レポートは、頻繁にアクセスされるドキュメントまたはまったくアクセスされないドキュメントを識別することで、情報ガバナンスをサポートします。
DMS 追跡と PDF 権限を組み合わせることで、アクセスが制御および監視される階層的なセキュリティ アプローチが作成されます。