四半期ごとに提出するために、5 つの PDF レポートを 1 つの結合ファイルに結合します。結合は正常に完了し、結合されたドキュメントは正しく表示されます。ただし、ドキュメントのプロパティを確認すると、作成者フィールドには最初のファイルの作成者のみが表示されます。他の 4 つのファイルの作成日は失われます。各ソース ファイルの整理に役立つキーワードと主題のメタデータが失われています。ビジュアルコンテンツは統合されましたが、ドキュメンタリーのコンテキストは取り除かれました。
ソース ドキュメントのメタデータを破棄する Merge PDF 操作では、部分の合計よりも有用性が低い結合ファイルが作成されます。各ファイルの作成者、最終変更日、ファイルの内容を識別するメタデータは、マージによって失われます。法的提出、規制当局への提出、監査パッケージなど、出所が重要な文書の場合、マージ中のメタデータの損失は重大な問題です。
PDF の結合中にメタデータはどうなるか
PDF メタデータは、タイトル、作成者、件名、キーワード、作成者、作成者、作成日、および変更日を含むファイル レベルの構造であるドキュメント情報ディクショナリに保存されます。複数の PDF をマージする場合、マージ ツールはどのソース ファイルのメタデータを保持するかを決定する必要があります。ほとんどのツールは、最初のファイルのメタデータを保存し、残りのメタデータを破棄します。いくつかのツールを使用すると、どのファイル メタデータを保持するかを選択できます。
各ソース ファイルの PDF メタデータ には、標準フィールドを超えたカスタム プロパティを格納できる XML ベースのメタデータ形式である XMP メタデータも含まれています。 XMP メタデータは、プロジェクト コード、クライアント ID、ワークフロー ステータスを保存するドキュメント管理の統合に使用されることが増えています。ほとんどのマージ ツールは XMP メタデータをまったく保存せず、安全に破棄できる馴染みのない形式として扱います。
各ページのソースや元のファイルのページ サイズなどのページ レベルのメタデータは、標準の結合ツールでは保持されません。マージされたドキュメントには単一セットのページ寸法があり、ページが異なる特性を持つ異なるソースから取得されたことを示すものはありません。
どのメタデータが失われ、どのメタデータが存続するか
通常、マージ中に失われる標準メタデータ フィールドには、最初のファイルを除くすべてのソース ファイルの作成者、件名、およびキーワードが含まれます。作成日はマージ日にリセットされます。プロデューサーフィールドがマージツールに変わります。ページ数メタデータは結合されたページ数になり、個々のソース ページ数は失われます。
各ページに埋め込まれたフォント情報などのビジュアル コンテンツ メタデータは、ドキュメント情報辞書ではなくページ コンテンツの一部であるため、マージ後も存続します。ブックマークとリンクは、結合ツールによっては存続する場合と存続しない場合があります。ほとんどのツールは、最初のブックマークを除くすべてのファイルからブックマークを破棄するか、すべてのブックマークを破棄します。
WukongPDF は、ブラウザを通じてファイルを結合するための PDF 形式 ツールを提供します。マージ機能は、複数のソース ファイルのページを 1 つのドキュメントに結合し、追加ツールはマージ後にメタデータを追加できます。
マージプロセスを通じてメタデータを保持する
最も信頼できるアプローチは、マージ前にソース ファイルのメタデータを文書化し、その後マージされたドキュメントにそれを追加し直すことです。各ソース ファイル名、作成者、作成日、および主要なメタデータ フィールドをリストするメタデータの概要を作成します。結合後、この概要を結合されたドキュメント内のページとして、または別のメタデータ インデックス ファイルとして追加します。
一部の高度な PDF ツールでは、結合する前にソース ファイル情報を各ページに埋め込むことができます。ファイル名、作成者、日付を含むヘッダーまたはフッターを各ソース ファイルに追加します。スタンプされたファイルをマージします。ソース情報は表示されるページ コンテンツの一部となり、マージ操作が行われても存続します。
規制されたプロセスの一環として PDF を結合する組織の場合は、標準操作手順に結合手順を文書化します。この手順では、ソース メタデータの保存方法と、マージされたドキュメント メタデータの構成方法を指定する必要があります。
マージ後にメタデータを再度追加する
結合後、結合されたドキュメントのプロパティを開き、失われたメタデータを追加します。タイトルは、結合されたドキュメントの内容を説明する必要があります。作成者は、マージを実行した個人またはシステムである必要があります。件名はマージされたコンテンツを要約する必要があります。キーワードには、すべてのソース文書の用語を含める必要があります。
結合後に文書管理システムで管理される文書については、結合された文書の内容に基づいてメタデータを自動的に抽出または適用するようにシステムを構成します。マージ ツールとドキュメント管理システムの統合により、メタデータ保存ワークフローが自動化されます。
結合されたドキュメントの最初のページとして追加された表紙は、メタデータ インデックスとして機能します。表紙には、結合されたドキュメント内の各ソース ファイル名、作成者、作成日、件名、ページ範囲がリストされます。このページ内メタデータは、文書を開いたすべてのユーザーに表示され、その後の処理後も存続します。
アーカイブ標準である PDF/A には、マージと競合する可能性のあるメタデータに対する特定の要件があります。マージされた一連の PDF/A ドキュメントは、マージされたドキュメントのメタデータが標準要件を満たしていないため、PDF/A に準拠しなくなる可能性があります。結合されたドキュメントが PDF/A に準拠している必要がある場合は、結合後に準拠していることを確認してください。
法的証拠開示または規制当局への提出のために PDF を結合する場合、メタデータの保存要件が受信当事者または政府機関によって指定される場合があります。裁判所によっては、各ソース文書を元のメタデータがそのままの状態で別個のファイルとして提出することを要求している場合もあります。文書を結合すると、提出要件に違反する可能性があります。
メタデータによって PDF のインデックスを作成するドキュメント管理システムでは、メタデータが最初のソース ファイルのみを反映する結合ドキュメントのインデックスが正しく作成されない場合があります。他のソース ファイルのページは、メタデータ ベースの検索には表示されません。統合されたドキュメントのメタデータに包括的なキーワードを追加すると、発見可能性が向上します。
マージ ツールのドキュメントには、メタデータの処理動作が記載されている必要があります。サンプル ファイルを使用してツールをテストし、ドキュメントの主張を検証します。すべてのソース ファイルのメタデータを保持すると主張するツールは、ファイルを既知の個別のメタデータとマージし、マージされた出力をチェックすることによってテストする必要があります。
月次レポートの作成など、定期的なビジネス プロセスの一部として実行されるマージの場合、マージ後のメタデータの挿入を自動化します。スクリプトまたはバッチ プロセスは、ソース ファイルのメタデータを読み取り、ファイルを結合し、結合されたメタデータを結合されたドキュメント プロパティに書き込みます。
マージされたドキュメントのページ数メタデータは、ソース ドキュメントのページ数の合計と等しくなる必要があります。合計が間違っている場合は、マージ中にページが失われたか重複しました。ページ数の確認は、結合操作が完了したことを確認する簡単なチェックです。
デジタル署名を含む PDF を結合すると、結合によって署名が無効になります。メタデータには、ソース文書が署名されていること、およびマージされた文書にはそれらの署名された文書の視覚的なコンテンツが含まれているが、暗号署名は含まれていないことが記載されている必要があります。
PDF 結合時のメタデータの保存は、作成者名、作成日、キーワードの欠落によって文書が検索で見つからなくなったり、訴訟手続きで認められなくなったりするまで、ほとんど注目されません。マージ前にメタデータの保存に対処すると、こうした下流への影響を防ぐことができます。
理想的な結合ツールは、各ページの出所、作成日時、作成者を識別するメタデータを保持しながら、複数のソースのページを 1 つのドキュメントに結合します。この理想的な動作とマージ ツールの一般的な動作との間にあるギャップは、ユーザーが手動の手順で埋める必要があるものです。
PDF 結合時のメタデータ保存の課題は、ファイルを結合する利便性と、文書の出所および個人のアイデンティティを維持する重要性との間の文書管理における幅広い緊張を反映しています。
規制されたワークフローの一部として PDF をマージする組織は、メタデータ保存アプローチを文書化し、定期的なテスト、サンプル ファイルのマージ、マージ プロセス後も必要なメタデータが存続することの確認を通じて検証する必要があります。
PDF ドキュメントとともに送信されるメタデータは、その作成、変更、目的のストーリーを伝えます。マージ操作を通じてそのストーリーを保存することで、将来の読者が必要とするドキュメントのコンテキストが維持されます。
ソース ファイルの同一性を保持するマージ ドキュメントは、各ページに意味と権限を与えるドキュメント コンテキストを継承しますが、このコンテキストを破棄するマージ ドキュメントは、すべてのページを同等の匿名ステータスに下げます。
PDF の結合中にメタデータを保存するために必要な労力は、見つからない文書、認められない証拠、不完全な監査証跡などを含むメタデータの損失に比べればわずかです。
PDF ドキュメントに埋め込まれたメタデータには、その出所、作成者、履歴に関する情報が含まれています。これらの情報は、表示されるページのコンテンツとは別のものですが、ドキュメントの管理、検索、コンプライアンスにとっても同様に重要です。
PDF ドキュメントの結合は、最も一般的なドキュメント操作の 1 つであり、あらゆる規模の組織で毎日何百万回も実行されます。結合ツールのメタデータ処理動作は、結合されたすべてのドキュメントの発見可能性と証拠価値に影響を与えます。
PDF が商取引、法的合意、規制当局への提出の公式記録として機能する場合、その出所と作成者を特定するメタデータは目に見えるコンテンツと同じくらい重要であり、文書操作を通じてそのメタデータを保存することで文書の証拠的価値が保護されます。
ドキュメント アセンブリの標準操作手順の一部としてメタデータ保存アプローチを文書化すると、マージ操作を誰が実行するかに関係なく、このアプローチが一貫して適用されることが保証されます。
| メタデータフィールド | 生き残るマージ | 回復方法 |
|---|---|---|
| タイトル | 最初のファイルからのみ | マージ後に手動で設定する |
| 著者 | 最初のファイルからのみ | マージ演算子に設定 |
| 主題 | 通常紛失 | マージ後に概要を追加 |
| キーワード | 最初のファイルからのみ | すべてのソースからのキーワードを組み合わせる |
| 作成日 | 結合日にリセット | 元の日付を個別に文書化する |