PDF/A è una versione di PDF creata per l'archiviazione a lungo termine. La "A" sta per archivio. È uno standard ISO che limita ciò che un PDF può contenere in modo che il documento possa essere aperto e visualizzato in modo affidabile tra decenni, senza dipendere da software, caratteri o sistemi esterni che potrebbero non esistere più. Se hai mai ricevuto un requisito di archiviazione che specifica il formato "PDF/A," ecco perché.
Che cosa limita PDF/A
Lo standard PDF è flessibile: può fare riferimento a risorse esterne, incorporare codice eseguibile, utilizzare la crittografia, trasmettere contenuti da fonti esterne e fare affidamento su estensioni proprietarie. Tutta questa flessibilità è una responsabilità per l’archiviazione. Se un PDF standard si collega a un server di caratteri esterno che si spegne o utilizza una funzionalità JavaScript che il software futuro non supporta, il documento potrebbe non essere visualizzato correttamente tra 20 anni.
PDF/A rimuove tali rischi vietando le funzionalità che creano dipendenze esterne. Nello specifico, PDF/A richiede che tutti i caratteri siano incorporati nel file, vieta la crittografia e la protezione tramite password, non consente JavaScript e contenuto eseguibile, proibisce l'incorporamento di audio e video e richiede che il colore venga definito utilizzando spazi colore indipendenti dal dispositivo.
Il risultato è un documento autonomo: tutto il necessario per renderlo accurato è all'interno del file stesso. Nessuna connessione Internet, nessun carattere installato, nessun plug-in di terze parti richiesto.
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PDF/A-1, PDF/A-2 e PDF/A-3: qual è la differenza?
Esistono più versioni di PDF/A, ciascuna basata sull'ultima. PDF/A-1 (2005) è il più restrittivo e ampiamente accettato per l'archiviazione legale e governativa. PDF/A-2 (2011) ha aggiunto il supporto per la compressione JPEG 2000, la trasparenza e le firme digitali. PDF/A-3 (2012) consente di incorporare file allegati arbitrari all'interno del PDF, utile per allegare i dati XML di origine a una fattura PDF, ad esempio.
Ogni versione dispone inoltre di livelli di conformità: /A (accessibile, richiede tag per l'accessibilità) e /B (di base, non richiede tag per l'accessibilità). PDF/A-1b è il requisito più comune che incontrerai: è la linea di base specificata in genere da tribunali, agenzie governative e sistemi di record aziendali.
Quando ti serve PDF/A rispetto allo standard PDF
PDF/A è richiesto o consigliato in contesti specifici: documenti legali in molti sistemi giudiziari, invio di documenti governativi, documentazione di settore regolamentato (sanità, finanza) e qualsiasi situazione in cui il documento deve essere accessibile in modo affidabile per oltre 10 anni. L'UE, molte agenzie federali statunitensi e numerosi archivi nazionali hanno adottato PDF/A come formato di archiviazione ufficiale.
Per l'uso quotidiano (invio di documenti ai clienti, condivisione di report, distribuzione di materiale di marketing) lo standard PDF va bene ed è effettivamente preferibile. Le restrizioni di PDF/A diventano scomode quando non è necessaria l'archiviazione a lungo termine. Non è possibile proteggere con password un PDF/A, il che è un problema per i documenti sensibili. Non puoi incorporare video, il che è importante per le presentazioni interattive.
Come creare un file PDF/A
La maggior parte delle applicazioni professionali che esportano PDF ti offrono un'opzione PDF/A. In Microsoft Word, vai su File → Salva con nome → PDF, quindi fai clic su Opzioni e cerca la casella di controllo conforme a ISO 19005-1. In Adobe Acrobat, puoi salvare o convertire direttamente in PDF/A. LibreOffice supporta anche l'esportazione PDF/A dalla finestra di dialogo di esportazione PDF.
Se disponi già di un PDF standard che deve essere convertito in PDF/A, il processo di conversione verifica la presenza di funzionalità vietate e le corregge automaticamente o le contrassegna per la revisione. I caratteri vengono incorporati, i riferimenti esterni vengono risolti e le funzionalità incompatibili vengono rimosse. L'output è un nuovo file conforme a PDF/A.
Riesci a capire se un PDF è PDF/A?
SÌ. I file PDF/A contengono metadati che li identificano come tali. Quando apri un file PDF/A in Adobe Acrobat, nella parte superiore viene visualizzata una barra blu che indica che il file è in modalità PDF/A e che alcune funzionalità sono disabilitate. Altri visualizzatori potrebbero mostrare un indicatore simile o annotarlo nelle proprietà del documento.
Puoi anche controllare manualmente le proprietà del documento: nella maggior parte dei visualizzatori PDF, vai su File → Proprietà → Descrizione e cerca i campi dei metadati che identificano la versione PDF/A e il livello di conformità.
Per la maggior parte delle persone, PDF/A viene visualizzato solo quando un istituto specifico lo richiede. In tal caso, il requisito solitamente indica quale versione e livello di conformità sono necessari: PDF/A-1b è l'impostazione predefinita sicura se il requisito è ambiguo. Al di fuori di questi contesti specifici, il formato standard PDF Strumenti e il formato standard PDF gestiscono tutto ciò di cui hai bisogno.
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