La risposta dipende da cosa è il documento e da cosa vuoi che il cliente ne faccia. Una proposta che il cliente deve rivedere e approvare ha requisiti diversi rispetto a un contratto che deve firmare, che ha requisiti diversi rispetto a un risultato finale che sta archiviando. Ottenere questo risultato significa meno e-mail di scambio di informazioni sui problemi dei file e un'impressione più professionale.
Per proposte e relazioni: leggibile, compresso, protetto
I documenti rivolti al cliente destinati alla lettura (proposte, rapporti, presentazioni, casi di studio) dovrebbero aprirsi rapidamente, apparire esattamente come progettati e non essere inutilmente grandi. Le priorità sono: tutti i caratteri incorporati in modo che il layout venga visualizzato correttamente, dimensioni del file sufficientemente compresse da poter essere aperte e inviate tramite posta elettronica facilmente e, facoltativamente, restrizioni di modifica impostate in modo che il client non possa modificare accidentalmente il contenuto.
Per questi documenti, il formato corretto è un PDF standard con caratteri incorporati, compresso con PDF Compression fino a meno di 5 MB. Non proteggerli con password a meno che non ci sia un motivo specifico: far sì che un cliente inserisca una password per aprire una proposta crea attrito prima ancora che abbia letto la prima riga.
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Per contratti e accordi: pulito, firmabile, bloccato dopo la firma
I contratti devono essere documenti chiari senza ambiguità su quale versione è stata concordata. Invia il contratto come PDF standard: non è richiesta alcuna password per l'apertura, ma idealmente con restrizioni di modifica in modo che il cliente non possa modificare i termini. Assicurati che il documento contenga testo autentico e selezionabile (non una scansione) in modo che il cliente possa leggerlo facilmente e rimanga utilizzabile a lungo termine.
Una volta firmata da entrambe le parti, la versione completamente eseguita dovrebbe essere inviata con restrizioni di modifica applicate o semplicemente annotato nell'e-mail che questa è la versione firmata finale. Alcune aziende applicano una password alla versione firmata per impedire ulteriori modifiche; altri si affidano alla convenzione e al timestamp dell'e-mail come record.
Per fatture: semplici, coerenti, facili da archiviare
Le fatture vengono archiviate dal team di contabilità fornitori del cliente e devono essere facilmente ricercabili. Un piccolo PDF dal nome chiaro con testo selezionabile semplifica l'archiviazione e riduce la possibilità di un ritardo nel pagamento perché qualcuno non è riuscito a trovare o elaborare la tua fattura. Mantieni le fatture sotto i 500 KB, utilizza un formato di denominazione coerente e assicurati che il testo sia reale (non una scansione o un'immagine).
I sistemi contabili di alcuni clienti richiedono impostazioni PDF specifiche: nessuna protezione tramite password, nessuna restrizione sulla stampa, il testo deve essere selezionabile. Se un cliente menziona problemi di elaborazione delle fatture, queste sono le prime cose da verificare.
Per i risultati finali e il prodotto finale: qualità di archiviazione
Il prodotto di lavoro consegnato a un cliente (rapporti finali, file di progettazione esportati come PDF, documentazione completata) deve essere nel formato della massima qualità appropriato al contenuto. Per i documenti che il cliente conserverà a lungo termine o condividerà internamente, vale la pena considerare PDF/A: è autonomo, garantisce che rimanga leggibile senza dipendenze esterne e accettato dalla maggior parte dei sistemi di archiviazione.
Per i risultati finali con un design pesante in cui la qualità visiva è importante, non comprimere in modo aggressivo. Il cliente paga per il prodotto di lavoro: consegnalo alla massima qualità e lascialo comprimere se ha bisogno di una versione più piccola per uno scopo specifico.
Best practice universali indipendentemente dal tipo di documento
- Incorpora tutti i caratteri in modo che il documento venga visualizzato correttamente indipendentemente dai caratteri installati dal client
- Utilizza testo reale, non immagini scansionate: il cliente dovrebbe essere in grado di cercare e selezionare il testo in qualsiasi documento inviato
- Assegna un nome professionale ai file: NomeCliente_TipoDocumento_Data.pdf
- Mantieni la dimensione del file inferiore a 10 MB per i documenti inviati via email; utilizzare un collegamento di condivisione file per qualcosa di più grande
- Prova ad aprire il file prima di inviarlo: verifica che sia corretto e che non manchi nulla
Un PDF che si apre in modo pulito, ha esattamente l'aspetto previsto ed è facile da archiviare è un piccolo ma coerente segnale di qualità professionale. È il genere di cose che i clienti non notano quando è giusto, ma notano sicuramente quando è sbagliato.
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