Desideri condividere un documento solo per la revisione su schermo. I destinatari dovrebbero essere in grado di leggere il documento, cercare il testo e aggiungere annotazioni, ma non dovrebbero essere in grado di stamparlo. Il modello di autorizzazioni PDF PDF Security supporta questa combinazione di restrizioni, ma la distinzione tra stampa e altre azioni viene applicata dal visualizzatore PDF e non tutti i visualizzatori la rispettano.
La possibilità di consentire la lettura impedendo la stampa risolve un caso d'uso comune: distribuire copie di revisione dove si desidera feedback ma non distribuzione fisica. La password delle autorizzazioni PDF può disabilitare la stampa lasciando abilitate tutte le altre azioni, visualizzazione, ricerca, copia di testo e annotazione.
Come le autorizzazioni PDF controllano azioni specifiche
La password delle autorizzazioni PDF, chiamata anche password del proprietario, controlla una serie di flag indipendenti. Ogni flag abilita o disabilita un'azione specifica: stampa, copia di testo, modifica di contenuto, aggiunta di annotazioni, compilazione di campi modulo ed estrazione di pagine. I flag sono indipendenti, quindi puoi consentire l'annotazione bloccando la stampa.
I permessi Annotazione PDF sono separati dai permessi di stampa. L'impostazione del flag di stampa su Non consentito non influisce sul flag di annotazione. I destinatari possono aggiungere commenti, evidenziazioni e note adesive senza poter produrre una copia stampata del documento.
Le autorizzazioni vengono applicate dal software di visualizzazione PDF quando apre il file. Un visualizzatore PDF che rispetta le autorizzazioni disabiliterà l'opzione Stampa mantenendo attivi gli strumenti di annotazione. WukongPDF fornisce strumenti di impostazione dei permessi tramite il browser.
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Configurazione delle autorizzazioni per la revisione solo su schermo
Imposta la password delle autorizzazioni nelle impostazioni di sicurezza del PDF. Abilitare quanto segue: Copia contenuto per lettori di schermo e ricerca, Annotazioni per commenti di revisione e Compilazione moduli se il documento contiene moduli. Disattiva la stampa e la modifica dei documenti. Distribuire il documento senza la password delle autorizzazioni in modo che i destinatari non possano modificare queste impostazioni.
Limitazioni delle restrizioni basate sulle autorizzazioni
Le autorizzazioni PDF vengono applicate dal software visualizzatore, non dal formato file stesso. Un visualizzatore che sceglie di non applicare le restrizioni consentirà la stampa. La maggior parte dei visualizzatori PDF tradizionali rispetta le autorizzazioni. Alcuni strumenti di terze parti no. Le autorizzazioni sono un deterrente, non una barriera assoluta.
La restrizione Stampa PDF non impedisce la cattura dello schermo. Un destinatario può acquisire screenshot di ciascuna pagina e stampare gli screenshot. La restrizione di stampa impedisce la stampa conveniente tramite il visualizzatore PDF ma non impedisce la riproduzione determinata.
Quando utilizzare le autorizzazioni rispetto ad altri metodi di protezione
Le autorizzazioni sono appropriate per la protezione occasionale quando si desidera segnalare che il documento è destinato solo alla revisione su schermo. Per i documenti per i quali la stampa deve essere assolutamente impedita, un portale di documenti sicuro che trasmette il documento in streaming per la visualizzazione senza fornire un file scaricabile offre una protezione più forte.
Testare le autorizzazioni prima della distribuzione
Prima di inviare ai destinatari un PDF con autorizzazioni limitate, testare il file nei visualizzatori PDF che probabilmente utilizzeranno. Apri il file in Adobe Acrobat, in un visualizzatore basato su browser e su un dispositivo mobile. Tentare di stampare da ciascuno. Confermare che la restrizione di stampa funzioni come previsto.
Alcuni visualizzatori PDF visualizzano un banner o una barra informazioni che indica che il documento ha autorizzazioni limitate. Questa notifica informa il destinatario che l'impossibilità di stampare è intenzionale e non si tratta di un problema tecnico con il software o la stampante.
I destinatari che utilizzano versioni precedenti del visualizzatore PDF potrebbero non riscontrare la restrizione di stampa perché le versioni precedenti non applicavano in modo coerente i contrassegni delle autorizzazioni. Se i tuoi destinatari utilizzano diversi visualizzatori PDF, l'approccio basato sulle autorizzazioni potrebbe non fornire una protezione uniforme.
Combinazione delle autorizzazioni con altre misure di protezione
Le autorizzazioni possono essere combinate con un avviso visibile sulla prima pagina che informa che il documento è destinato solo alla revisione su schermo e non deve essere stampato. La restrizione tecnica e l'avviso visibile si rafforzano a vicenda. L'avviso comunica l'intento. La restrizione lo impone.
Per i documenti in cui la restrizione di stampa è essenziale, prendi in considerazione l'aggiunta di una filigrana specifica del destinatario che appare su ogni pagina. La filigrana non impedisce la stampa ma garantisce la tracciabilità nel caso in cui venga trovata una copia stampata. Combinato con la restrizione della stampa, crea una difesa a più livelli.
La distribuzione dei documenti attraverso un portale sicuro con accesso di sola visualizzazione fornisce una protezione più forte rispetto alle sole autorizzazioni PDF. Il portale controlla l'accesso, impedisce il download e registra l'attività di visualizzazione. Le autorizzazioni PDF diventano un livello di protezione secondario anziché quello primario.
Lo scenario che consente la lettura e l'annotazione bloccando la stampa è comune nella revisione di documenti legali, nella revisione tra pari accademica e nella valutazione di proposte commerciali riservate. In ogni caso, il revisore deve interagire con il contenuto e fornire feedback, ma il proprietario del documento desidera controllare la distribuzione fisica.
Il controllo indipendente dei flag di autorizzazione PDF offre ai proprietari dei documenti un controllo capillare su ciò che i destinatari possono fare. Oltre ai flag di stampa e annotazione, i proprietari possono controllare la copia del testo e l'estrazione della pagina.
L'autorizzazione alla copia del testo è importante per l'accessibilità. Gli screen reader estraggono il testo dal PDF per leggerlo ad alta voce. La disabilitazione della copia del testo rende il documento inaccessibile agli utenti di screen reader.
Le impostazioni delle autorizzazioni vengono archiviate nella parte crittografata del PDF e vengono sbloccate con la password delle autorizzazioni. Senza questa password, le impostazioni non possono essere modificate dal destinatario.
Quando le autorizzazioni limitano la stampa, la finestra di dialogo Stampa del visualizzatore PDF in genere mostra il pulsante Stampa in grigio o visualizza un messaggio che la stampa non è consentita. Alcuni visualizzatori consentono la stampa su file anche quando la stampa fisica è limitata.
Le restrizioni basate sulle autorizzazioni sono appropriate quando il proprietario del documento si fida del destinatario ma desidera stabilire limiti di utilizzo chiari. Un consulente che condivide una bozza di report con un cliente si fida del cliente ma desidera evitare la stampa casuale.
Per i documenti aziendali interni, le autorizzazioni possono rafforzare la politica aziendale sulla gestione dei documenti. Un report finanziario distribuito con limitazioni di stampa supporta la politica secondo cui i dati finanziari sensibili non dovrebbero essere lasciati sulle stampanti.
L'approccio basato sulle autorizzazioni al controllo dei documenti è più efficace se combinato con una cultura della sicurezza dei documenti. I destinatari che comprendono e rispettano le ragioni delle restrizioni hanno maggiori probabilità di rispettarle.
Quando si configurano le autorizzazioni per la revisione solo su schermo, valutare anche la possibilità di impostare il documento in modo che venga aperto in una modalità di visualizzazione specifica. La modalità a schermo intero o la modalità adatta alla pagina presenta il documento in modo ottimale per la lettura su schermo.
Le autorizzazioni di annotazione consentono ai destinatari di aggiungere commenti, evidenziazioni e disegni al documento. Queste annotazioni vengono archiviate nel PDF e possono essere riviste dal proprietario del documento quando il file viene restituito.
Al termine del periodo di revisione, il proprietario del documento può rimuovere le restrizioni sulle autorizzazioni e distribuire una versione finale stampabile, rispecchiando il ciclo di vita del documento dalla bozza alla pubblicazione.
| Flag di autorizzazione | Impostazione per la revisione dello schermo | Effetto quando disabilitato |
|---|---|---|
| Stampa | Non consentito | Pulsante Stampa disattivato nel visualizzatore |
| Copia dei contenuti | Consentito | Abilita l'accesso allo screen reader e la ricerca di testo |
| Annotazioni | Consentito | I destinatari possono aggiungere commenti ed evidenziazioni |
| Modifica dei documenti | Non consentito | Impedisce la modifica del contenuto |
| Estrazione della pagina | Non consentito | Impedisce la divisione del documento |
Il modello di autorizzazioni in PDF è stato progettato per un mondo in cui i documenti venivano condivisi tra parti fidate che necessitavano di indicazioni sull'uso appropriato piuttosto che sull'applicazione contro attori malintenzionati. Il modello riflette questa filosofia progettuale: segnala l’intento piuttosto che fornire una protezione assoluta.
Un PDF con restrizioni di stampa viene aperto in un visualizzatore che impone le autorizzazioni, il comando Stampa potrebbe essere completamente assente dal menu, disattivato o presente ma visualizzare un errore quando viene fatto clic. Il comportamento specifico dipende dall'implementazione del visualizzatore. Adobe Acrobat disattiva l'opzione Stampa. Alcuni visualizzatori del browser semplicemente non includono un pulsante Stampa.
La password delle autorizzazioni deve essere diversa dalla password di apertura. L'uso della stessa password per entrambi mina il modello di sicurezza perché chiunque possa aprire il documento può anche modificare le autorizzazioni. La password aperta controlla l'accesso. La password delle autorizzazioni controlla l'utilizzo. Password diverse per scopi diversi.
Per i documenti distribuiti tramite un sistema di gestione dell'apprendimento o un portale clienti sicuro, la piattaforma può applicare i propri controlli di accesso che sovrascrivono o integrano le autorizzazioni PDF. Un documento in un portale di sola visualizzazione non necessita di autorizzazioni PDF restrittive perché il portale impedisce il download. Le autorizzazioni diventano un livello secondario.
Il test della configurazione delle autorizzazioni dovrebbe includere il tentativo di stampare dal visualizzatore PDF, il tentativo di stampare dal browser se il PDF si apre in un browser e il tentativo di utilizzare scorciatoie da tastiera come Ctrl+P che potrebbero aggirare le restrizioni del menu del visualizzatore. Il test rivela se le autorizzazioni vengono applicate in modo coerente su tutti i percorsi di stampa.
Dopo aver configurato le autorizzazioni, verificare che gli strumenti di annotazione rimangano disponibili. Apri il PDF e conferma che gli strumenti di commento, evidenziazione e disegno sono attivi. Un set di autorizzazioni configurato in modo errato che disabilita accidentalmente le annotazioni vanifica lo scopo di consentire la revisione dello schermo con feedback.
I destinatari che hanno bisogno di stampare nonostante le restrizioni, come un revisore con disabilità visive che necessita di una copia stampata per l'accessibilità, dovrebbero ricevere una versione stampabile separata. La versione limitata è per il pubblico generale. Su richiesta viene fornita la versione stampabile con la spiegazione delle necessità di accesso.
La restrizione di stampa combinata con le autorizzazioni di annotazione crea un documento che supporta la revisione collaborativa rispettando le preferenze di distribuzione del proprietario.
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