Aggiungi commenti a un PDF e lo invii a un collega per la revisione. Aprono il file e vedono che ogni commento è attribuito all'Utente, o a un nome di un computer precedente che possedevi tre anni fa, o a qualcuno che non ha mai aperto questo documento. Le annotazioni sono corrette, ma il nome dell'autore ad esse allegato è sbagliato e non è possibile capire da dove il PDF ottenga queste informazioni. Il nome dell'autore Annotazione PDF viene estratto da un'impostazione nascosta nelle preferenze del visualizzatore PDF, non dal tuo account utente o dai metadati del documento.
Gli strumenti di annotazione PDF memorizzano il nome dell'autore nelle preferenze del visualizzatore quando vengono installati per la prima volta. Questo nome viene quindi allegato a ogni commento, evidenziazione e nota adesiva che crei, indipendentemente dal documento su cui stai lavorando o dall'account a cui hai effettuato l'accesso. Il nome persiste finché qualcuno non lo modifica manualmente nelle preferenze, cosa che la maggior parte degli utenti non fa mai perché non sa che l'impostazione esiste.
Dove i lettori PDF ottengono il nome dell'autore dell'annotazione
Ogni lettore PDF memorizza il nome dell'autore dell'annotazione nelle proprie preferenze. Adobe Acrobat lo memorizza in Modifica, Preferenze, Identità. Il nome in questo campo diventa l'autore di ogni annotazione creata. Se hai installato Acrobat su un computer precedentemente utilizzato da qualcun altro o se la tua organizzazione ha utilizzato un'immagine di sistema generica per configurare il tuo computer, il campo identità potrebbe contenere un nome che non è il tuo.
I visualizzatori PDF basati su browser gestiscono i nomi degli autori in modo diverso. Alcuni utilizzano il nome del profilo del browser. Altri utilizzano un identificatore generato casualmente che appare come una stringa di caratteri. Altri ancora utilizzano un nome predefinito come Ospite o Utente. L'incoerenza tra i visualizzatori significa che un commento creato in un visualizzatore potrebbe mostrare un nome di autore diverso rispetto a un commento creato in un altro visualizzatore sullo stesso documento.
I PDF Metadata nel documento stesso non controllano il nome dell'autore dell'annotazione. I campi dei metadati del documento come Autore e Creatore descrivono chi ha creato il documento, non chi lo sta annotando. La modifica dei metadati del documento non modifica il nome dell'autore visualizzato nelle nuove annotazioni. I due sono archiviati in luoghi completamente separati.
Prova Modifica PDF
Nessuna installazione necessaria. Funziona direttamente nel tuo browser.
Come il nome sbagliato dell'autore viene allegato ai tuoi commenti
Lo scenario più comune è un nuovo computer o una nuova installazione del visualizzatore PDF. Il processo di installazione imposta il campo identità su un valore predefinito. Su alcuni sistemi, il valore predefinito deriva dal nome utente del sistema operativo. In altri, è una stringa generica come Utente o Revisore. Se l'installazione non ti chiede di impostare la tua identità, potresti creare annotazioni per mesi o anni senza renderti conto che il nome dell'autore è sbagliato.
Un altro scenario si verifica negli ambienti condivisi. Un computer in una sala conferenze o in un'area di lavoro condivisa dispone di un visualizzatore PDF con il campo identità impostato su un nome utente precedente. Chiunque utilizzi quel computer per annotare un PDF ottiene il nome utente precedente nelle proprie annotazioni. Le annotazioni sembrano essere state scritte da qualcuno che non è mai stato nella stanza.
Un terzo scenario prevede la migrazione del Editor PDF. Quando esegui l'aggiornamento da una versione di un editor PDF a un'altra o passi da un editor a un altro, le impostazioni dell'identità potrebbero non essere trasferite. Il nuovo editor inizia con la propria identità predefinita e tutte le annotazioni successive utilizzano tale identità.
Come correggere il nome dell'autore dell'annotazione
In Adobe Acrobat, vai su Modifica, Preferenze, Identità e aggiorna il campo Nome. Chiudi e riapri tutti i PDF aperti. Le nuove annotazioni utilizzeranno il nome aggiornato. Le annotazioni esistenti mantengono il nome dell'autore originale. La modifica dell'identità non aggiorna retroattivamente le annotazioni già presenti nel documento.
Negli strumenti PDF basati su browser, l'impostazione dell'identità potrebbe trovarsi nelle impostazioni dello strumento o nel profilo dell'account. Alcuni strumenti utilizzano automaticamente il tuo nome di accesso e non espongono un'impostazione di identità. Se lo strumento basato su browser utilizza un identificatore generato, controlla se le impostazioni includono un'opzione per personalizzare il nome visualizzato.
WukongPDF elabora le annotazioni PDF tramite il browser, con l'identificazione dell'autore in base alle impostazioni del profilo configurato. Controllare queste impostazioni prima di iniziare una sessione di revisione garantisce che le tue annotazioni portino la tua identità corretta.
Correzione del nome dell'autore nelle annotazioni esistenti
La modifica del nome dell'autore sulle annotazioni esistenti richiede la modifica delle proprietà dell'annotazione. Nella maggior parte degli editor PDF, fare clic con il pulsante destro del mouse su un'annotazione e selezionare Proprietà. Il nome dell'autore appare come un campo nella finestra di dialogo delle proprietà. Modificandolo si aggiorna l'annotazione. Per modificare il nome dell'autore su più annotazioni, selezionale tutte, apri le proprietà e aggiorna il campo dell'autore.
Se hai già distribuito un PDF con nomi di autori di annotazioni errati, hai due opzioni. Puoi inviare una versione corretta con i nomi degli autori aggiornati. Oppure puoi inviare una nota in cui spieghi che le annotazioni attribuite a un determinato nome sono state effettivamente scritte da te, con una descrizione delle annotazioni che hai contribuito. La seconda opzione è meno formale ma può essere sufficiente per le revisioni interne in cui i partecipanti si fidano l’uno dell’altro.
Prevenire futuri problemi con il nome dell'autore
Controlla le impostazioni dell'identità del visualizzatore PDF come parte della routine di configurazione del nuovo computer o del nuovo software. Il controllo richiede trenta secondi ed evita mesi di annotazioni attribuite erroneamente. Rendi questo controllo un elemento standard nell'elenco di controllo della configurazione, oltre all'impostazione della firma e-mail e alla configurazione della stampante predefinita.
Quando si revisionano i documenti in modo collaborativo, stabilire una convenzione per identificare i revisori nel testo dell'annotazione. L'aggiunta delle iniziali o del nome all'inizio di ogni commento, ad esempio JS: questa sezione deve essere aggiornata, fornisce un'identificazione ridondante che funziona anche se il nome dell'autore dell'annotazione non è corretto o non è coerente tra i revisori.
Le piattaforme di revisione PDF collaborativa aggiungono un ulteriore livello di gestione del nome dell'autore. Queste piattaforme in genere utilizzano l'identità di accesso come autore dell'annotazione, sovrascrivendo qualsiasi impostazione dell'identità del visualizzatore PDF locale. Un revisore che accede alla piattaforma con il proprio account aziendale ottiene la propria identità aziendale nelle annotazioni. Lo stesso revisore che apre il PDF direttamente nel visualizzatore PDF locale ottiene l'identità configurata localmente. Questa discrepanza può far sì che le annotazioni della stessa persona vengano visualizzate con nomi diversi a seconda dello strumento utilizzato.
Quando si esportano annotazioni da un PDF a un rapporto di riepilogo, i nomi degli autori vengono inclusi nell'esportazione. Un riepilogo che mostra i commenti con cinque nomi diversi è più difficile da interpretare rispetto a uno che mostra i commenti di cinque revisori effettivi, perché alcuni revisori potrebbero aver creato commenti con più identità. La riconciliazione dei nomi degli autori delle annotazioni prima di esportare il riepilogo produce un record di revisione più pulito.
Nei flussi di lavoro di revisione legale e normativa, l'identità dell'autore dell'annotazione ha un significato probatorio. Un commento attribuito a uno specifico avvocato o responsabile della conformità ha un peso diverso rispetto a un commento anonimo. Le organizzazioni con processi di revisione formali dovrebbero configurare le identità dei revisori come parte della configurazione della revisione, non come ripensamento quando la revisione è completa e le annotazioni vengono archiviate.
La specifica PDF consente alle annotazioni di riportare una data di creazione e una data di modifica. Se un'annotazione viene modificata dopo la creazione, la data di modifica viene aggiornata ma in genere il nome dell'autore no. Un'annotazione creata da un revisore e modificata da un altro mostrerà il nome dell'autore originale con il contenuto aggiornato. Ciò può creare confusione quando il contenuto dell'annotazione modificata contraddice la posizione nota originale del revisore.
Per le organizzazioni che desiderano standardizzare le identità delle annotazioni tra i propri team, i criteri di gruppo o la configurazione gestita possono impostare l'identità del visualizzatore PDF durante la distribuzione del software. L'impostazione dell'identità sull'e-mail aziendale dell'utente o sull'accesso alla rete garantisce la coerenza tra tutti i documenti. Questa configurazione richiede in genere l'accesso da parte dell'amministratore IT ed è più comune nelle organizzazioni con pratiche di gestione dei documenti mature.
Quando più revisori annotano lo stesso PDF utilizzando dispositivi o piattaforme diversi, i nomi degli autori delle annotazioni possono diventare un mix confuso di identità corrette e errate. Prima di distribuire un documento per la revisione, chiedere a tutti i revisori di verificare le impostazioni relative all'identità del visualizzatore PDF. Un controllo di trenta secondi da parte di ciascun revisore prima di iniziare evita ore di confusione quando viene restituito il documento annotato.
I nomi degli autori delle annotazioni PDF sono un piccolo dettaglio che ha conseguenze enormi nei flussi di lavoro collaborativi. Un commento con attribuzione errata in una revisione legale può far sì che il suggerimento di un associato junior venga trattato come un'indicazione del partner. Un'annotazione con attribuzione errata in una revisione del progetto può inviare una richiesta di revisione alla persona sbagliata. Prendersi il tempo necessario per verificare le identità delle annotazioni prima di iniziare una revisione previene queste interruzioni del flusso di lavoro e la confusione che ne consegue.
Il nome dell'autore dell'annotazione può sembrare un dettaglio di configurazione minore, ma nella revisione collaborativa dei documenti, sapere chi ha detto cosa è essenziale per valutare il feedback. Un controllo dell'identità di trenta secondi prima di iniziare una sessione di revisione impedisce la confusione di commenti attribuiti erroneamente e preserva il valore del contributo di ciascun revisore.
Una piccola impostazione di configurazione nelle preferenze del visualizzatore PDF controlla l'identità allegata a ogni annotazione creata e il controllo di questa impostazione prima di iniziare una sessione di revisione evita ore di lavoro di pulizia in seguito.
Controllare l'impostazione dell'identità prima di iniziare garantisce che ogni commento abbia la corretta attribuzione.
Un controllo rapido evita ore di pulizia.
| Visualizzatore | Dove cambiare il nome dell'autore | Valore predefinito |
|---|---|---|
| Adobe Acrobat | Modifica > Preferenze > Identità | Nome utente del sistema operativo o Utente |
| Strumenti basati su browser | Impostazioni dello strumento o profilo dell'account | Utente generico o ID casuale |
| Lettore Foxit | File > Preferenze > Identità | Nome utente del sistema operativo |
| Anteprima (macOS) | Non configurabile; utilizza il nome del sistema | Nome dell'account macOS |
Prova Modifica PDF
Nessuna installazione necessaria. Funziona direttamente nel tuo browser.