Ogni settimana, da qualche parte nel mondo, qualcuno stampa un modulo PDF, lo compila a mano, lo scansiona di nuovo e invia la scansione via email. L'intera sequenza richiede quindici minuti e produce un risultato di qualità inferiore rispetto a quello che si otterrebbe semplicemente digitando il modulo. Il motivo per cui ciò continua ad accadere è un presupposto diffuso: che i moduli PDF siano destinati ad essere stampati. Molti di loro non lo sono – e quelli che lo sono non è necessario che lo siano.
I due tipi di moduli PDF e perché sono importanti
Non tutti i moduli PDF sono uguali. Capire con quale tipo hai a che fare determina cosa puoi fare con esso.
I moduli Interattivi PDF hanno campi modulo integrati: caselle di testo, caselle di controllo, menu a discesa, pulsanti di opzione. Fare clic su un campo e viene visualizzato un cursore. Digita la tua risposta. Fare clic sul campo successivo. Questi moduli sono progettati per essere compilati digitalmente. Salvano i tuoi input, possono convalidare le voci e possono essere inviati elettronicamente. Qualsiasi visualizzatore PDF decente li gestisce.
Moduli PDF piatti sembrano moduli ma non hanno campi interattivi. Le linee e i riquadri sono solo elementi visivi: non c'è nulla su cui fare clic. Questi vengono in genere creati scansionando un modulo cartaceo o progettando un layout del modulo in Word o InDesign senza aggiungere campi modulo effettivi. Per compilarli digitalmente, hai bisogno di un PDF Editor che ti consenta di posizionare il testo in qualsiasi punto della pagina.
Prova Modifica PDF
Nessuna installazione necessaria. Funziona direttamente nel tuo browser.
Perché persiste il ciclo stampa-scansione
L'abitudine di stampare-scansionare-e-mail sopravvive per alcuni motivi. Alcune persone semplicemente non sanno che è possibile compilare moduli digitali. Altri hanno provato a fare clic su un modulo PDF piatto, ma hanno scoperto che non funzionava e hanno concluso che il modulo non può essere compilato digitalmente, quando il vero problema era che il modulo mancava di campi interattivi, non che la compilazione digitale fosse impossibile.
C'è anche un fattore di fiducia. Firmare un documento stampato e scansionarlo sembra più ufficiale per alcune persone che digitare un nome in un campo digitale. Questa percezione è in gran parte obsoleta: i nomi digitati nei campi firma PDF hanno lo stesso peso legale delle firme scritte a mano per la maggior parte dei documenti aziendali standard nella maggior parte delle giurisdizioni – ma persiste.
Il costo reale dell'invio di moduli flat
Quando un'organizzazione invia moduli PDF semplici anziché interattivi, trasferisce un onere a ogni destinatario. Chi riceve un modulo semplice ha tre opzioni: stampa-riempi-scansione, utilizza un PDF Editor per digitare manualmente i campi del modulo o restituire il modulo incompleto. Nessuno di questi è privo di attrito.
Su larga scala, questo è importante. Un'azienda che invia moduli di assunzione piatti a ogni nuovo cliente aggiunge minuti di attrito a ogni onboarding. Un ufficio governativo che pubblica moduli di domanda piatti crea una barriera per chiunque non abbia una stampante. Un dipartimento delle risorse umane che distribuisce internamente moduli flat genera un sovraccarico di scansione che non è necessario che esista.
La soluzione, ovvero la conversione dei moduli piatti in moduli interattivi, è un investimento una tantum che elimina gli attriti ricorrenti. I PDF moduli interattivi possono essere creati in Adobe Acrobat Pro o tramite diversi altri strumenti. Una volta creati, non richiedono alcuno sforzo aggiuntivo da parte dei destinatari: apri, clicca, digita, salva, invia.
Come compilare un modulo piatto senza stamparlo
Se stai ricevendo un modulo semplice e non vuoi stamparlo, un editor PDF è la soluzione pratica. Apri il modulo in uno strumento che ti consente di aggiungere testo in qualsiasi punto della pagina: fai clic nel punto in cui deve essere posizionata la risposta, digitala, posizionala sopra la riga o la casella vuota. L'PDF Editor di WukongPDF presso www.wukongpdf.com si occupa di questo: carica il modulo semplice, utilizza lo strumento di testo per compilare ogni campo, scarica la versione completata.
Il risultato appare più pulito di una scansione scritta a mano: il testo digitato è più facile da leggere, il file rimane piccolo e non è necessaria alcuna fase di scansione. Per i moduli che richiedono una firma, aggiungila digitalmente nello stesso modo. Il PDF completato ha un aspetto professionale ed è più facile da elaborare per il destinatario rispetto a un'immagine scansionata.
L'unico cambiamento che vale la pena fare
Se invii regolarmente moduli ad altre persone, convertili in PDF interattivi. Se ricevi regolarmente moduli semplici, tieni un editor PDF segnalibro e salta la stampante. In ogni caso, il ciclo stampa-scansione-e-mail è un problema risolto: è sufficiente sapere che esiste una soluzione.
Prova Modifica PDF
Nessuna installazione necessaria. Funziona direttamente nel tuo browser.