Ricevi un PDF e provi a stamparlo, ma l'opzione di stampa è disattivata. Provi a copiare un paragrafo di testo da citare in un'e-mail, ma il comando copia non fa nulla. Provi ad aggiungere un commento, ma gli strumenti per i commenti sono disabilitati. Il file si apre e puoi leggerlo, ma l'editore ha bloccato ogni altra funzione. Quali restrizioni sono effettivamente in vigore? Stanno realmente proteggendo il documento o stanno semplicemente creando attriti?
I PDF possono contenere una serie di flag di autorizzazione che controllano cosa possono fare i destinatari con il file. Queste autorizzazioni vengono applicate dal visualizzatore PDF, non dalla crittografia, il che significa che sono un rallentamento, non un muro. Controllare quali autorizzazioni sono impostate su un PDF richiede pochi secondi e ti dice esattamente cosa l'editore intendeva limitare e cosa ti è effettivamente consentito fare.
I due tipi di protezione PDF e come differiscono
Una password aperta, chiamata anche password utente, crittografa il contenuto PDF. Senza la password, il file non può essere aperto affatto. Questa è la crittografia autentica. Una password delle autorizzazioni, chiamata anche password del proprietario, non crittografa il contenuto. Imposta flag che indicano al visualizzatore PDF di disabilitare determinate funzioni: stampa, modifica, copia di testo, estrazione di pagine, aggiunta di commenti, compilazione di campi del modulo. Il file si apre per la visualizzazione. Il contenuto è accessibile. Allo spettatore viene detto di non lasciarti fare certe cose.
La distinzione è importante perché le password delle autorizzazioni vengono applicate dal software, non dalla crittografia. Un visualizzatore PDF che rispetta i flag di autorizzazione ti impedirà di stampare. Un visualizzatore PDF che ignora questi flag o uno strumento che elimina completamente le autorizzazioni ti consentirà di stampare senza restrizioni. Questo è il motivo per cui Sicurezza PDF basata esclusivamente sulle password di autorizzazione dovrebbe essere intesa come una barriera di comodità, non come una misura di sicurezza. Previene azioni accidentali da parte di utenti onesti. Non impedisce una determinata elusione.
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Come verificare quali autorizzazioni sono impostate su un PDF
In Adobe Acrobat, apri il PDF e osserva la barra del titolo del documento. Se il nome del file è seguito da "(SECURED)" tra parentesi, il file presenta delle restrizioni. Vai su File, Proprietà e seleziona la scheda Sicurezza. Il campo Metodo di sicurezza mostra il tipo di protezione. Il Riepilogo restrizioni documento elenca ciascuna autorizzazione e il relativo stato: Stampa consentita o non consentita, Modifica del documento consentita o non consentita, Copia contenuto consentita o non consentita e così via. Ogni autorizzazione ha uno stato chiaro Consentito o Non consentito.
In Anteprima su Mac, le informazioni sulla sicurezza sono meno dettagliate. Apri il PDF, vai su Strumenti, Mostra Impostazioni e fai clic sull'icona del lucchetto. L'anteprima mostra se il file è protetto da password e se la stampa o la copia sono limitate, ma non enumera tutti i flag di autorizzazione come fa Acrobat.
WukongPDF fornisce un controllo dei permessi nel visualizzatore delle proprietà del documento. Carica il PDF e lo strumento visualizzerà un riepilogo delle autorizzazioni che mostra ciascuna restrizione e il suo stato attuale. Il controllo basato su browser funziona su qualsiasi sistema operativo senza installare software e presenta le informazioni in una tabella chiara che è più facile da leggere rispetto alla fitta finestra di dialogo di Acrobat.
Comprensione di ciascun flag di autorizzazione
La stampa può essere impostata su Consentita, Non consentita o Consentita solo a bassa risoluzione. La stampa a bassa risoluzione in genere limita l'output a 150 DPI, che è sufficiente per la lettura ma produce testo e immagini visibilmente morbidi rispetto alla stampa a piena risoluzione. La copia del contenuto controlla se è possibile selezionare il testo e copiarlo negli appunti. La copia del contenuto per l'accessibilità, un flag separato, controlla se i lettori dello schermo possono estrarre testo per la tecnologia assistiva. Questo flag dovrebbe essere sempre consentito. Limitare la copia accessibile rende il documento inaccessibile agli utenti di lettori di schermo e potrebbe violare le leggi sull'accessibilità.
L'assemblaggio del documento controlla se le pagine possono essere inserite, eliminate o ruotate. La funzione Commenti controlla se è possibile aggiungere annotazioni. Compilazione campi modulo controlla se i campi modulo compilabili sono attivi. La firma controlla se è possibile applicare le firme digitali. L'estrazione delle pagine controlla se le singole pagine possono essere estratte come PDF separati. Ogni bandiera è indipendente. Un documento potrebbe consentire la stampa ma limitare la modifica. Oppure consenti la copia ma limita la stampa. La combinazione di flag ti dice esattamente cosa intendeva l'editore.
Cosa fare quando le autorizzazioni bloccano l'uso legittimo
Se hai la legittima necessità di stampare, copiare o modificare un PDF con autorizzazioni restrittive e hai il diritto di utilizzare il documento, rimuovere la password delle autorizzazioni è una soluzione tecnica. Gli strumenti di rimozione delle autorizzazioni rimuovono la password del proprietario e reimpostano tutti i flag di autorizzazione su consentito. Il contenuto non viene decrittografato perché non è mai stato crittografato. Vengono cancellati solo i flag di restrizione.
Lo strumento di rimozione PDF Encryption di WukongPDF gestisce la rimozione delle autorizzazioni quando si ha il diritto di accedere a tutte le funzionalità del documento. Carica il PDF. Lo strumento rileva la password delle autorizzazioni e la rimuove. Il PDF risultante non ha restrizioni. Ciò è appropriato quando sei il destinatario previsto del documento e devi utilizzarlo in modi impediti dalla password delle autorizzazioni, ad esempio stampare un contratto per la firma o copiare il testo per un preventivo. Non è appropriato per i documenti per i quali non sei autorizzato a modificare.
Se sei l'editore che imposta le autorizzazioni sui tuoi PDF, scegli le autorizzazioni che servono a uno scopo. Limitare la stampa su un documento destinato ad essere letto sullo schermo è ragionevole. Limitare la stampa di un modulo fiscale che il destinatario deve stampare, firmare e spedire è controproducente. Le autorizzazioni devono corrispondere all'uso previsto del documento. Impostando un valore generale "non consentire tutto" politica su ogni PDF senza considerare ciò che il destinatario effettivamente deve fare con il file crea attriti e richieste di supporto inutili. Un set di autorizzazioni ponderato protegge i tuoi contenuti senza frustrare le persone con cui li condividi.
Un punto comune di confusione per gli utenti PDF: la differenza tra le autorizzazioni che vengono visualizzate come limitate nelle proprietà del documento e le autorizzazioni che vengono applicate attivamente. Se il metodo di sicurezza di un PDF indica "Nessuna sicurezza" nelle proprietà del documento, ma le funzioni di stampa o copia sono ancora disattivate nel visualizzatore, la restrizione deriva dalla tua specifica applicazione di visualizzazione PDF, non dal file stesso. Alcuni visualizzatori PDF aziendali applicano criteri organizzativi che sovrascrivono le autorizzazioni del file. Ad esempio, una versione di Adobe Acrobat configurata dall'azienda potrebbe disabilitare la stampa per tutti i PDF aperti da fonti esterne, indipendentemente dagli effettivi flag di autorizzazione del file. Lo stesso file aperto in un visualizzatore diverso o su un dispositivo personale verrà stampato senza restrizioni. Prima di risolvere i problemi del file, verifica se la restrizione è a livello di file controllando la scheda Sicurezza nelle proprietà del documento o a livello di applicazione testando il file in un visualizzatore diverso. Le restrizioni a livello di file sono visualizzate nella scheda Sicurezza. Le restrizioni a livello di applicazione non hanno indicazioni nelle proprietà del file.
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