Gli studi legali vivono di documenti e la maggior parte di questi documenti sono PDF. Documenti giudiziari, contratti, materiale informativo, corrispondenza, accordi con i clienti, ricerche legali: quasi tutto arriva, circola e viene archiviato come PDF. Ottenere il flusso di lavoro PDF corretto influisce direttamente sull'efficienza fatturabile, sulla conformità e sulla qualità del servizio clienti.
Requisiti per la presentazione in tribunale
Le dichiarazioni del tribunale hanno requisiti tecnici specifici che variano a seconda della giurisdizione e del sistema giudiziario. I tribunali federali degli Stati Uniti utilizzano CM/ECF, che impone PDF con testo ricercabile, limiti specifici di dimensione del file (solitamente 35 MB per documento) e requisiti di carattere e margine. I tribunali statali variano in modo significativo: alcuni accettano qualsiasi PDF, altri richiedono formati specifici. Controllare sempre le ordinanze permanenti del tribunale e le norme locali prima di archiviare elettronicamente.
L'errore di archiviazione più comune è inviare un PDF scansionato senza OCR. I tribunali richiedono sempre più documenti con testo ricercabile in modo che impiegati e giudici possano cercare e fare riferimento a testi specifici. Esegui ogni documento scansionato tramite OCR PDF prima di archiviarlo. Dopo l'OCR, verifica che il testo sia selezionabile prima dell'invio.
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Redazione prima della produzione e dell'archiviazione
La corretta redazione è uno dei compiti PDF più critici e mal gestiti nella pratica legale. I tribunali hanno sanzionato gli avvocati per aver prodotto documenti con redazioni errate che consentivano agli avvocati avversari di leggere informazioni apparentemente protette. Un'evidenziazione nera o una casella di testo posizionata sul contenuto in un editor PDF non è una vera oscurazione: è solo estetica. Il testo sottostante rimane nel file e può essere copiato.
La vera redazione rimuove permanentemente il contenuto dal file. Dopo aver applicato la oscurazione, verificala: seleziona l'area oscurata e prova a copiare: se non viene incollato nulla, la oscurazione è autentica. Per le produzioni ad alto rischio, chiedi a una seconda persona di testare ogni redazione prima che il documento venga pubblicato. Il costo in termini di tempo della verifica è minimo rispetto alle conseguenze di una redazione non riuscita.
Revisione del contratto e markup
Gli strumenti di annotazione PDF rendono efficiente la revisione del contratto: evidenzia le disposizioni per la discussione, aggiungi commenti con note adesive con analisi, usa il barrato per contrassegnare le clausole da eliminare e usa le annotazioni di testo per proporre una lingua sostitutiva. Un PDF ben annotato fornisce all'avvocato supervisore un contesto chiaro per ogni modifica suggerita senza una nota separata.
Per i contratti che verranno sostanzialmente negoziati e modificati, lavorare in Word con Track Changes è più appropriato del markup PDF: gli avvocati della controparte devono accettare o rifiutare le modifiche e tale processo funziona meglio in un formato modificabile. Converti in PDF solo quando il documento è pronto per la firma finale. Durante la negoziazione attiva, conservalo in Word.
Numerazione Bates per la scoperta
La numerazione Bates (identificatori di pagina sequenziali applicati a ogni pagina di una produzione di documenti) è un requisito standard nei contenziosi. Ogni pagina riceve un identificatore univoco (ad esempio, ABC00001, ABC00002) che consente un riferimento preciso a documenti specifici durante le deposizioni, le mozioni e il processo.
Adobe Acrobat Pro dispone di uno strumento di numerazione Bates integrato in Strumenti → Modifica PDF → Intestazione e amp; Piè di pagina → Aggiungi numerazione Bates. Software dedicati per la gestione dei documenti legali come Relativity, Summation e iManage gestiscono anche la numerazione Bates come parte dei flussi di lavoro di produzione. Per le piccole produzioni gestite senza un software dedicato al contenzioso, lo strumento Acrobat è sufficiente.
Sicurezza dei documenti del cliente
Gli PDF degli studi legali contenenti informazioni riservate dei clienti richiedono misure di sicurezza adeguate. PDF Funzionalità di sicurezza: apertura di password per i documenti inviati esternamente, modifica delle restrizioni sugli accordi finalizzati e restrizioni sulla stampa di documenti sensibili di cui non devono essere effettuate copie fisiche: aggiungono livelli di protezione. La trasmissione dei documenti del cliente tramite e-mail dovrebbe utilizzare e-mail crittografate o un portale sicuro anziché allegati non crittografati per elementi sensibili.
La conservazione dei file del cliente segue le regole di responsabilità professionale che variano a seconda della giurisdizione, in genere minimo 5-7 anni dopo la chiusura della questione. I PDF archiviati in un sistema di gestione dei documenti con nomi e metadati coerenti soddisfano i requisiti di conservazione mantenendo i file del cliente ricercabili e accessibili per il periodo richiesto.
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