Microsoft Information Protection (MIP), precedentemente noto come Azure Information Protection, applica la crittografia e i diritti di utilizzo ai documenti in base alle etichette di riservatezza configurate dagli amministratori IT di un'organizzazione. Un PDF protetto da MIP viene crittografato e soggetto a policy di accesso che possono limitare la visualizzazione, la modifica, la stampa e la copia. Il tentativo di aprire un PDF di questo tipo in un visualizzatore standard che non supporta MIP genera un errore o una schermata vuota.
Questo non è un normale blocco con password.
Sbloccare un PDF protetto da Microsoft Information Protection è diverso dal crackare un PDF standard protetto da password. La crittografia è legata alla tua identità organizzativa in Azure Active Directory, non a una password statica che puoi digitare. Il percorso di sblocco dipende da se disponi di diritti di accesso legittimi, se i criteri di protezione sono scaduti e se il file ha avuto origine dalla tua organizzazione o da un'entità esterna. Sapere quale scenario si applica alla tua situazione determina l’approccio giusto.
Come Microsoft Information Protection crittografa i PDF
MIP racchiude il documento in un contenitore protetto che applica la gestione dei diritti tramite Azure Rights Management Services. La crittografia effettiva utilizza AES-256 e la chiave di decrittografia viene archiviata nel cloud di Azure anziché incorporata nel file. Anche se si possiede il file PDF, non è possibile decrittografarlo senza eseguire l'autenticazione con il tenant di Azure AD che ha emesso la protezione. Il possesso del file non equivale all'accesso al suo contenuto.
Lo standard PDF stesso non supporta nativamente la crittografia MIP. I PDF protetti MIP sono in realtà file .ppdf (PDF protetto) che utilizzano un formato wrapper riconosciuto da Adobe Acrobat, Adobe Reader e Microsoft Edge quando è installato il software client MIP corretto. Senza il client MIP, questi file appaiono danneggiati o illeggibili per la maggior parte dei visualizzatori PDF. Questo meccanismo wrapper è fondamentalmente diverso dalla crittografia basata su password incorporata nella specifica PDF stessa.
Prova a sbloccare PDF
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Sbloccare un PDF con il proprio account aziendale
L'accesso con lo stesso tenant è il caso semplice. Installa il client Azure Information Protection o il client Microsoft Purview Information Protection sul tuo dispositivo. Apri il PDF in Adobe Acrobat o Adobe Reader, che si integra con il client MIP. L'applicazione ti chiede di accedere con il tuo account aziendale. Una volta autenticato, il livello di crittografia viene rimosso in modo trasparente per la sessione e puoi lavorare normalmente con il PDF.
Lo strumento Sblocca PDF di WukongPDF è in grado di gestire la protezione PDF standard basata su password. Per i file crittografati MIP, tuttavia, il processo di sblocco richiede l'autenticazione organizzativa anziché la semplice rimozione della password. Capire con quale tipo di protezione si ha a che fare fa risparmiare tempo ed evita inutili tentativi con lo strumento sbagliato. Controlla l'estensione del file e gli eventuali messaggi di errore quando apri il file per determinare se hai a che fare con la sicurezza MIP o PDF standard.
Funzionano anche i dispositivi non appartenenti a un dominio. Il client MIP continua a funzionare finché è possibile accedere con le credenziali dell'organizzazione. Il client stabilisce una connessione sicura al server Azure RMS e recupera la licenza d'uso che concede l'accesso al file protetto. Potrebbe essere necessaria l'autenticazione a più fattori a seconda dei criteri di accesso condizionato dell'organizzazione. Il processo richiede alcuni secondi ma funziona da qualsiasi dispositivo connesso a Internet.
Richiesta di accesso a un PDF protetto MIP da un'organizzazione esterna
L'accesso tra tenant significa che il file è crittografato con Azure AD di qualcun altro. Le tue credenziali organizzative non possono sbloccarlo perché il tuo account non esiste nella loro directory. La maggior parte dei file protetti MIP include un'e-mail di contatto o un collegamento nel messaggio di accesso negato che si apre quando un utente non autorizzato tenta di aprire il file. Questo è il punto di partenza per richiedere l'accesso.
Una volta concesso l'accesso da parte del proprietario del documento, riceverai una notifica via email. Il file diventa accessibile quando ti autentichi con l'identità autorizzata dal proprietario. Questo processo può richiedere da pochi minuti a diversi giorni lavorativi, a seconda dei tempi di risposta dell'organizzazione e dei flussi di lavoro di approvazione interna per la condivisione esterna. Pianificare di conseguenza, soprattutto quando il documento protetto è urgente.
Gli scambi ricorrenti beneficiano di infrastrutture permanenti. Chiedere all'organizzazione esterna di configurare l'attendibilità tra tenant o la collaborazione B2B in Azure AD. Ciò stabilisce un percorso di autenticazione permanente tra le due directory ed elimina le richieste di accesso per documento. Sebbene la configurazione richieda il coordinamento tra i dipartimenti IT, il miglioramento dell’efficienza a lungo termine è sostanziale per le organizzazioni che scambiano regolarmente documenti protetti.
| Scenario | Metodo di sblocco | Tempo richiesto |
|---|---|---|
| File MIP della stessa organizzazione, account valido | Accedi con le credenziali dell'organizzazione nel client MIP | Secondi |
| File MIP della stessa organizzazione, account scaduto o disabilitato | Contatta l'IT interno per ripristinare l'accesso | Ore a giorni |
| File MIP esterno, nessun accesso concesso | Richiedi l'accesso al proprietario del documento | Ore a giorni |
| File protetti MIP dell'ex dipendente | L'amministratore IT può riassegnare la proprietà o decrittografare in blocco | Da minuti a ore |
Cosa fare quando la polizza di protezione scade o viene revocata
Le policy di protezione MIP possono includere date di scadenza. Dopo la scadenza, la crittografia rimane attiva ma le chiavi di decrittografia non vengono più fornite da Azure RMS. L'autenticazione riesce ma non è possibile rilasciare la licenza d'uso e il file si rifiuta di aprirsi. La stessa cosa accade quando il proprietario del documento revoca l'accesso tramite il portale di Azure mentre tu conservi ancora una copia locale.
Non è previsto alcun bypass lato utente. L'unica opzione è contattare il proprietario del documento o il reparto IT dell'organizzazione e richiedere che la protezione venga rilasciata nuovamente o che venga fornita una copia non protetta del documento. Questo è previsto dalla progettazione. MIP è un sistema di gestione dei diritti creato per scenari in cui il proprietario del documento deve mantenere il controllo sull'accesso anche dopo che il file non è più in suo possesso. Dal punto di vista PDF Security, questo controllo persistente è la proposta di valore fondamentale di MIP e il suo punto di attrito più significativo per l'utente.
Conversione di un PDF MIP sbloccato in un PDF standard non protetto
Hai aperto con successo un PDF protetto MIP? La funzione Salva con nome di Adobe Acrobat ti consente di salvare una copia PDF standard senza il livello di protezione. Questa copia ridotta funziona normalmente in qualsiasi visualizzatore PDF e qualsiasi flusso di lavoro. Prima di farlo, valuta se la rimozione della protezione viola le politiche di gestione dei dati della tua organizzazione o i termini in base ai quali il proprietario del documento ha condiviso il file.
Le politiche di conformità possono vietare categoricamente la creazione di copie non protette. Negli ambienti in cui il MIP è imposto da requisiti normativi, aggirare la protezione costituisce una violazione della conformità con gravi conseguenze. L'attrito dell'autenticazione MIP è una funzionalità progettata per impedire la distribuzione non autorizzata, non un bug su cui aggirare. In caso di dubbi, lasciare attiva la protezione e lavorare nell'ambiente autenticato.
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