Quando proteggi un PDF con una password, potresti non capire che in realtà esistono due diversi tipi di password PDF e che fanno cose completamente diverse. Usare quello sbagliato per la tua situazione limita eccessivamente il documento o lo lascia meno protetto di quanto volevi. Comprendere la distinzione richiede due minuti ed evita la vera confusione in seguito.
Password di apertura (Password di apertura documento/Password utente)
Una password di apertura, chiamata anche password utente o password di apertura del documento, controlla chi può aprire il file. Quando un PDF ha una password di apertura, chiunque tenti di aprirlo vede una richiesta di password. Senza la password corretta, il documento è completamente inaccessibile. Niente è visibile, nemmeno il conteggio delle pagine o i metadati del nome file.
Questo è il tipo di PDF Password a cui pensa la maggior parte delle persone quando sentono "PDF__protetto da password". È crittografia nel vero senso della parola: i contenuti dei file sono criptati e solo la password corretta li sblocca.
Utilizza una password aperta quando:
- Il documento contiene informazioni veramente sensibili che dovrebbero essere leggibili solo da persone specifiche
- È necessario controllare chi può accedere ai contenuti, non solo cosa può farne
- Il documento viene inviato a soggetti esterni e l'intercettazione è motivo di preoccupazione
Prova Protect PDF
Nessuna installazione necessaria. Funziona direttamente nel tuo browser.
Password delle autorizzazioni (Password del proprietario/Password delle restrizioni)
Una password di autorizzazione, chiamata anche password del proprietario o password di restrizione, fa qualcosa di molto diverso. Non impedisce l'apertura del documento. Chiunque può aprire e leggere il PDF senza alcuna password. Ciò che limita la password delle autorizzazioni è ciò che i destinatari possono fare con il contenuto dopo averlo aperto.
Con una password di autorizzazione puoi limitare:
- Stampa: impedisce la stampa del documento o consente solo la stampa a bassa risoluzione
- Copia: impedisce che testo e immagini vengano selezionati e copiati
- Modifica: impedisce modifiche al contenuto del documento
- Annotazioni: impedisce l'aggiunta di commenti, la compilazione di moduli o la firma
Utilizza una password di autorizzazione quando desideri che le persone leggano il documento ma non ne estraggano o modifichino il contenuto: una proposta da cui non vuoi che venga copiata, un report che stai distribuendo senza che venga modificato, un modello che vuoi che venga compilato ma non ristrutturato.
Un'importante limitazione delle password di autorizzazione
Le restrizioni sulle autorizzazioni vengono applicate dal software PDF visualizzatore, non dalla crittografia. Adobe Reader e Acrobat li rispettano. Molti altri visualizzatori, incluso il visualizzatore PDF integrato di Chrome e varie app mobili, potrebbero ignorarli completamente.
Ciò significa che le password delle autorizzazioni scoraggiano l'uso improprio occasionale: qualcuno che apre PDF in Adobe Reader e vede che la copia è disabilitata probabilmente lo rispetterà. Non impediscono l'elusione determinata da parte di qualcuno che apre lo stesso PDF in un visualizzatore che ignora le restrizioni. Per i contenuti che effettivamente non possono essere copiati, una password aperta con crittografia rappresenta la protezione più affidabile: il contenuto è crittografato e inaccessibile senza la chiave.
Utilizzo di entrambe le password insieme
Un PDF può avere contemporaneamente sia una password di apertura che una password di autorizzazione. Questa è la combinazione più restrittiva: i destinatari necessitano della password di apertura per accedere al documento e la password delle autorizzazioni controlla cosa possono fare una volta entrati. Le due password vengono impostate in modo indipendente e possono essere diverse.
In pratica, la maggior parte della protezione PDF aziendale utilizza l'uno o l'altro anziché entrambi. I documenti sensibili destinati a destinatari specifici utilizzano una password aperta. I documenti distribuiti in modo più ampio in cui l'obiettivo è la protezione del contenuto utilizzano restrizioni sulle autorizzazioni. Entrambi insieme sono appropriati per documenti ad alta sensibilità in cui il controllo dell'accesso e la restrizione del contenuto sono entrambi importanti.
Come impostare ciascun tipo
In Adobe Acrobat Pro, vai su File > Proprietà > Sicurezza > Metodo di sicurezza > Sicurezza della password. La finestra di dialogo mostra due sezioni separate: una per la password di apertura del documento e una per le autorizzazioni, con caselle di controllo per ciascun tipo di restrizione.
Lo strumento PDF Security di WukongPDF su www.wukongpdf.com aggiunge una password aperta ai PDF senza bisogno di Acrobat: carica il file, imposta la password, scarica la versione protetta. Per quanto riguarda specificamente le restrizioni sulle autorizzazioni, Adobe Acrobat Pro o uno strumento desktop comparabile offre il massimo controllo su quali operazioni specifiche consentire o bloccare.
Prova Protect PDF
Nessuna installazione necessaria. Funziona direttamente nel tuo browser.