Quando è opportuno e quando non è opportuno rimuovere la password di un PDF
Un PDF protetto da password ha uno scopo. Impedisce alle persone non autorizzate di aprire il documento o limita ciò che possono fare con esso dopo l'apertura. Rimuovere la password da un PDF è opportuno quando sei il proprietario autorizzato del documento, conosci la password e non hai più bisogno della protezione. Forse il documento era protetto da password per un trasferimento di posta elettronica specifico e ora deve essere archiviato in una cartella condivisa dove la password impedirebbe ai colleghi di accedervi. Forse hai creato il documento con una password e hai deciso che il contenuto non necessita effettivamente di protezione.
Rimuovere una password da un PDF che puoi già aprire è un'operazione semplice disponibile nella maggior parte degli strumenti di modifica PDF.
Memorizzare la password in un gestore di password quando ricevi il documento per la prima volta previene futuri problemi di accesso.
Rimuovere una password da un PDF che non sei di tua proprietà o al quale non sei autorizzato ad accedere è tutta un'altra cosa. La protezione tramite password esiste per far rispettare le decisioni di controllo degli accessi del proprietario del documento. Evitarlo senza autorizzazione potrebbe violare i diritti del proprietario, le politiche di utilizzo accettabile della tua organizzazione o le leggi applicabili. Le istruzioni contenute in questo articolo presuppongono che tu disponga di un accesso legittimo, ovvero che tu conosca la password corrente e abbia il diritto di modificare le impostazioni di sicurezza del documento.
Il processo Sblocca PDF qui descritto rimuove la protezione tramite password da un documento che puoi già aprire. Se hai un PDF che non puoi aprire perché non disponi della password, la rimozione della password non è l'approccio appropriato. Contatta il proprietario del documento o il mittente e richiedi la password. Se la password è stata dimenticata, alcuni strumenti PDF offrono funzionalità di recupero password che tentano di ritrovare la password attraverso vari metodi, ma si tratta di strumenti di ripristino, non di strumenti di rimozione. Cercano di scoprire qual è la password, non di aggirare la protezione senza di essa.
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Rimuovere la password di apertura da un PDF su Windows e Mac
Su Windows, apri il PDF protetto da password in un editor PDF che supporti la modifica della sicurezza. Immettere la password quando viene richiesto di aprire il documento. Vai al menu File, seleziona Proprietà o Proprietà documento e trova la scheda Sicurezza. La scheda Sicurezza mostra le impostazioni di sicurezza correnti, incluso se è impostata una password di apertura o una password di autorizzazione. Cerca un'opzione Modifica impostazioni, Rimuovi sicurezza o simile. Selezionalo e, quando ti viene richiesto di impostare una nuova password, lascia vuoti i campi della password. Salva il documento. La protezione tramite password viene rimossa e da quel momento in poi il PDF si apre senza richiedere la password.
Su Mac, l'applicazione Anteprima integrata non può rimuovere le password PDF, ma diversi strumenti PDF Mac gratuiti possono farlo. PDF Expert e PDFpen supportano entrambi la rimozione di sicurezza per i documenti per i quali si dispone della password per aprire. Apri il PDF nello strumento, inserisci la password e cerca un'opzione di sicurezza o di autorizzazione del documento nel menu File o nelle impostazioni del documento. Seleziona l'opzione per rimuovere la sicurezza e salvare il documento.
Lo strumento di rimozione PDF Password di WukongPDF funziona con qualsiasi browser e su qualsiasi sistema operativo. Carica il PDF protetto da password, inserisci la password corrente quando richiesto e lo strumento produrrà una versione senza password da scaricare. L'approccio basato su browser elimina la necessità di installare o aggiornare il software PDF specifico per la rimozione della password.
Dopo aver rimosso la password verificare che l'operazione sia andata a buon fine chiudendo e riaprendo il PDF. Dovrebbe aprirsi direttamente senza richiedere una password. Se viene ancora richiesto, la rimozione della password non ha avuto effetto e deve essere tentata nuovamente, possibilmente con uno strumento diverso o verificando che sia stata inserita la password corretta durante il processo di rimozione.
Rimozione delle restrizioni di modifica e stampa mantenendo il documento aperto
Alcuni PDF hanno due password separate: una password di apertura che controlla l'accesso al documento e una password di autorizzazione che controlla cosa si può fare con esso. Un documento che si apre senza password ma limita la stampa, la copia o la modifica ha solo una password di autorizzazione impostata. La rimozione di queste restrizioni richiede la password dei permessi, che potrebbe essere diversa da qualsiasi password aperta.
Il processo per rimuovere le restrizioni sulle autorizzazioni è simile alla rimozione di una password aperta. Apri il documento in un editor PDF, vai alle impostazioni di sicurezza e seleziona l'opzione per modificare o rimuovere la sicurezza. Quando viene richiesta la password corrente, immettere la password delle autorizzazioni, non la password di apertura. Se non disponi della password dei permessi, non puoi legittimamente rimuovere le restrizioni attraverso le impostazioni di sicurezza del documento.
Alcuni strumenti PDF Security possono rimuovere le restrizioni sulle autorizzazioni senza la password delle autorizzazioni elaborando il documento attraverso un percorso di riesportazione o ricreazione che produce un nuovo PDF senza le restrizioni dell'originale. Questo approccio non viola la password né aggira la crittografia. Crea un nuovo documento dal contenuto renderizzato dell'originale, in modo simile alla stampa del documento su un nuovo PDF. Il nuovo documento non è limitato, ma qualsiasi funzionalità che dipende dalla struttura interna del documento originale, come campi modulo, firme digitali e metadati incorporati, potrebbe non sopravvivere al processo di ricreazione.
Cosa fare dopo aver rimosso la password
Dopo aver rimosso la protezione tramite password, valuta se il documento necessita di sicurezza nel suo nuovo contesto. La password ha avuto uno scopo quando è stato creato il documento. Se tale scopo non è più applicabile, è appropriato un PDF non protetto. Se il documento contiene ancora informazioni riservate ma deve essere accessibile senza password in una posizione specifica, valuta la possibilità di proteggere la posizione anziché il file. Una cartella condivisa con accesso limitato agli utenti autorizzati fornisce sicurezza a livello di documento senza password per file.
Rinominare la versione non protetta del PDF per distinguerla dall'originale protetto da password. L'aggiunta di -Unprotected o -NoPassword al nome del file rende chiaro quale versione è e impedisce la confusione derivante dalla presenza di due file con lo stesso nome ma con proprietà di sicurezza diverse. Conserva l'originale protetto da password in un luogo separato e utilizza la versione non protetta per l'accesso quotidiano.
Per i documenti che verranno distribuiti dopo la rimozione della password, verificare che la rimozione sia stata completata testando il file su un dispositivo diverso o in un visualizzatore PDF diverso. Un PDF che si apre senza chiedere conferma sul computer in cui è stata rimossa la password potrebbe comunque essere richiesto su un altro computer se la rimozione non è stata applicata completamente. Il test su un secondo dispositivo rileva la rimozione incompleta della password prima che il documento venga distribuito ai destinatari che verrebbero bloccati dalla protezione rimanente.
Gli strumenti PDF Security di WukongPDF includono funzionalità di gestione delle password che gestiscono sia l'aggiunta che la rimozione della protezione dai PDF. Il processo di rimozione preserva la qualità e il contenuto del documento eliminando la richiesta di password, producendo un PDF standard che si apre normalmente in qualsiasi visualizzatore.
Per le organizzazioni che gestiscono grandi raccolte di PDF protetti da password, mantenere un registro sicuro di tutte le password dei documenti è importante quanto i documenti stessi. Un gestore di password progettato per l'uso in team può archiviare le password PDF insieme alle posizioni dei documenti, con controlli di accesso che limitano chi può recuperare le password. Quando un membro del team lascia l'organizzazione, il suo accesso al gestore delle password viene revocato, ma le password rimangono accessibili ai membri del team autorizzati che devono aprire o modificare i documenti protetti.
La dimensione del file di un PDF potrebbe diminuire leggermente dopo la rimozione della password poiché il sovraccarico della crittografia viene eliminato. La crittografia che protegge il documento aggiunge una piccola quantità di dati all'intestazione del file e avvolge il contenuto del documento in un contenitore crittografato. La rimozione della protezione rimuove questo livello di crittografia, che può ridurre la dimensione del file da pochi kilobyte a poche centinaia di kilobyte a seconda del metodo di crittografia utilizzato. Questa riduzione delle dimensioni è solitamente trascurabile, ma è un risultato normale del processo di rimozione della password e non indica che il contenuto del documento sia stato perso o alterato.
Dopo aver rimosso la protezione tramite password, testare attentamente il documento prima di distribuirlo. Aprilo su un dispositivo diverso o in un visualizzatore PDF diverso. Verificare che tutte le pagine vengano visualizzate correttamente. Confermare che il documento può essere stampato. Verificare che il testo possa essere selezionato e copiato se tali operazioni erano precedentemente limitate. Un documento che supera tutti questi test su un secondo dispositivo risulta essere completamente non protetto e pronto per il normale utilizzo da parte di chiunque lo riceva.
Se ricevi regolarmente PDF protetti da password dallo stesso mittente, come estratti conto mensili o rapporti clienti ricorrenti, chiedi al mittente se può fornire una versione non protetta per i tuoi archivi dopo la conferma della consegna sicura iniziale. Molte organizzazioni applicano la protezione tramite password come impostazione predefinita per tutti i PDF in uscita, ma sono disposte ad accogliere destinatari che preferiscono documenti non protetti per il loro uso interno. Questa conversazione spesso elimina la necessità ricorrente di rimuovere le password dai documenti che non richiedono una protezione continua.
Il modo più semplice per essere sicuri di non perdere mai l'accesso a un PDF protetto da password è memorizzare la password immediatamente dopo aver ricevuto o creato il documento, prima di doverlo aprire una seconda volta. I gestori di password semplificano questa operazione offrendo di salvare le password quando le inserisci. Se ricevi un PDF protetto da password e inserisci la password nel tuo lettore PDF, prenditi un momento in più per salvare la password nel tuo gestore di password. Mesi dopo, quando è necessario riaprire il documento o rimuovere la protezione, la password è esattamente dove ti aspetti che sia.
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