Un contratto è stato completamente eseguito. Tutti i partiti hanno firmato. Le firme digitali sono visibili sulla pagina della firma, convalidando l'autenticità del documento e l'identità dei firmatari. Ora il contratto è finalizzato e deve essere condiviso con i vari soggetti interessati che necessitano solo del contenuto. Non hanno bisogno delle firme crittografiche. In effetti, le firme aggiungono una complessità non necessaria: alcuni visualizzatori mostrano una barra di convalida della firma, altri richiedono la verifica del certificato e altri contrassegnano il documento come avente firme non verificate. La rimozione delle firme produce un documento pulito e universalmente leggibile.
Le firme digitali in un PDF hanno uno scopo specifico: verificano che il documento non sia stato alterato dopo la firma e che l'identità del firmatario sia stata convalidata da un'autorità di certificazione. Una volta che il documento è stato finalizzato e le firme hanno raggiunto il loro scopo, rimuoverle è un passaggio legittimo per la pulizia del documento. Il processo Sblocca PDF per le firme digitali è diverso dalla rimozione della protezione tramite password o delle restrizioni sulle autorizzazioni.
Capire cos'è una firma digitale e come viene conservata
Una firma digitale in un PDF è una struttura crittografica incorporata nel file. Contiene il certificato del firmatario, il valore della firma, che è un hash crittografato del contenuto del documento al momento della firma, un timestamp da un'autorità temporale e un aspetto visivo, l'immagine o il testo della firma che appare sulla pagina. La firma copre un intervallo di byte nel PDF. Qualsiasi modifica a tali byte dopo la firma invalida la firma.
La rimozione di una firma digitale comporta la cancellazione del campo della firma dal dizionario delle firme del PDF e la rimozione dell'aspetto visivo dalla pagina. Il contenuto del documento all'esterno del campo della firma non viene influenzato. Il resto del documento rimane esattamente com'era prima che la firma fosse rimossa.
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Come rimuovere una firma digitale
Lo strumento di gestione delle firme di WukongPDF può cancellare le firme digitali da un PDF. Carica il documento. Lo strumento rileva tutti i campi della firma digitale. Seleziona le firme che desideri rimuovere. Applicare la rimozione. Lo strumento cancella i dati della firma e rimuove l'aspetto della firma visiva dalla pagina. Il PDF risultante non ha firme digitali e non attiverà finestre di dialogo di convalida della firma in nessun visualizzatore.
Dopo aver rimosso le firme, verificare che il contenuto del documento sia integro. Verifica che la pagina della firma non mostri più le immagini della firma. Verificare che il documento non visualizzi un pannello di firma o una barra di convalida una volta aperto. Controlla che il conteggio delle pagine sia corretto. La rimozione delle firme non dovrebbe pregiudicare nessun altro aspetto del documento.
La differenza tra rimuovere una firma e invalidarla
Una firma rimossa non c'è più. Il file non contiene più dati di firma. Una firma che viene invalidata, modificando il documento dopo la firma, è ancora nel file ma viene contrassegnata come non valida. Il pannello della firma mostra un avviso. La firma visiva potrebbe ancora apparire ma con una X rossa o un messaggio di avviso. La rimozione di una firma è una pulizia intenzionale. Invalidarlo modificando il documento firmato costituisce un danno al documento che segnala ai destinatari che il documento potrebbe essere stato alterato dopo la firma.
Se devi modificare un documento firmato preservando la firma, non puoi. La modifica del documento modifica i byte coperti dalla firma, invalidando la firma. L'unico modo per modificare un documento firmato è rimuovere la firma, apportare le modifiche e quindi, facoltativamente, firmare nuovamente la versione modificata. Questo è il motivo per cui le firme digitali forniscono prove di manomissione. Qualsiasi modifica, anche l'aggiunta di uno spazio, interrompe la firma.
Quando rimuovere una firma è la cosa giusta da fare
Rimuovere le firme quando il documento firmato viene preparato per la distribuzione in archivio laddove le firme creano problemi di compatibilità del visualizzatore. Rimuovi le firme quando il documento viene convertito in un altro formato e il processo di conversione non può gestire i PDF firmati. Rimuovere le firme quando una parte interessata richiede una versione pulita per i propri archivi e la versione originale firmata viene conservata altrove.
Non rimuovere le firme dalla copia autorevole di un documento che deve dimostrare la sua autenticità. L'originale firmato costituisce l'atto legale. La versione non firmata è una copia di comodo. Etichettare chiaramente le copie non firmate, ad esempio aggiungendo COPIA NON FIRMATA nei metadati del documento o come intestazione sulla prima pagina, in modo che i destinatari non confondano la versione non firmata con l'originale autorevole firmato. La Firma digitale sull'originale svolge una funzione giuridica che la copia di comodo non ha. Editor PDF di WukongPDF gestisce la rimozione delle firme in modo pulito, preservando tutti gli altri contenuti del documento. Ne traggono particolare vantaggio le pipeline di conversione dei documenti: quando un PDF firmato deve diventare Word o HTML, la struttura della firma blocca la conversione. La rimozione delle firme produce innanzitutto un PDF pulito che viene convertito normalmente. Dopo la conversione, il contenuto è nel formato di destinazione mentre il PDF originale firmato rimane il record autorevole. Per i documenti con più firme che passano attraverso diversi cicli, stabilire una chiara convenzione di denominazione: Contratto-Eseguito-FIRMATO.pdf rispetto Contratto-Eseguito-UNSIGNATO-COPY.pdf. La denominazione evita confusione su quale versione abbia valore legale
Per i PDF che contengono più firme provenienti da piattaforme di firma diverse, ad esempio un firmatario che utilizza Adobe Sign e un altro che utilizza DocuSign, i formati di firma misti possono causare problemi di compatibilità. Rimuovere tutte le firme e firmare nuovamente con un'unica piattaforma produce un documento più pulito. Prima della rimozione, verificare che la versione firmata originale venga conservata a fini di controllo. La versione consolidata rifirmata è per comodità di distribuzione, non per sostituire l'autorevole originale multipiattaforma.
Quando un documento firmato entra in un sistema di gestione dei record, le firme possono interferire con la capacità del sistema di indicizzare e classificare il documento. Molte piattaforme RMS contrassegnano i PDF firmati digitalmente come record potenzialmente inalterabili e limitano l'elaborazione automatizzata. La rimozione delle firme prima dell'acquisizione consente al RMS di elaborare normalmente il documento. La versione originale firmata dovrebbe essere archiviata al di fuori dell'RMS come documento legale. La versione non firmata nel RMS funge da copia di lavoro per la ricerca, il recupero e il riferimento.
Una nota pratica sull'aspetto della firma dopo la rimozione: l'immagine o il testo della firma visiva che appariva sulla pagina può essere rimosso o meno insieme ai dati della firma crittografica. Alcuni strumenti rimuovono sia la firma crittografica che l'aspetto visivo. Altri rimuovono solo i dati crittografici, lasciando l'immagine della firma come grafica statica sulla pagina. Se desideri rimuovere anche l'immagine della firma, verifica che lo strumento di rimozione le gestisca entrambe. Un PDF che mostra ancora un'immagine della firma ma non ha più il supporto crittografico è firmato visivamente ma non verificabile, il che può creare confusione per i destinatari che vedono la firma e tentano di convalidarla.
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