Un ex dipendente ha creato un PDF cinque anni fa e lo ha protetto con password. Il dipendente è andato avanti. La password non è mai stata documentata. Il file è necessario per un audit, una questione legale o un progetto di riferimento e nessuno nell'organizzazione può aprirlo. Questo scenario si verifica in organizzazioni di ogni dimensione perché le password PDF, a differenza delle password di rete, sono raramente gestite dall'IT o archiviate in un gestore di password.
Il recupero dell'accesso a una situazione Sblocca PDF in cui la password viene persa richiede una combinazione di lavoro investigativo organizzativo e strumenti tecnici. L'approccio dipende da come è stato protetto il PDF, da quali informazioni sono disponibili sull'ex dipendente e se l'organizzazione ha accesso amministrativo ai sistemi utilizzati dal dipendente.
Primi passi: ripristino organizzativo prima del ripristino tecnico
Prima di tentare di decifrare o bypassare la password, esaurire le opzioni di ripristino dell'organizzazione. Cerca nell'archivio e-mail degli ex dipendenti, se conservato, eventuali messaggi che menzionano il nome del file PDF o la password. Controlla i drive condivisi e i sistemi di gestione dei documenti per verificare la presenza di copie non protette dello stesso file. Contatta i colleghi che hanno lavorato con l'ex dipendente e potrebbero aver ricevuto la password.
Controlla le proprietà del documento per trovare indizi. Anche un PDF protetto da password di solito mostra i suoi metadati: il nome dell'autore, la data di creazione e l'applicazione di creazione. Il nome dell'autore può identificare chi all'interno dell'organizzazione ha creato il file. La data di creazione restringe il periodo di tempo in cui è stata impostata la password. Questi indizi possono guidare la ricerca della password o di una copia non protetta.
Inizia con il percorso di ripristino più semplice prima di passare alle soluzioni tecniche.
Se l'organizzazione utilizza un gestore di password a cui ha avuto accesso l'ex dipendente, controlla se la password PDF è stata archiviata lì. I gestori di password aziendali spesso conservano i dati del deposito dei dipendenti deceduti per un periodo di conservazione configurabile. Il team IT o di sicurezza può cercare nel vault le voci relative al nome del file PDF.
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Opzioni di ripristino tecnico per PDF protetti da password
Le password PDF sono disponibili in due tipi e l'approccio di ripristino è diverso per ciascuno. Una password di apertura impedisce del tutto l'apertura del file. Senza di esso, il lettore PDF non può decrittografare il contenuto del documento. Una password di autorizzazione consente l'apertura del file ma limita la stampa, la copia e la modifica. Esistono opzioni di ripristino per entrambi i tipi, ma sono più limitate per le password aperte.
Per quanto riguarda le password delle autorizzazioni, gli strumenti PDF Security basati su browser possono spesso rimuovere le restrizioni senza conoscere la password. Questi strumenti leggono il PDF crittografato, rimuovono i flag di autorizzazione e salvano un nuovo PDF senza restrizioni. Il contenuto del documento è accessibile e l'unica barriera era la password delle autorizzazioni, che lo strumento aggira lavorando con il flusso di contenuto già decrittografato.
Per le password aperte, il recupero è più difficile. Il contenuto del file viene crittografato con la password come chiave e senza la chiave il contenuto non può essere decrittografato. Gli strumenti di recupero password tentano di indovinare la password provando password comuni, parole del dizionario e varianti. La percentuale di successo dipende dalla sicurezza della password. Un ex dipendente che ha impostato la password sul nome del proprio animale domestico o su una parola comune potrebbe essere recuperabile. Una password di 16 caratteri generata casualmente non lo è.
WukongPDF fornisce strumenti di sblocco PDF tramite il browser in grado di rimuovere le password di autorizzazione dai file in cui il contenuto del documento è accessibile ma limitato. Per i file con password aperte, le opzioni di ripristino dipendono dalla complessità della password.
Quando il ripristino tecnico fallisce
Se la password aperta non può essere recuperata o violata, cerca il documento di origine originale. È probabile che il PDF sia stato creato da un documento Word, un foglio di calcolo Excel o un file di progettazione. Se il file di origine esiste senza protezione tramite password, ricrea il PDF dall'origine. Anche se il file di origine non è identico al PDF finale, potrebbe contenere le informazioni necessarie.
Se il PDF è stato creato mediante la scansione di un documento fisico, individuare il documento cartaceo originale ed eseguirne nuovamente la scansione. La versione scansionata non sarà identica alla versione protetta da password, ma conterrà le stesse informazioni. Per scopi legali e di controllo, una nuova scansione del documento originale può essere un sostituto accettabile del PDF inaccessibile.
Per la prevenzione futura, implementare una policy organizzativa che richieda che le password PDF siano documentate in un luogo sicuro e consultabile. Una voce nel gestore password, una nota nei metadati del sistema di gestione dei documenti o un record nel file di progetto sono tutti meglio che fare affidamento sulla memoria di una persona. I pochi secondi necessari per documentare la password impediscono di perderla nelle ore o nei giorni necessari per recuperarla.
Il livello di crittografia della password PDF è importante per le prospettive di recupero. Un PDF crittografato con AES a 256 bit e protetto da una password complessa è effettivamente irrecuperabile senza la password. Un PDF crittografato con il vecchio algoritmo RC4-40, comune nei PDF creati prima del 2003, può essere violato con strumenti moderni in un lasso di tempo ragionevole.
Prima di tentare il recupero della password su un file che potrebbe essere soggetto a conservazione legale o a requisiti di conservazione normativa, verificare che il tentativo di recupero sia autorizzato. Il recupero della password su un documento che costituisce prova in una questione legale o soggetto a normative sulla protezione dei dati può avere implicazioni legali che dovrebbero essere esaminate prima di procedere.
Prevenire futuri scenari di perdita della password richiede una semplice pratica organizzativa: quando si crea un PDF protetto da password, archiviare la password nel gestore password dell'organizzazione o nei metadati del sistema di gestione dei documenti. L'archiviazione richiede pochi secondi e impedisce il processo di ripristino di ore descritto qui.
Se il PDF contiene informazioni archiviate anche in altri sistemi, come un report generato da un database o un contratto archiviato in una piattaforma di gestione dei contratti, recuperare le informazioni da tali sistemi anziché tentare di recuperare la password. Il PDF è spesso una copia tra tante e altre copie potrebbero essere accessibili senza password.
Le soluzioni di gestione delle password aziendali possono integrarsi con i flussi di lavoro di creazione di documenti per acquisire automaticamente le password PDF quando vengono impostate. L'integrazione richiede la configurazione del software di creazione PDF per registrare le password nell'archivio password aziendale. Una volta configurata, l'acquisizione è automatica e trasparente per l'utente.
Quando un ex dipendente imposta la password, valuta se la password potrebbe seguire uno schema personale. Molte persone riutilizzano le password o utilizzano varianti della stessa password su più sistemi. Se l'organizzazione dispone di altre password utilizzate dall'ex dipendente, queste possono influenzare la strategia di indovinare la password.
Per i documenti di notevole valore che resistono a tutti i tentativi di recupero, i servizi professionali di recupero dati sono specializzati nell'accesso ai file crittografati. Questi servizi utilizzano hardware e software specializzati per tentare il recupero della password a velocità di gran lunga superiori agli strumenti consumer. Il costo è giustificato quando il valore del documento supera il costo di recupero.
Il processo di offboarding dell'organizzazione dovrebbe includere una fase per documentare e trasferire l'accesso ai file protetti da password creati dal dipendente in partenza. L'aggiunta di questo passaggio all'elenco di controllo dell'offboarding previene lo scenario di perdita della password per partenze future.
Quando il PDF protetto fa parte di un progetto o di un argomento più ampio, esamina i file di progetto per individuare eventuali documenti che potrebbero fare riferimento alla password. Le note delle riunioni, i thread di posta elettronica e i wiki dei progetti a volte contengono suggerimenti per la password o la password stessa, registrati da qualcuno che non si era reso conto che sarebbe stato necessario in seguito.
Per le organizzazioni che creano PDF protetti da password come parte di un processo regolamentato, come la rendicontazione finanziaria o la documentazione legale, il processo di gestione della password deve essere documentato nella procedura operativa standard. La procedura dovrebbe specificare dove sono archiviate le password, chi ha accesso e come viene trasferito l'accesso quando cambia il personale.
Se i tentativi di ripristino falliscono e il contenuto PDF è essenziale, valutare se il contenuto può essere ricostruito da altre fonti. È probabile che il PDF sia stato creato da altri documenti, fogli di calcolo, database o sistemi. La ricostruzione del contenuto da tali fonti potrebbe essere più rapida rispetto ai continui tentativi di recupero della password.
Se il PDF è stato creato per un cliente o progetto specifico, la password potrebbe seguire uno schema correlato a quel cliente o progetto. Nomi di clienti, codici di progetto e numeri di pratica sono scelte di password comuni in contesti professionali.
I servizi di recupero password specializzati in file PDF possono tentare il ripristino utilizzando hardware potente e dizionari di password estesi. Per le password semplici, il costo è modesto e la percentuale di successo è elevata.
Il tentativo di recupero stesso deve essere documentato, compresi i metodi provati, le date di ciascun tentativo e l'esito. Questa documentazione può essere richiesta a fini di audit o per dimostrare che sono stati compiuti sforzi ragionevoli per accedere al documento.
Gli strumenti di ricerca aziendale che indicizzano il contenuto e i metadati dei file a volte possono trovare suggerimenti per la password o documenti correlati. Cerca nel sistema di gestione dei documenti dell'organizzazione qualsiasi menzione del nome del file PDF, del progetto a cui si riferisce o del nome dell'ex dipendente combinato con termini relativi alla password.
Quando viene scoperto un PDF protetto da password durante una fusione o acquisizione, la password potrebbe essere stata impostata da qualcuno della società acquisita che non è più raggiungibile. Il team IT della società acquirente deve richiedere la documentazione relativa alla password come parte della lista di controllo per la transizione dell'acquisizione.
La prevenzione più efficace per la perdita delle password PDF è una semplice politica organizzativa: le password PDF devono essere archiviate nel gestore password approvato dall'organizzazione al momento della creazione. Nessuna eccezione. L'applicazione di questa policy impedisce ogni scenario di perdita della password.
Prevenzione di futuri scenari di perdita della password
| Metodo di recupero | Ideale per | Tasso di successo | Tempo richiesto |
|---|---|---|---|
| Cerca negli archivi di posta elettronica | Documenti recenti; mittente conosciuto | Medio | 30 minuti |
| Controlla il gestore delle password | Organizzazioni con archivi di password | Alto | 15 minuti |
| Prova password comuni | Password semplici impostate da individui | Basso-Medio | 1-2 ore |
| Strumento per crackare le password | PDF crittografati RC4; password deboli | Medio | Ore a giorni |
| Individua il documento di origine | PDF creato da file Word/Excel | Alto | Varia |
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