Un contratto necessita della firma di quattro persone. Il direttore delle vendite firma per primo. Poi il revisore legale. Poi il cliente. Quindi l'amministratore delegato dà l'approvazione finale. Ciascuna firma deve essere apposta nella sequenza corretta. Ogni firmatario deve vedere il documento così come esisteva dopo le firme precedenti. Il documento finale deve mostrare tutte e quattro le firme, ciascuna verificabile in modo indipendente, ciascuna applicata al documento nell'ordine richiesto dal flusso di lavoro. Si tratta di una firma sequenziale ed è il flusso di lavoro standard per contratti, approvazioni e qualsiasi documento che richieda la firma di più parti in un ordine specifico.
Gli strumenti di firma PDF basati su browser supportano la firma sequenziale consentendo l'aggiunta di firme aggiuntive a un documento già firmato. Ogni nuova firma viene applicata al documento così come esiste in quel momento. Le firme precedenti rimangono valide finché il contenuto del documento coperto non è cambiato. L'ordine di firma viene conservato nel pannello della firma. Questa guida spiega come impostare ed eseguire un flusso di lavoro di firma sequenziale.
Il flusso di lavoro sequenziale Sign PDF è l'equivalente digitale del passaggio di un documento cartaceo attorno a un tavolo. Ciascuno firma a turno. Ogni firma si aggiunge alla cronologia del documento. Il processo è lineare. La traccia di controllo è completa.
Come funziona la firma sequenziale nei PDF
Un PDF può contenere più campi di firma digitale, ciascuno applicato in modo indipendente. Quando il primo firmatario firma, la firma copre in quel momento l'intero contenuto del documento. Quando il secondo firmatario firma, la sua firma copre il documento così come esiste dopo la prima firma, inclusa la prima firma stessa. Ogni firma successiva crea un'istantanea crittografica del documento nel suo stato corrente. Le firme formano una catena, ciascuna costruita sulla precedente. Se il contenuto del documento coperto da una firma viene successivamente modificato, quella firma specifica diventa non valida, ma potrebbero essere interessate anche le firme successive che coprivano il contenuto modificato.
Il pannello Firma digitale in un lettore PDF elenca tutte le firme in ordine cronologico. Ciascuna voce mostra il nome del firmatario, l'ora della firma e lo stato di validità. Una catena di firme valida conferma che ogni firmatario ha approvato il documento nella sequenza corretta.
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Impostazione della sequenza di firma
Prima di applicare la prima firma, definire l'ordine di firma. L'ordine deve seguire la logica aziendale del documento. Un contratto può richiedere la firma prima del venditore e poi dell'acquirente. Un'approvazione interna può richiedere l'originatore, poi il manager, poi il dirigente. Comunicare la sequenza a tutti i firmatari. Ogni firmatario dovrebbe sapere chi firma prima di lui e chi firma dopo di lui. L'approccio sequenziato impedisce al firmatario di uscire dall'ordine e di interrompere il flusso di lavoro.
La sequenza di firma PDF Security deve essere documentata insieme al documento. È sufficiente una semplice nota di accompagnamento che elenchi in ordine i firmatari richiesti. WukongPDF supporta il flusso di lavoro della firma. Il proprietario del documento gestisce la sequenza di firma.
Tipi di firma confrontati per flussi di lavoro sequenziali
| Tipo di firma | Supporto sequenziale | Ideale per |
|---|---|---|
| Elettronico (disegnato o digitato) | Può essere applicato in sequenza. Ogni firma è indipendente. Nessuna dipendenza crittografica tra le firme | Approvazioni interne, documenti di routine in cui la verifica dell'identità non è fondamentale |
| Digitale (basato su certificato) | Progettato per la firma sequenziale. Ogni firma copre crittograficamente lo stato del documento, comprese le firme precedenti | Contratti, documenti normativi e documenti legali che richiedono una sequenza di firma verificabile |
Gestione degli errori degli ordini di firma
Se un firmatario si disconnette dall'ordine, potrebbe essere necessario riavviare il documento dal punto in cui si è verificato l'errore. Una firma applicata prima del firmatario che avrebbe dovuto firmare per primo crea un documento in cui l'ordine di firma non riflette la sequenza prevista. Le implicazioni legali o procedurali dipendono dal tipo di documento e dalle aspettative del destinatario. Per i documenti interni, l'ordine di firma può costituire una linea guida. Per i contratti esterni l'ordine di firma può essere specificato contrattualmente.
Il flusso di lavoro sequenziale Sign PDF viene applicato dal processo, non dal formato PDF. Il formato consente qualsiasi firma in qualsiasi momento. Il proprietario del documento controlla la sequenza distribuendo il documento ai firmatari nell'ordine corretto.
Monitoraggio dello stato della firma durante un processo di firma sequenziale
Man mano che il documento avanza nella sequenza della firma, tieni traccia di chi ha firmato e di chi è in sospeso. Un semplice foglio di monitoraggio che elenca ciascun firmatario, la data di firma prevista e la data di firma effettiva fornisce visibilità. Il tracciamento impedisce al documento di rimanere nella casella di posta di qualcuno mentre il processo si blocca.
Il foglio di monitoraggio Firma PDF è separato dal documento. Il pannello della firma PDF mostra chi ha firmato. La scheda di tracciamento mostra chi non ha ancora firmato. Insieme forniscono una visione completa del processo di firma.
Cosa succede quando un firmatario si rifiuta di firmare
Un firmatario della sequenza può rifiutarsi di firmare. Il documento potrebbe necessitare di modifiche prima che venga approvato. Oppure potrebbero rifiutare completamente il documento. Il processo di firma si ferma a quel firmatario. I firmatari successivi non possono firmare perché il documento non ha superato il punto di rifiuto.
Restituisci il documento all'autore con i commenti del firmatario che rifiuta. Revisionare il documento secondo necessità. Riavviare la sequenza di firma dall'inizio con la versione rivista. Il processo di firma sequenziale PDF Security non consente di saltare. Ogni firmatario nella sequenza definita deve firmare.
Gestione degli aspetti delle firme tra più firmatari
L'aspetto di ogni firma del firmatario, la rappresentazione visiva sulla pagina, può essere personalizzato. Un firmatario potrebbe preferire una firma digitata. Un altro potrebbe volere una firma autografa. Un terzo potrebbe aver bisogno di un francobollo ufficiale. L'aspetto della firma viene configurato per ogni firmatario al momento della firma. Il documento può visualizzare diversi stili di firma di diversi firmatari.
Tuttavia, la formattazione coerente della firma tra i firmatari presenta una presentazione più professionale. Se possibile, concordare un formato di firma standard prima dell'inizio del processo di firma. La coerenza dell'aspetto Sign PDF è una decisione professionale, non un requisito tecnico.
Archiviazione del documento completamente firmato con audit trail completo
Dopo aver applicato tutte le firme, archiviare il documento firmato con il pannello della firma completo intatto. Il pannello della firma è la traccia di controllo. Dimostra chi ha firmato, quando e in quale ordine. Se il documento viene successivamente convertito in un altro formato o elaborato tramite uno strumento che rimuove le firme, la traccia di controllo viene persa.
Archiviare il PDF firmato come record definitivo. Eventuali copie o conversioni sono derivate. L'archivio PDF Security dell'originale firmato conserva la prova del processo di firma.
Gestione del rifiuto della firma e della revisione del documento a metà sequenza
Un firmatario nel mezzo della sequenza può richiedere modifiche prima di firmare. Il documento va rivisto, ma le firme precedenti si trovano ormai su una versione superata. Riavviare la sequenza di firma dall'inizio con il documento modificato. Le firme precedenti sulla vecchia versione vengono archiviate come parte della cronologia del documento.
Documentare la revisione e il motivo del riavvio della sequenza. La traccia di controllo Firma PDF deve includere la cronologia delle revisioni che mostra che il documento è stato rivisto su richiesta di un firmatario specifico e il processo di firma è stato riavviato.
Utilizzo dei campi firma e posizionamento della firma in formato libero
I campi firma sono aree designate nella pagina in cui sono previste le firme. Guidano i firmatari nella posizione corretta. Il posizionamento in formato libero consente ai firmatari di posizionare la propria firma in qualsiasi punto della pagina. Per la firma sequenziale con più firmatari, i campi firma impediscono la sovrapposizione delle firme e garantiscono che ciascun firmatario firmi nell'area designata.
Posiziona i campi firma per ciascun firmatario prima che venga applicata la prima firma. Assegnare a ciascun campo il nome o il ruolo del firmatario previsto. La struttura del campo Firma Digitale comunica visivamente la sequenza della firma a ogni partecipante.
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