Raccogli 200 domande di lavoro PDF compilate. Ogni modulo ha gli stessi campi: nome, email, telefono, posizione, data di inizio, aspettativa di stipendio. Hai bisogno di tutte le 200 risposte in un unico foglio di calcolo Excel, con ciascun richiedente come riga e ciascun campo come colonna. Aprire manualmente ciascun PDF, leggere i valori dei campi e digitarli in Excel richiederebbe un'intera giornata lavorativa. Un singolo errore di battitura in un indirizzo e-mail o in un numero di telefono potrebbe significare la perdita di contatto con un candidato.
L'estrazione automatica dei dati dai Moduli PDF compilabili in Excel è un flusso di lavoro di estrazione dei dati che legge i valori dei campi del modulo e li scrive su un foglio di calcolo. Il processo è veloce, accurato ed elimina gli errori di trascrizione. L'estrazione legge i dati direttamente dai campi del modulo PDF.
Come funziona l'estrazione dei dati dai moduli PDF
I moduli PDF compilabili memorizzano i dati in campi denominati. Ogni campo ha un nome come FirstName o Email e un valore immesso dall'utente. L'estrazione dei dati legge i nomi e i valori dei campi e li esporta in un formato strutturato. I nomi dei campi diventano intestazioni di colonna nel foglio di calcolo. Ogni PDF diventa una riga di dati. I valori popolano le celle sotto le colonne corrispondenti.
L'estrazione dei dati dai moduli da PDF a Excel di WukongPDF elabora più PDF in batch. Carica tutti i 200 moduli compilati. Lo strumento legge i nomi e i valori dei campi da ciascun modulo. Genera un foglio di calcolo con una riga per modulo. Ogni campo diventa una colonna. L'estrazione preserva i dati esattamente come inseriti. Non è coinvolto alcun OCR, né errori di riconoscimento dei caratteri, perché i dati sono stati digitati nei campi del modulo digitale.
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Prerequisiti per l'estrazione pulita dei dati
I moduli devono essere PDF compilabili con campi modulo effettivi. I moduli digitalizzati compilati manualmente e quindi digitalizzati non contengono dati del campo modulo. Richiedono l'OCR, che è meno accurato e introduce errori di riconoscimento. Prima di impostare un flusso di lavoro di estrazione, apri uno dei moduli compilati e controlla se puoi fare clic sul testo compilato e modificarlo. Se puoi, il modulo ha campi modulo attivi. Se il testo fa parte dell'immagine della pagina, il modulo viene scansionato e necessita invece dell'OCR.
I nomi dei campi nel modulo PDF determinano le intestazioni delle colonne nel foglio di calcolo. Se diverse versioni del modulo utilizzavano nomi di campo diversi, il foglio di calcolo estratto avrà più colonne per gli stessi dati. Standardizzare il modello di modulo prima di distribuirlo. Utilizza nomi di campo coerenti in tutte le copie. Questa standardizzazione anticipata ripaga al momento dell'estrazione con un foglio di calcolo pulito e uniforme.
Elaborazione dei dati estratti
Apri il foglio di calcolo estratto e rivedi i dati. Controlla i valori mancanti dove un campo modulo è stato lasciato vuoto. Verifica la presenza di formattazioni incoerenti, ad esempio numeri di telefono inseriti come 555-123-4567 in alcuni moduli e 5551234567 in altri. Pulisci i dati utilizzando le funzioni di Excel. Suddividi i nomi completi nelle colonne del nome e del cognome se il modulo li raccoglie come un unico campo. Convalida gli indirizzi email controllando la presenza del segno @.
Aggiungi un numero di riga o una colonna di identificatore univoco se il modulo non ne includeva uno. Questo identificatore ti consente di risalire a una riga specifica del foglio di calcolo fino al modulo PDF originale. Se un'immissione di dati sembra sospetta, puoi aprire il PDF originale del richiedente, verificare il valore del campo e, se necessario, correggere il foglio di calcolo.
Ridimensionamento del flusso di lavoro per uso ricorrente
Se raccogli regolarmente risposte ai moduli PDF, crea un modello Excel in cui inserire i dati estratti. Imposta formule, tabelle pivot, grafici e formattazione nel modello. Ad ogni periodo, estrai i nuovi dati del modulo e incollali nella scheda tecnica del modello. Le formule e i grafici si aggiornano automaticamente. Il modello elimina il lavoro ripetitivo di ricreare l'analisi per ogni batch di risposte. Il flusso di lavoro Estrai dati PDF che richiedeva ore la prima volta, richiede minuti ogni volta successiva.
Dopo l'estrazione, archivia i moduli PDF originali. Il foglio di calcolo è utile per l'analisi. I PDF sono i record originali. Se sorgono domande sui dati, il modulo originale fornisce la risposta autorevole. Per le organizzazioni che raccolgono risposte ai moduli PDF da utenti esterni, un flusso di lavoro di convalida dei dati dopo l'estrazione rileva gli errori più comuni degli utenti prima che i dati entrino nei sistemi a valle. Controlla gli indirizzi email senza il segno @, che indica che l'utente ha digitato un indirizzo non valido. Controlla i numeri di telefono troppo corti o troppo lunghi. Controlla i campi obbligatori che sono stati lasciati vuoti. Contrassegna questi record per il follow-up anziché importare silenziosamente dati errati. Pochi minuti di convalida dopo l'estrazione impediscono ore di pulizia successive quando dati errati si sono propagati in report, database e comunicazioni. Quando crei una pipeline di dati di moduli ricorrenti, documenta la mappatura dei campi: quali nomi di campi PDF corrispondono a quali colonne nel tuo database o foglio di calcolo. I nomi dei campi del modulo come FName o Q1_Answer potrebbero non corrispondere ai nomi delle colonne del tuo sistema come FirstName o SatisfactionRating. Crea una tabella di mappatura che traduce i nomi dei campi PDF in nomi delle colonne di sistema. Applica questa mappatura ogni volta che estrai dati. La tabella di mappatura funge anche da documentazione per i futuri membri del team che necessitano di comprendere come i dati del modulo fluiscono nei sistemi dell'organizzazione. Per i moduli che includono campi facoltativi, l'estrazione produrrà celle vuote per i campi lasciati vuoti dall'utente. Distinguere tra campi intenzionalmente vuoti e dati mancanti aggiungendo una colonna di convalida che controlla se i campi obbligatori sono popolati. Un indirizzo email mancante in un campo email obbligatorio necessita di follow-up. Un secondo nome mancante in un campo opzionale va bene. Gli indicatori di convalida guidano le attività di follow-up verso i record che richiedono attenzione. La tabella di mappatura funge anche da documentazione per i futuri membri del team che necessitano di comprendere come i dati del modulo fluiscono nei sistemi dell'organizzazione.
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