Elaborare un batch di PDF raramente significa applicare la stessa operazione a ogni file. Dieci PDF arrivano sulla tua scrivania. Tre necessitano di compressione per la posta elettronica. Due necessitano della conversione in Word per la modifica. Quattro devono essere uniti in un unico documento. È necessario l'OCR per diventare ricercabile. Ogni file richiede uno strumento diverso o un'operazione diversa e il passaggio tra strumenti, interfacce e contesti mentali per ciascun file richiede più tempo dell'elaborazione effettiva.
Il sovraccarico non è nell'elaborazione. È nel contesto del costante passaggio da uno strumento all'altro.
Elaborare più PDF con requisiti diversi in un'unica sessione significa organizzare il batch per tipo di operazione, accodare i file per ciascuno strumento ed eseguire ciascuna coda come batch anziché elaborare i file uno alla volta in qualunque ordine siano arrivati. Gli strumenti di elaborazione PDF Batch e PDF diviso di WukongPDF gestiscono il volume in modo efficiente e il metodo di organizzazione delle sessioni riportato di seguito funziona indipendentemente dagli strumenti specifici utilizzati.
Ordinamento del batch in entrata per tipo di operazione
Prima di toccare qualsiasi file, ordinare l'intero batch in base all'operazione richiesta da ciascun file. Crea pile, cartelle fisiche sul tuo desktop o categorie mentali: comprimi, converti, unisci, OCR, firma e altro. Sposta ogni file nella pila appropriata. Due minuti di ordinamento per un batch di 50 file consentono di risparmiare 20 minuti di cambio di contesto durante l'elaborazione. Tutti i file in una pila vengono elaborati insieme, utilizzando uno strumento con una serie di impostazioni, prima di passare a quello successivo.
I file con più operazioni scorrono attraverso le pile in sequenza. Un file che necessita di OCR e quindi di compressione inizia nella pila OCR, quindi passa alla compressione. L'intera pila OCR viene elaborata prima che qualsiasi file venga avanzato. Questa disciplina batch significa che il tuo cervello rimane in una modalità operativa alla volta, modalità di compressione per tutti i file di compressione, modalità di conversione per tutti i file di conversione. Il cambio di contesto mentale avviene una volta per tipo di operazione, non una volta per file. L'efficienza deriva dalla riduzione dei passaggi, non dall'elaborazione più rapida dei singoli file.
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Configurare ogni strumento una volta per l'intera coda
Apri lo strumento per il primo tipo di operazione e configuralo una volta con le impostazioni necessarie per tutti i file in quella coda. Tutti i file di compressione necessitano di una qualità media a 150 DPI? Set those parameters and leave them. Elabora ogni file con quelle impostazioni. Non effettuare modifiche per file a meno che un file specifico non abbia effettivamente bisogno di parametri diversi. Le regolazioni per file distruggono l'efficienza dei batch.
L'ordine della coda è importante per la velocità percepita. Elabora prima i file più piccoli. Si completano rapidamente e forniscono vittorie iniziali che creano slancio. I file di grandi dimensioni vengono elaborati lentamente e, se elaborati prima, creano un periodo di attesa all'inizio della sessione che sembra improduttivo. Prima i file piccoli significa che la coda accelera man mano che la sessione avanza, mentre i file più grandi vengono eliminati mentre imposti la coda successiva. La sessione termina con una cadenza soddisfacente di pochi file finali anziché attendere un file gigantesco dopo aver terminato tutto il resto.
Gestire file con più operazioni senza perdere traccia
I file con più operazioni necessitano di tracciamento, anche se il sistema è un semplice file di testo. Elenca ciascun file con più operazioni con la relativa sequenza operativa. Spunta ogni operazione man mano che viene completata. Una volta selezionate tutte le operazioni, il file si sposta nella cartella di output. Questo elenco di controllo impedisce l'errore batch più comune: un file che riceve le operazioni uno e tre ma perde l'operazione due perché hai perso traccia di quali file erano a metà pipeline.
Nominare chiaramente i risultati intermedi. Una convenzione come nomefile-passaggio1.pdf, nomefile-passaggio2.pdf mantiene identificabile ogni fase di elaborazione. Quando il passaggio tre fallisce, riavviare dall'output del passaggio due senza rieseguire il passaggio uno. Elimina gli elementi intermedi solo dopo che l'output finale ha superato la verifica. Lo spazio su disco costa pochi centesimi. Il tempo di rielaborazione costa dollari o, più precisamente, minuti che non puoi recuperare.
| Dimensione lotto | Metodo organizzativo | Strumento di monitoraggio |
|---|---|---|
| Meno di 10 file | Cartelle del desktop denominate in base all'operazione | Lista di controllo mentale o nota adesiva |
| 10-50 file | Cartelle + convenzione di denominazione per gli intermedi | Semplice file di testo o foglio di calcolo |
| 50-200 file | Gerarchia di cartelle strutturata + denominazione coerente | Foglio di calcolo con colonne di stato |
| Oltre 200 file | Script o strumento di elaborazione batch dedicato | Strumento di gestione del database o del progetto |
Gestione dei controlli di qualità su diversi strumenti
Raggruppa i controlli di qualità per strumento, proprio come l'elaborazione. Al termine della coda di compressione, verificare tutti i file compressi insieme, uno accanto all'altro con uno zoom del 200%, cercando eventuali artefatti. Dopo la coda di conversione, verifica tutti i file convertiti controllando la fedeltà della formattazione. La verifica del raggruppamento per tipo di operazione applica lo stesso principio di efficienza batch dell'elaborazione del raggruppamento.
Controllare a campione una percentuale di ciascun lotto. Cinque dei 50 file compressi, selezionati casualmente, rilevano problemi sistematici senza controllarli tutti e 50. Un controllo a campione significa che il batch è probabilmente pulito. Problemi nel controllo a campione implicano un aumento della frequenza di controllo e la verifica se le impostazioni necessitano di modifiche. Il campionamento statistico bilancia la completezza con il fatto che nessuno ha il tempo di verificare ogni file in un batch di grandi dimensioni.
Ripristino in caso di errore di un file a metà batch
Sposta immediatamente gli errori in una cartella di tentativi, senza interrompere la coda. Continuare con il file successivo. Una volta completata la coda, rivisita la cartella dei tentativi con nuova attenzione. A volte l'errore è stato temporaneo, si tratta di un timeout del server o di un problema di memoria e la rielaborazione ha esito positivo. Altre volte l'errore è intrinseco, un'origine danneggiata o una funzionalità non supportata e il file necessita di un intervento manuale.
Registra ogni errore: nome file, operazione, messaggio di errore, se presente, e ora. Questo registro rivela modelli. Lo stesso tipo di file che non esegue la stessa operazione su più strumenti suggerisce che il tipo di file è il problema. File diversi che non riescono a utilizzare lo stesso strumento in momenti simili suggeriscono problemi di affidabilità dello strumento. Il registro trasforma i singoli guasti da fastidi isolati in dati per prendere decisioni migliori su strumenti e flussi di lavoro.
Archiviazione della sessione per riferimento futuro
Dopo la sessione, archivia i dettagli del batch: quali file, quali operazioni, quali impostazioni, dove sono finiti gli output. Questo ha due scopi. Se un file viene interrogato successivamente, l'archivio traccia esattamente cosa è stato fatto e quando. Se il mese prossimo arriva un batch simile, l'archivio fornisce un flusso di lavoro replicabile senza ripianificazione.
Un semplice foglio di calcolo con nome file, operazione, strumento, impostazioni e posizione di output cattura tutto. Due minuti per riempirlo consentono di risparmiare 20 minuti di ripianificazione quando si ripete lo stesso modello batch. Composti riutilizzabili per la documentazione del flusso di lavoro. Ogni lotto documentato rende più veloce il lotto successivo dello stesso tipo. L’investimento è anticipato ma i rendimenti sono permanenti.
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