Hai un manuale di riferimento di 200 pagine con 15 capitoli, ciascuno contrassegnato da un segnalibro di primo livello nel pannello di navigazione del PDF. È necessario inviare ciascun capitolo a un capo dipartimento diverso per la revisione. Estrarre manualmente 15 sezioni per intervallo di pagine, digitando la pagina iniziale e finale per ciascun capitolo, è noioso e soggetto a errori. Un solo numero di pagina sbagliato e un dipartimento riceve una sezione che taglia la metà del paragrafo.
Dividere un PDF in base ai segnalibri di primo livello è la soluzione automatizzata. Invece di specificare manualmente gli intervalli di pagine, dici allo strumento Dividi PDF di dividere il documento ovunque appaia un segnalibro di livello superiore. Ogni segnalibro e tutte le pagine sottostanti diventano un file di output separato. Il processo richiede pochi secondi per un documento di qualsiasi dimensione.
Come funziona la divisione basata sui segnalibri
Lo strumento diviso legge l'albero dei segnalibri del PDF. Ogni segnalibro di livello superiore segna l'inizio di una nuova sezione. Lo strumento crea un file di output per ogni segnalibro di livello superiore, iniziando dalla pagina di destinazione del segnalibro e terminando con la pagina appena prima del successivo segnalibro di livello superiore. L'ultimo file di output si estende fino alla fine del documento. I file di output vengono denominati utilizzando il testo del segnalibro.
Un documento con segnalibri per "Capitolo 1: Introduzione," "Capitolo 2: Metodi", e "Capitolo 3: Risultati" produce tre file di output: "Capitolo 1 Introduzione.pdf", "Capitolo 2 Metodi.pdf," e "Capitolo 3 Risultati.pdf." La denominazione è automatica e descrittiva. Ogni file contiene esattamente le pagine appartenenti a quel capitolo. Non ci sono intervalli di pagine manuali da calcolare. Non ci sono errori uno per uno ai limiti del capitolo.
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Prerequisiti: il PDF deve avere una struttura di segnalibri adeguata
La suddivisione basata sui segnalibri dipende interamente dal fatto che il PDF abbia un albero dei segnalibri ben organizzato. Se il PDF è stato esportato da Word con il comando "Crea segnalibri utilizzando le intestazioni" opzione abilitata, i segnalibri rispecchiano la struttura dell'intestazione del documento. Se il PDF è stato creato senza segnalibri, lo strumento di divisione non ha nulla con cui lavorare.
Prima di tentare una divisione basata sui segnalibri, apri il PDF e controlla il pannello dei segnalibri. I segnalibri sono presenti? Utilizzano la gerarchia corretta, con segnalibri di livello superiore per i capitoli e segnalibri secondari per le sezioni? Le destinazioni dei segnalibri puntano alle pagine corrette? Un segnalibro che punta alla pagina sbagliata, magari perché le pagine sono state inserite o cancellate dopo la creazione dei segnalibri, farà sì che la divisione collochi il limite del capitolo nella posizione sbagliata. Prova alcuni segnalibri facendo clic su di essi e verificando che raggiungano l'intestazione desiderata.
Se il PDF non ha segnalibri, puoi aggiungerli manualmente prima di dividerlo. L'editor Segnalibri PDF di WukongPDF ti consente di creare segnalibri per ogni intestazione di capitolo. Passare alla prima pagina di ogni capitolo, creare un nuovo segnalibro e assegnargli un nome. Una volta creati tutti i segnalibri dei capitoli, esegui la divisione per segnalibri. La fase di aggiunta manuale dei segnalibri richiede tempo ma produce file di capitoli perfettamente divisi.
Denominare e organizzare i file di output divisi
Dopo la divisione, i file di output prendono il nome dal testo del segnalibro. Rivedi i nomi per assicurarti che siano chiari e coerenti. Se un segnalibro fosse denominato "Ch. 3 - Risultati" il file di output sarà "Ch. 3 - Risultati.pdf." Se i nomi di alcuni segnalibri non sono coerenti, rinominare i file di output dopo la divisione. La denominazione coerente aiuta i destinatari a identificare rapidamente i propri file.
Se i file divisi verranno inviati via email, controlla la dimensione del file di ciascuno di essi. Alcuni capitoli potrebbero essere significativamente più lunghi di altri. Un capitolo composto principalmente da testo potrebbe essere di 500 KB. Un capitolo con molte fotografie potrebbe essere 15 MB ed essere troppo grande per essere inviato tramite posta elettronica. Comprimi i file di grandi dimensioni individualmente prima di inviarli. Questo approccio per file è migliore rispetto alla compressione dell'intero documento di 200 pagine prima di dividerlo, perché applica la compressione solo dove necessario e lascia i capitoli costituiti principalmente da testo alla loro qualità originale.
Gestione dei casi limite: segnalibri vuoti e gerarchie multilivello
Alcuni PDF presentano segnalibri che non puntano ad alcuna pagina, segnalibri vuoti rimasti dalla modifica o segnalibri segnaposto a cui non sono mai state assegnate destinazioni. Lo strumento di divisione dovrebbe ignorarli anziché creare file di output vuoti. Prima di dividere, cerca nell'elenco dei segnalibri le voci che sembrano segnaposto, "Sezione 4" senza pagine sotto ed eliminali.
Se l'albero dei segnalibri ha più livelli e desideri dividerlo in base ai segnalibri di secondo livello anziché al livello superiore, la maggior parte degli strumenti di divisione ti consentono di specificare in base a quale livello dividere. La divisione in base ai segnalibri di secondo livello produce file più piccoli e più granulari. La divisione in base ai segnalibri di livello superiore produce file più grandi, con dimensioni di capitolo. Scegli il livello che corrisponde al modo in cui verranno utilizzati i file. Lo strumento di divisione di WukongPDF utilizza per impostazione predefinita i segnalibri di livello superiore ma consente di selezionare un livello più profondo per una divisione più precisa. Dopo la divisione, verifica alcuni file di output verificando che inizino e finiscano ai limiti corretti dei segnalibri. Le Pagine PDF in ciascun file diviso devono formare una sezione coerente e autonoma che il destinatario possa leggere dall'inizio alla fine senza perdere il contesto.
La suddivisione basata sui segnalibri è utile anche per generare file di singoli capitoli per e-reader e piattaforme di pubblicazione digitale. Molte piattaforme di autopubblicazione richiedono che ogni capitolo sia un PDF separato. Invece di esportare un capitolo alla volta dal documento di origine, esporta l'intero libro come un unico PDF con titoli basati sui segnalibri, quindi dividilo in base ai segnalibri. I 20 capitoli diventano 20 file singoli in un'unica operazione. Ogni file ha un nome con il titolo del capitolo, pronto per essere caricato sulla piattaforma di pubblicazione. Questo flusso di lavoro trasforma un processo manuale in 20 passaggi in un processo automatizzato in due passaggi: esporta il PDF completo, suddiviso per segnalibri.
Quando dividi il testo in base ai segnalibri per distribuirlo a diversi revisori, valuta se ciascun revisore necessita dell'intero capitolo o solo di una sezione specifica. Se il capitolo 3 contiene sottosezioni su metodologia, dati e analisi e tre diversi revisori sono responsabili di ciascuna sezione, suddivisa in segnalibri di secondo livello anziché di livello superiore. Ciò produce file più piccoli e più mirati che ciascun revisore può gestire senza dover sfogliare sezioni che non sono di sua responsabilità. La capacità dello strumento di divisione di scegliere come target un livello di segnalibro specifico ti offre un controllo dettagliato sul modo in cui viene diviso il documento.
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