Caricare un PDF non crittografato nell'archivio cloud è come spedire una lettera in una busta trasparente. Chiunque abbia accesso al servizio di archiviazione può leggerne i contenuti. Crittografia PDF prima del caricamento aggiunge un livello di protezione che viaggia con il file. Anche se l'account cloud viene compromesso o il fornitore di servizi di archiviazione subisce una violazione, il PDF crittografato rimane illeggibile senza la password di decrittografia.
Crittografare un PDF non equivale a fare affidamento sulla crittografia integrata del servizio cloud. I fornitori di servizi cloud crittografano i dati inattivi sui loro server, ma detengono le chiavi di crittografia. Un PDF crittografato prima del caricamento utilizza chiavi controllate solo da te e dai destinatari previsti. Il provider archivia dati crittografati che non possono decrittografare, che è il modello di sicurezza più efficace disponibile per i documenti archiviati nel cloud.
Gli strumenti PDF Security di WukongPDF crittografano i PDF prima del caricamento, garantendo che i documenti archiviati nel cloud rimangano leggibili solo dai destinatari autorizzati.
Scegliere il giusto livello di crittografia
La crittografia PDF utilizza l'algoritmo AES con dimensioni della chiave di 128 o 256 bit. Entrambi sono considerati sicuri contro gli attacchi di forza bruta con la tecnologia attuale. AES a 256 bit fornisce un margine di sicurezza teorico rispetto ai futuri progressi dell’informatica quantistica. AES a 128 bit è leggermente più veloce da crittografare e decrittografare ed è compatibile con una gamma più ampia di lettori PDF meno recenti. Per la maggior parte dei documenti aziendali, entrambi i livelli sono adeguati.
Il fattore di sicurezza più importante è la password stessa. Un PDF crittografato AES a 256 bit con la password 1234 non offre sostanzialmente alcuna protezione. Utilizzare una password di almeno 12 caratteri che contenga lettere maiuscole, minuscole, numeri e simboli. L'algoritmo di crittografia protegge dagli attacchi diretti ai dati crittografati. La password protegge dagli attacchi alla chiave di decrittazione. Una password debole mina la crittografia più potente.
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Password e crittografia basata su certificato
La crittografia della password utilizza un segreto condiviso: chiunque conosca la password può decrittografare il PDF. Questo è semplice da configurare e funziona quando puoi comunicare la password al destinatario attraverso un canale separato. La crittografia basata su certificati utilizza l'infrastruttura a chiave pubblica: crittografi il PDF utilizzando il certificato pubblico del destinatario e solo il detentore della chiave privata corrispondente può decrittografarlo. Non è necessaria alcuna password condivisa.
La crittografia del certificato è più sicura per la condivisione ricorrente con gli stessi destinatari perché ogni destinatario utilizza il proprio certificato. Una password compromessa colpisce un solo utente. La crittografia della password è più semplice per la condivisione una tantum con nuovi destinatari perché non richiede lo scambio preventivo di certificati. Scegli in base al tuo modello di condivisione: certificato per destinatari fidati ricorrenti, password per condivisione ad hoc.
Crittografia in Adobe Acrobat Pro
Apri il PDF in Acrobat Pro e vai su File, quindi su Proprietà. Fare clic sulla scheda Sicurezza. Dal menu a discesa Metodo di sicurezza, scegli Sicurezza password. Seleziona Richiedi una password per aprire il documento e inserisci una password complessa. Per AES a 256 bit, seleziona Acrobat X e versioni successive dal menu a discesa Compatibilità. Fare clic su OK, confermare la password e salvare il file.
In pratica, il PDF crittografato mantiene lo stesso aspetto visivo ma ora richiede la password per essere aperto. Prova aprendo il file salvato in un lettore PDF. Il lettore dovrebbe richiedere la password. Immettere la password corretta per confermare l'apertura del file. Prova ad aprire senza la password per confermare che l'accesso è negato. Il test conferma che la crittografia è stata applicata correttamente prima che il file lasciasse il tuo controllo.
Crittografia senza software installato
Gli strumenti di crittografia PDF basati su browser applicano la stessa crittografia AES tramite un'interfaccia web. Carica il PDF, imposta una password e scarica la versione crittografata. Il file risultante viene crittografato utilizzando i metodi di crittografia standard delle specifiche PDF, identici a quelli prodotti da Acrobat Pro. La considerazione di sicurezza è che il PDF non crittografato viene caricato su un server remoto per l'elaborazione. Scegli un servizio con una politica sulla privacy chiara che affermi che i file caricati vengono eliminati dopo l'elaborazione.
| Metodo di crittografia | Forza | Ideale per |
|---|---|---|
| Password AES a 256 bit | Forte, basato su password | La maggior parte dei documenti aziendali, condivisione individuale |
| Basato su certificati | Forte, basato sull'identità | Gruppi di destinatari aziendali e ricorrenti |
| Password AES a 128 bit | Adeguato, ampiamente compatibile | Documenti condivisi con lettori PDF meno recenti |
Dopo il caricamento: gestione dei PDF crittografati nel cloud
Dopo aver caricato il PDF crittografato nell'archivio cloud, il file viene protetto quando è inattivo. Tuttavia, se visualizzi il PDF tramite l'anteprima web del servizio cloud, il servizio decrittografa temporaneamente il file per eseguire il rendering dell'anteprima, che espone il contenuto ai server del fornitore cloud. Per la massima sicurezza, scarica il PDF crittografato e aprilo localmente invece di visualizzarlo tramite l'anteprima sul cloud.
Condividi la password di decrittazione attraverso un canale separato dal collegamento di condivisione cloud. Invia il collegamento per il download del cloud tramite e-mail e la password tramite SMS o telefonata. Se sia il collegamento che la password si trovano nella stessa e-mail, un utente malintenzionato che compromette l'e-mail avrà tutto il necessario per accedere al documento. L'approccio a canali separati aggiunge un piccolo passaggio di comunicazione ma aumenta significativamente la difficoltà di accesso non autorizzato.
La crittografia dei PDF prima del caricamento nel cloud aggiunge un livello di sicurezza che protegge i tuoi documenti anche quando l'infrastruttura cloud è fuori dal tuo controllo. La crittografia viaggia con il file ovunque vada, sul server cloud, in transito o scaricata sul dispositivo del destinatario.
Cosa fare in caso di smarrimento della password di crittografia
Se la password di crittografia viene persa e non esiste alcun backup, il contenuto del documento sarà effettivamente inaccessibile. La crittografia PDF utilizza algoritmi potenti senza backdoor. L'unico percorso di ripristino è provare tutte le password che potresti aver utilizzato o ripristinare l'originale non crittografato da un backup o da un documento di origine.
Questo è il motivo per cui la gestione delle password è fondamentale. Archivia la password in un gestore di password subito dopo la crittografia. Verifica di poter aprire il file crittografato prima di eliminare eventuali copie non crittografate. Una password persa significa contenuto permanentemente inaccessibile.
Prima di caricare PDF crittografati nell'archivio cloud, verificare che il servizio cloud non tenti di creare anteprime dei file crittografati. Alcuni servizi tentano di eseguire il rendering delle anteprime aprendo i file, operazione che non riesce per i PDF crittografati e potrebbe generare avvisi di supporto.
Per flussi di lavoro collaborativi in cui più persone necessitano di accedere a PDF crittografati archiviati nel cloud, utilizza un gestore di password con depositi condivisi. Ogni persona autorizzata accede alla password attraverso il caveau condiviso e l'accesso può essere revocato individualmente.
In pratica, la combinazione di crittografia locale e archiviazione nel cloud offre il meglio di entrambi i mondi: accessibilità al cloud e comodità di condivisione con sicurezza di crittografia controllata localmente. Il fornitore di servizi cloud memorizza byte che non possono leggere.
La crittografia prima del caricamento è un'abitudine di sicurezza che aggiunge un tempo minimo al flusso di lavoro di condivisione. La fase di crittografia richiede pochi secondi. Il vantaggio in termini di sicurezza dura per tutto il tempo in cui il documento rimane nell'archivio cloud.
Il selettore del livello di crittografia negli strumenti PDF è impostato su AES a 128 bit per la massima compatibilità con i lettori meno recenti. Per i documenti che verranno aperti solo dai lettori moderni, seleziona AES a 256 bit per un margine di sicurezza più elevato.
Quando si crittografano i PDF per l'archiviazione, documentare la password di crittografia in un luogo sicuro separato dai file archiviati. Un PDF crittografato archiviato con una password persa è inaccessibile quanto un file danneggiato.
Alcuni lettori PDF applicano regole di crittografia diverse rispetto ad altri. Un PDF crittografato con AES a 256 bit che si apre correttamente in Acrobat Reader potrebbe non riuscire ad aprirsi in un lettore più vecchio o meno potente. Testare con il software del lettore di destinazione.
Le firme digitali e la crittografia sono protezioni complementari ma indipendenti. La crittografia impedisce la visualizzazione non autorizzata. Le firme digitali impediscono modifiche non autorizzate. Un documento può avere uno dei due, entrambi o nessuno dei due.
Nella maggior parte degli strumenti, la dimensione del file di un PDF crittografato è quasi identica all'originale non crittografato. La crittografia aggiunge un sovraccarico minimo perché opera sui flussi di contenuto senza modificare in modo significativo la struttura dei file.
Per la crittografia batch di più PDF destinati all'archiviazione nel cloud, la procedura guidata Acrobat Pro Action può applicare le stesse impostazioni di crittografia a una cartella di file. Ogni file riceve la stessa protezione senza configurazione manuale per file.
In genere, la password di crittografia non deve essere ricavata dal contenuto del documento o dai metadati. Una password basata sul titolo del documento o sulla data di creazione è indovinabile. Utilizza un generatore di password casuali per i documenti che necessitano di una protezione efficace.
Dopo aver crittografato un PDF, l'originale non crittografato esiste ancora e deve essere gestito in modo sicuro. Elimina l'originale non crittografato o archivialo in un contenitore crittografato. La crittografia sul PDF protegge solo quella copia specifica.
L'archiviazione nel cloud senza crittografia lato client è un modello di responsabilità condivisa in cui il provider protegge l'infrastruttura e l'utente protegge i dati. L'aggiunta della crittografia PDF prima del caricamento soddisfa l'utente da tale responsabilità. Il PDF crittografato è protetto da violazioni del provider, minacce interne ed esposizione accidentale attraverso autorizzazioni di condivisione configurate in modo errato.
La crittografia dei PDF prima del caricamento nel cloud è una pratica di sicurezza che non richiede manutenzione continua oltre alla gestione delle password. La crittografia rimane con il file ovunque viaggi. La password rimane ai destinatari autorizzati. Il fornitore di servizi cloud archivia byte che non possono interpretare.
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