Salvare un'e-mail come PDF è utile per tenere registri, condividere thread di e-mail con persone che non erano presenti nel thread originale o archiviare la corrispondenza insieme ai documenti correlati. Tutti i principali client di posta elettronica lo supportano: i passaggi variano leggermente tra loro.
Come convertire un'e-mail in PDF in Gmail
Apri l'e-mail in Gmail. Fai clic sul menu a tre punti nell'angolo in alto a destra dell'e-mail (non sul menu del browser, quello all'interno dell'e-mail stessa) e seleziona Stampa. Gmail apre un'anteprima di stampa. Nella finestra di dialogo di stampa, modifica la destinazione in Salva come PDF e fai clic su Salva. L'e-mail viene salvata come PDF includendo mittente, destinatario, data, riga dell'oggetto e corpo.
Per i thread di posta elettronica con più risposte, la funzione di stampa di Gmail acquisisce l'intero thread nell'ordine in cui appare sullo schermo. Se desideri solo messaggi specifici dal thread, espandi tali messaggi e comprimi gli altri prima di stampare.
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Come convertire un'e-mail in PDF in Outlook
In Microsoft Outlook su Windows, apri l'e-mail e vai su File > Stampa. Nella finestra di dialogo di stampa, seleziona Microsoft Print to PDF come stampante e fai clic su Stampa. Scegli una posizione di salvataggio quando richiesto. In Outlook sul Mac, vai su File > Stampa e utilizza il menu a discesa PDF nella parte inferiore sinistra della finestra di dialogo di stampa per selezionare Salva come PDF.
L'output PDF di Outlook include l'intestazione completa dell'e-mail (Da, A, CC, Data, Oggetto) seguita dal corpo del messaggio. Gli allegati non sono inclusi nel PDF; rimangono come file separati.
Conversione delle email in PDF su iPhone e Android
Su iPhone, apri l'e-mail in Mail, tocca la freccia di risposta nella parte inferiore dello schermo e scorri verso il basso per trovare Stampa. Nell'anteprima di stampa, pizzica verso l'esterno la miniatura per convertirla in una visualizzazione PDF, quindi tocca il pulsante Condividi e salva in File.
Su Android, apri l'e-mail in Gmail o nell'app di posta, tocca il menu a tre punti, seleziona Stampa, quindi scegli Salva come PDF dal menu a discesa della stampante. Il processo funziona allo stesso modo del salvataggio di una pagina web in PDF su Android.
Inserimento di allegati e-mail nel PDF
La conversione standard da email a PDF acquisisce solo il corpo dell'email, non gli allegati. Se hai bisogno dell'e-mail e dei relativi allegati in un unico file, scarica gli allegati separatamente, convertili in PDF se non lo sono già, quindi utilizza lo strumento Unisci PDF di WukongPDF per combinare l'e-mail PDF con gli allegati PDF nell'ordine corretto.
Ciò crea un record autonomo della corrispondenza e di tutti i documenti correlati, utile per questioni legali, documenti di conformità o archivi di progetti di clienti in cui tutto ciò che riguarda una comunicazione deve essere archiviato insieme.
Organizzazione e denominazione delle email PDFs
Il nome file predefinito per un'esportazione tramite posta elettronica inPDF è in genere la riga dell'oggetto, che potrebbe essere lunga o contenere caratteri che causano problemi in alcuni file system. Rinomina il file immediatamente dopo averlo salvato in qualcosa di coerente: un formato basato sulla data come 2025-06-15_ClientName_Topic funziona bene e viene ordinato cronologicamente in qualsiasi file manager.
Se l'email PDF è di grandi dimensioni a causa delle immagini in linea, l'esecuzione tramite uno strumento PDF Compressione riduce le dimensioni del file senza influire sul contenuto del testo. La maggior parte dei PDF email vengono compressi bene poiché le immagini spesso non sono ottimizzate per l'archiviazione dei documenti.
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