Qu'est-ce que PDF/A et pourquoi a-t-il été créé
PDF/A est une version du format PDF spécialement conçue pour la conservation de documents à long terme. Le A signifie Archive. Un fichier PDF/A est autonome. Toutes les polices sont intégrées. Toutes les couleurs sont définies dans un espace colorimétrique indépendant du périphérique. Aucune référence externe n'existe. Le document est un package complet et autonome qui ne dépend d’aucune ressource externe pour s’afficher correctement.
PDF/A élimine les dépendances externes pour garantir que le document reste lisible des décennies après sa création.
La nature autonome du PDF/A est à la fois sa plus grande force et la raison de la plus grande taille de fichier.
La norme PDF pour l'archivage a été développée parce que les organisations accumulaient des millions de fichiers PDF sans aucune garantie que les documents resteraient lisibles des décennies dans le futur. Un PDF créé aujourd'hui peut s'appuyer sur des polices installées sur l'ordinateur du créateur, sur des profils de couleurs spécifiques à une imprimante particulière ou sur du contenu externe lié au Web. Ces dépendances n’existeront peut-être plus dans 20 ou 50 ans. PDF/A élimine toutes les dépendances externes.
La spécification PDF Format pour l'archivage applique des exigences qui rendent le document indépendant de son environnement de création. Le cryptage est interdit car les documents cryptés nécessitent des clés qui risquent d'être perdues. Les références à des contenus externes sont interdites car les contenus référencés peuvent disparaître. Le contenu JavaScript et exécutable est interdit car les futurs spectateurs pourraient ne pas les prendre en charge. Ces interdictions garantissent que le document est autonome.
Les gouvernements, les tribunaux, les bibliothèques et les industries réglementées ont adopté le PDF/A comme format requis pour la soumission et l'archivage de documents. Lorsque les Archives nationales des États-Unis accèdent à des documents électroniques, elles nécessitent le format PDF/A. Lorsque les tribunaux européens acceptent les dépôts électroniques, ils précisent PDF/A. Le format est devenu la norme mondiale pour les documents qui doivent survivre à travers les générations technologiques.
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Les principales différences entre le PDF standard et le PDF/A
Un PDF standard peut référencer des polices externes installées sur l'ordinateur du créateur mais non intégrées dans le fichier. Un PDF/A doit intégrer toutes les polices utilisées dans le document. Cette exigence d'intégration garantit que le texte s'affichera correctement sur tout futur système, quelles que soient les polices installées.
Un PDF standard peut contenir du JavaScript, des champs de formulaire qui calculent des valeurs, du contenu multimédia et des éléments interactifs. Un PDF/A interdit le contenu exécutable. JavaScript n'est pas autorisé. Le multimédia n'est pas autorisé. Le document doit être statique et autonome. Cette interdiction garantit que les futurs spectateurs n'auront pas besoin de prendre en charge des fonctionnalités de script ou multimédia qui n'existeront peut-être pas dans le futur des archives.
Un PDF standard peut référencer des images externes, du contenu lié et des ressources en ligne. Un PDF/A doit contenir tout le contenu du fichier. Aucune référence externe n’est autorisée. Chaque image, graphique et élément de contenu doit être intégré. Cette autonomie garantit que le document ne dépend pas de la disponibilité continue d'une ressource externe.
Un PDF standard peut utiliser le cryptage et la protection par mot de passe. Un PDF/A interdit le cryptage. Un document crypté ne peut pas être ouvert sans la clé ou le mot de passe, qui peuvent se perdre avec le temps. Un document non crypté peut toujours être ouvert, préservant ainsi l'accès au contenu pour les générations futures.
Un PDF standard peut utiliser des espaces colorimétriques dépendants du périphérique qui dépendent de caractéristiques spécifiques de l'imprimante ou de l'affichage. Un PDF/A nécessite des spécifications de couleurs indépendantes du périphérique. Les couleurs doivent être définies d'une manière qui ne dépend d'aucun périphérique de sortie particulier. Cette indépendance des couleurs garantit un rendu cohérent sur différents écrans et imprimantes.
Quand utiliser PDF/A et quand le PDF standard est suffisant
Utilisez PDF/A pour les documents qui doivent rester lisibles pendant de nombreuses années, voire décennies. Les dossiers juridiques, les dossiers gouvernementaux, les données de recherche scientifique, les archives d'entreprise et les documents historiques bénéficient tous du format PDF/A. Le léger effort supplémentaire de conversion en PDF/A lors de la création est justifié par l'assurance d'une lisibilité à long terme.
Utilisez le PDF standard pour les documents qui ne nécessitent pas de conservation à long terme. Un projet de rapport diffusé aujourd’hui pour examen et rejeté la semaine prochaine n’a pas besoin d’être PDF/A.
Une présentation partagée pour une réunion à venir n’a pas besoin de PDF/A. Le format PDF standard est suffisant pour les documents à cycle de vie court.
Utilisez PDF/A pour tout document que vous êtes tenu par règlement ou contrat de soumettre dans un format d'archives. Vérifiez les exigences de soumission de l’organisation destinataire. S'ils spécifient PDF/A, soumettez-les en PDF/A. La soumission au format PDF standard lorsque PDF/A est requis entraînera le rejet.
Utilisez le PDF standard lorsque le document contient des fonctionnalités interdites par PDF/A et que ces fonctionnalités sont essentielles à l'objectif du document. Un formulaire interactif que les destinataires doivent remplir ne peut pas être au format PDF/A. Une présentation multimédia avec vidéo intégrée ne peut pas être au format PDF/A. Si les fonctionnalités interactives sont nécessaires, utilisez le PDF standard et acceptez que le document ne soit pas optimisé pour une conservation à long terme.
Comment convertir un PDF standard en PDF/A
Adobe Acrobat Pro inclut la conversion PDF/A. Ouvrez le PDF, sélectionnez l'outil PDF/A dans le panneau Production d'impression ou Normes, puis choisissez la version PDF/A dont vous avez besoin. Acrobat analyse le document à la recherche de problèmes de conformité, signale tout problème et convertit le document lorsque tous les problèmes sont résolus.
La plupart des traitements de texte et des applications bureautiques peuvent exporter directement au format PDF/A. Dans Microsoft Word, les options Enregistrer au format PDF incluent une case à cocher compatible PDF/A. Dans LibreOffice, la boîte de dialogue d'exportation PDF comprend une option PDF/A. L'exportation directement au format PDF/A à partir de l'application source est la méthode la plus fiable car l'application peut garantir la conformité dès le départ.
Les outils de conversion de WukongPDF peuvent convertir des PDF standard au format PDF/A via n'importe quel navigateur.
Téléchargez le PDF, sélectionnez l'option de conversion PDF/A et téléchargez le document conforme. L'approche basée sur un navigateur rend la conversion PDF/A accessible sans acheter de logiciel professionnel.
Après la conversion au format PDF/A, vérifiez que la conversion a réussi. La plupart des visualiseurs PDF affichent l'état de conformité PDF/A dans les propriétés du document. Ouvrez le PDF converti et vérifiez qu'il est identifié comme compatible PDF/A. Vérifiez que tout le contenu, y compris les images et les polices, est rendu correctement. La conversion ne doit pas modifier l'apparence visuelle du document.
La norme PDF/A a évolué à travers plusieurs versions. PDF/A-1 est basé sur PDF 1.4 et constitue le format d'archivage le plus largement pris en charge. PDF/A-2 est basé sur PDF 1.7 et ajoute la prise en charge des effets de compression et de transparence JPEG 2000. PDF/A-3 est basé sur PDF 1.7 et permet d'inclure des fichiers intégrés dans d'autres formats, tels que le document source original, dans le package d'archives.
Pour les documents qui seront soumis aux tribunaux ou aux agences gouvernementales, vérifiez la version PDF/A spécifique requise avant la conversion. La soumission du PDF/A-3 alors que le système de réception s'attend à ce que le PDF/A-1 entraînera le rejet. La plupart des systèmes acceptent PDF/A-1 ou PDF/A-2. PDF/A-3 est moins couramment requis et ne doit être utilisé que sur demande spécifique.
La conversion au format PDF/A peut affecter l'apparence visuelle du document si le PDF original utilisait des fonctionnalités interdites par PDF/A. Les effets de transparence peuvent être aplatis. Les espaces colorimétriques peuvent être convertis. Les polices qui n'ont pas pu être intégrées peuvent être remplacées. Après la conversion, examinez attentivement la sortie PDF/A pour vous assurer que les modifications visuelles sont acceptables.
Les outils de validation PDF/A peuvent vérifier si un PDF répond aux exigences de conformité PDF/A. Ces outils signalent des problèmes de conformité spécifiques, tels que des polices non intégrées ou des espaces colorimétriques non pris en charge. L'exécution d'une validation avant de soumettre un document PDF/A détecte les problèmes de conformité qui pourraient entraîner un rejet.
La valeur à long terme du PDF/A est démontrée par des documents créés il y a des décennies et qui restent lisibles aujourd'hui. Un document PDF/A créé en 2010 s'ouvre correctement dans n'importe quelle visionneuse PDF moderne. Un PDF standard de la même époque peut s'ouvrir ou non correctement selon la manière dont il a été créé et les fonctionnalités qu'il utilise.
Pour les organisations planifiant des projets de numérisation de documents à grande échelle, le format de sortie PDF/A doit être utilisé. La numérisation de documents papier au format PDF/A garantit que les versions numériques resteront accessibles pendant toute leur période de conservation requise, qui, pour de nombreux documents gouvernementaux et juridiques, se mesure en décennies.
Pour les documents qui mélangent des pages PDF standard avec des exigences PDF/A, déterminez si l'intégralité du document doit être au format PDF/A. La norme d'archivage peut être appliquée à des pages ou des sections spécifiques tout en laissant les autres pages au format PDF standard, bien que cette approche mixte soit inhabituelle.
Le processus de conversion PDF/A peut augmenter la taille du fichier car toutes les polices et tous les profils de couleurs doivent être intégrés. Un PDF standard faisant référence aux polices système est plus petit que le même document converti en PDF/A avec toutes les polices entièrement intégrées. L’augmentation de la taille des fichiers représente le coût de l’auto-confinement.
Les organisations qui gèrent un mélange de PDF standard et d'archives doivent développer des conventions de dénomination claires qui distinguent les deux formats. Un nom de fichier qui inclut l'indicateur PDF/A indique aux futurs utilisateurs que le document a été préparé pour l'archivage et doit être traité en conséquence.
Pour les organisations qui élaborent des stratégies de gestion de documents, comprendre la différence entre PDF et PDF/A éclaire les décisions sur le format à utiliser pour quels types de documents tout au long du cycle de vie du document, de sa création à son archivage.
Le format PDF/A est l'une des nombreuses normes PDF spécialisées, aux côtés de PDF/X pour l'impression et PDF/E pour l'ingénierie. Chaque norme répond à un ensemble spécifique d'exigences. Comprendre quelle norme s'applique à votre type de document garantit que vous utilisez le bon outil pour le bon objectif.
La décision entre PDF et PDF/A doit être prise au moment de la création du document, et non des années plus tard lorsque le document doit être récupéré d'une archive et s'avère illisible. Faire le bon choix de format au moment de la création préserve les options pour l’avenir.
Comprendre les compromis entre le PDF standard et le PDF/A vous aide à prendre des décisions éclairées en matière de format pour chaque document que vous créez ou archivez, en garantissant que chaque document est au bon format pour son objectif et sa durée de vie prévue.
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