Que se passe-t-il lorsque plusieurs personnes doivent signer le même PDF
Un flux de travail Sign PDF devient plus complexe lorsque plusieurs signatures sont requises. Un contrat qui nécessite les signatures des deux parties, un formulaire d'approbation qui nécessite la signature d'un manager et d'un directeur, un document juridique qui nécessite la signature de témoins en plus de la signature principale, chacun de ces scénarios multi-signatures soulève la question de savoir si et comment des signatures supplémentaires peuvent être ajoutées après la signature de la première personne.
Plusieurs champs de signature permettent à chaque signataire d'ajouter sa signature indépendamment sans affecter les signatures précédentes.
Comprendre la différence entre les signatures certifiées et non certifiées évite les problèmes de flux de travail lors de la signature multipartite.
La réponse technique dépend de la manière dont la première signature a été appliquée. Si le premier signataire a utilisé une signature numérique standard qui certifie le document et le verrouille contre toute modification ultérieure, l'ajout d'une deuxième signature peut ne pas être possible sans invalider la première signature. Les signatures numériques certifiées sont conçues pour détecter toute modification ultérieure du document, et l'ajout d'une deuxième signature compte comme une modification. Si le premier signataire a appliqué une image de signature visuelle sans certification, le document reste ouvert à des signatures supplémentaires.
La norme Digital Signature prend en charge plusieurs signatures via des champs de signature. Un PDF correctement préparé peut inclure plusieurs champs de signature, chacun étant désigné pour un signataire spécifique. Le premier signataire remplit son champ de signature. Le deuxième signataire remplit le sien. Le troisième signataire remplit le leur. Chaque signature est indépendante et l’ajout d’une signature ultérieure n’invalide pas les précédentes. Cette approche multi-champs nécessite que le PDF soit configuré avec plusieurs champs de signature avant que la première signature ne soit appliquée.
Comprendre la différence entre une signature certifiée qui verrouille le document et une signature non certifiée qui laisse le document ouvert à d'autres signatures est essentiel pour toute personne impliquée dans la signature de documents multipartites.
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Comment signer un PDF qui porte déjà la signature de quelqu'un d'autre
Si la première signature était une image de signature visuelle ajoutée via un outil d'annotation PDF standard, le PDF n'est pas verrouillé. Ouvrez le PDF dans n'importe quel éditeur PDF prenant en charge les signatures, créez ou importez votre signature et placez-la sur le document à l'emplacement approprié.
Le document accepte votre signature tout comme il a accepté la première signature. Enregistrez le PDF avec votre signature ajoutée. Le fichier contient désormais les deux signatures.
Si la première signature était une signature numérique certifiée qui verrouille le document, vous avez deux options. Contactez le premier signataire et demandez-lui de signer à nouveau le document sans certification ou avec des paramètres de certification autorisant des signatures supplémentaires. Le premier signataire peut réexporter le document original avec les paramètres de signature appropriés et vous le renvoyer. Alternativement, le créateur du document peut ajouter plusieurs champs de signature avant que les signatures ne soient appliquées, permettant à chaque signataire de signer indépendamment.
Si le document a été configuré avec plusieurs champs de signature, chaque signataire ne voit que les champs désignés lorsqu'il ouvre le PDF dans une visionneuse prenant en charge les signatures. Cliquez sur votre champ de signature. La visionneuse vous invite à appliquer votre signature. Complétez votre signature et le document est mis à jour avec votre signature ajoutée au champ désigné. Les signatures précédentes restent intactes et valables. Il s'agit du flux de travail multi-signature le plus fluide et celui que les créateurs de documents devraient utiliser lorsqu'ils savent à l'avance que plusieurs signatures seront nécessaires.
L'outil Sign PDF de WukongPDF prend en charge l'ajout de signatures aux PDF qui contiennent déjà d'autres signatures, à condition que les signatures existantes soient des annotations visuelles plutôt que des signatures numériques certifiées. Téléchargez le PDF, ajoutez votre signature à l'endroit approprié et téléchargez le document multi-signature. L'outil préserve tout le contenu existant tout en ajoutant votre signature.
Configurer un PDF pour plusieurs signatures avant que quiconque ne signe
Créez le PDF avec des champs de signature désignés à l'aide d'un éditeur PDF prenant en charge la création de champs de formulaire. Ajoutez un champ de signature numérique pour chaque personne devant signer. Nommez chaque champ de manière descriptive, par exemple Signature de l'acheteur et Signature du vendeur, afin que chaque signataire puisse identifier son champ désigné. Positionnez les champs là où les signatures doivent apparaître sur le document. Enregistrez le PDF préparé et distribuez-le au premier signataire.
Les signataires doivent signer dans n'importe quel ordre. Chaque champ de signature étant indépendant, l’ordre de signature n’affecte pas la validité des signatures. Le premier signataire ouvre le PDF, clique sur le champ désigné, applique sa signature et enregistre. Le deuxième signataire ouvre le même PDF, clique sur son champ, applique sa signature et enregistre. Chaque signataire ajoute uniquement sa propre signature sans affecter les autres.
Une fois toutes les signatures appliquées, le PDF contient toutes les signatures dans les champs désignés. Toute personne ouvrant le document final peut voir chaque signature et vérifier, si les signatures sont certifiées numériquement, que chaque signature est valide et que le document n'a pas été modifié depuis l'application de chaque signature. L'approche multi-champs produit un document propre et organisé avec toutes les signatures dans leurs positions correctes.
La sécurité PDF des documents multi-signatures dépend de la certification ou non des signatures. Les signatures visuelles non certifiées indiquent qui a signé mais ne fournissent pas de vérification cryptographique de l'identité ou de l'intégrité du document. Les signatures numériques certifiées permettent à la fois de vérifier l'identité et de détecter les falsifications. Choisissez le type de signature qui correspond aux exigences légales et de sécurité du document.
Que faire lorsque les workflows multi-signatures tournent mal
Si vous recevez un PDF censé comporter un champ de signature pour vous mais que ce n'est pas le cas, demandez au créateur du document d'envoyer une nouvelle version avec les champs corrects.
L'application de votre signature en dehors d'un champ désigné en tant qu'annotation de forme libre peut ne pas satisfaire aux exigences de signature du document, en particulier pour les documents juridiques ou réglementaires qui spécifient l'emplacement du champ de signature.
Si une signature précédente devient invalide après avoir ajouté votre signature, le document a probablement été certifié par le premier signataire de manière à empêcher toute modification. Demandez une version non certifiée au premier signataire. Expliquez que le document nécessite plusieurs signatures et que la certification a empêché l'ajout de votre signature. Le premier signataire peut signer à nouveau sans certification, ou le créateur du document peut configurer plusieurs champs et redémarrer le processus de signature.
Si le document nécessite des signatures dans un ordre juridique spécifique, suivez cet ordre même si la capacité technique permet de signer dans n'importe quel ordre. La validité juridique des signatures peut dépendre de l'ordre de signature tel que spécifié dans les termes du document. La commodité technique ne doit pas prévaloir sur les exigences légales. En cas de doute sur l'ordre de signature requis, consultez les instructions du document ou le professionnel du droit qui l'a rédigé.
Dans de nombreux contextes commerciaux et juridiques, l’ordre dans lequel les signatures sont appliquées est important quelle que soit la capacité technique. Un contrat peut préciser que l’acheteur signe en premier, puis le vendeur. Une approbation interne peut nécessiter la signature du gestionnaire avant celle du directeur. La technologie PDF peut autoriser les signatures dans n'importe quel ordre, mais les exigences légales ou procédurales peuvent imposer un ordre spécifique. Vérifiez toujours les instructions de signature du document avant d'ajouter votre signature à un document partiellement signé.
Pour les documents nécessitant plusieurs témoins en plus des signataires, le PDF doit inclure des champs de signature distincts pour chaque rôle. Le signataire principal a un champ désigné. Chaque témoin a son propre champ désigné. Cette clarté évite la confusion liée à la présence de plusieurs signatures dans la même zone du document et garantit que chaque signature apparaît dans la bonne position par rapport au texte du document qu'elle authentifie.
Avant de distribuer un PDF pour plusieurs signatures, communiquez la procédure de signature à tous les signataires. Dites à chaque signataire où trouver son champ de signature, quel type de signature utiliser et quoi faire après la signature. Des instructions claires évitent la confusion qui survient lorsque les signataires ne savent pas s'ils doivent signer dans un champ spécifique, ajouter une signature libre ou attendre que d'autres signent en premier.
Pour les documents qui nécessitent la signature de personnes situées à différents endroits, le flux de travail multi-signature basé sur PDF élimine les retards et les coûts liés à l'expédition physique des documents. Chaque signataire reçoit le PDF par e-mail, appose sa signature et le transmet au signataire suivant. Un document qui prendrait une semaine pour circuler physiquement peut être entièrement signé en quelques heures grâce au flux de travail numérique.
Certaines plateformes de signature électronique gèrent automatiquement le workflow multi-signature. Vous téléchargez le document, spécifiez les signataires et leur ordre, et la plateforme envoie le document à chaque signataire dans l'ordre, collecte leurs signatures et vous avertit lorsque toutes les signatures sont terminées. Ces plates-formes ajoutent de la commodité et du suivi au flux de travail PDF multi-signature de base. Ils fournissent également généralement une piste d’audit documentant le moment où chaque signature a été appliquée.
Une fois toutes les signatures appliquées, stockez le PDF entièrement signé dans un emplacement sécurisé et distribuez des copies à tous les signataires pour leurs dossiers. Chaque signataire doit conserver une copie du document montrant toutes les signatures. En cas de litige sur la signature du document, chaque partie dispose de sa propre copie du document signé comme preuve. Cette tenue de registres distribués est une pratique courante pour les documents signés par plusieurs parties.
Lorsque plusieurs personnes signent le même PDF, chaque signature doit être clairement associée au signataire via un nom, une date et un titre imprimés sous l'image de la signature. Ces informations d'identification suppriment toute ambiguïté sur qui a signé et à quel titre. L’ajout de ces informations est une pratique professionnelle standard pour les documents multi-signatures.
La commodité des flux de travail PDF multi-signatures en a fait une pratique courante dans les secteurs où les documents nécessitent régulièrement l'approbation de plusieurs parties, notamment l'immobilier, les services juridiques, les achats et les ressources humaines.
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