Un ordinateur de travail a souvent des politiques d'installation de logiciels restreintes. Vous ne pouvez pas télécharger Adobe Acrobat Pro, vous ne pouvez pas exécuter de programme d'installation et vous ne pouvez pas ajouter d'extensions de navigateur sans l'approbation du service informatique. Vous devez toujours envoyer un PDF protégé par mot de passe à un client ou partenaire externe. La question est de savoir s'il existe un chemin vers PDF Security qui ne nécessite pas l'installation de logiciels ou la demande d'exception auprès du service informatique.
La réponse est oui, via deux canaux principaux : des outils de protection PDF en ligne basés sur un navigateur qui s'exécutent entièrement sur le Web sans installation locale, et des fonctionnalités intégrées du système d'exploitation qui peuvent générer des PDF protégés par mot de passe via la boîte de dialogue d'impression au format PDF. Aucune des deux approches ne nécessite des privilèges d'administrateur ou l'installation d'un logiciel, et les deux produisent des PDF protégés par un cryptage AES standard que respecte tout lecteur PDF moderne.
L'outil Protect PDF de WukongPDF ajoute une protection par mot de passe aux PDF directement dans le navigateur. Téléchargez le fichier, définissez un mot de passe et téléchargez la version protégée sans rien installer sur l'ordinateur de travail.
Comment fonctionne la protection par mot de passe PDF sans logiciel local
La protection par mot de passe PDF repose sur des algorithmes de cryptage intégrés à la spécification PDF elle-même. Lorsque vous définissez un mot de passe d'ouverture sur un PDF, le contenu est crypté à l'aide d'AES et le mot de passe devient la clé de déchiffrement. Le lecteur PDF qui ouvre le fichier gère le décryptage de manière transparente une fois que l'utilisateur a saisi le mot de passe correct. L’étape de cryptage et de définition du mot de passe peut avoir lieu n’importe où. Sur votre ordinateur local avec Acrobat Pro, sur un serveur Web via un outil en ligne ou via une fonctionnalité intégrée du système d'exploitation. Le PDF protégé résultant est identique quel que soit l’endroit où le cryptage a été effectué.
En pratique, la principale considération de sécurité avec les outils basés sur un navigateur est que le PDF non crypté doit être téléchargé sur un serveur distant pour être traité. Pour les documents contenant des informations sensibles, cette étape de téléchargement introduit un risque d'exposition des données qui n'existe pas avec les logiciels installés localement. Les services PDF en ligne réputés indiquent leurs pratiques de traitement des données dans une politique de confidentialité et suppriment les fichiers téléchargés après traitement. Avant de télécharger un document de travail sensible sur un service en ligne, vérifiez que les politiques de conservation et de suppression des données du service correspondent aux exigences de sécurité des informations de votre organisation.
Essayez de protéger le PDF
Aucune installation nécessaire. Fonctionne directement dans votre navigateur.
Méthode 1 : Outils de protection PDF en ligne basés sur un navigateur
Ouvrez un navigateur Web et accédez à un service de protection PDF en ligne. Téléchargez le PDF en le faisant glisser sur la fenêtre du navigateur ou en utilisant le sélecteur de fichiers. Entrez un mot de passe dans le champ prévu. La plupart des services proposent également un mot de passe d'autorisation distinct qui restreint la modification, l'impression ou la copie indépendamment du mot de passe d'ouverture. Pour une protection simple, définissez uniquement le mot de passe d'ouverture. Cliquez sur Protéger ou Chiffrer et le service traite le fichier. Téléchargez immédiatement le PDF protégé.
Testez le PDF protégé en l'ouvrant dans un lecteur PDF. Le lecteur doit demander le mot de passe avant d'afficher tout contenu. Entrez le mot de passe que vous avez défini et confirmez que le document s'ouvre correctement. Sans le mot de passe, le lecteur devrait afficher une page vierge ou une invite de mot de passe, selon le lecteur. De nombreux outils en ligne imposent une limite à la taille des fichiers pour un traitement gratuit, généralement de 25 à 100 Mo. Pour les fichiers plus volumineux, divisez d'abord le PDF à l'aide d'un outil de division, protégez chaque partie séparément ou utilisez la méthode d'impression au format PDF décrite ci-dessous.
Méthode 2 : Imprimer au format PDF avec les fonctionnalités du système d'exploitation intégrées
Windows et macOS incluent une option Microsoft Imprimer au format PDF ou Enregistrer au format PDF dans la boîte de dialogue d'impression de n'importe quelle application. Le PDF résultant n'est pas protégé par mot de passe par défaut, mais le chemin d'impression peut être combiné avec d'autres outils intégrés pour produire une protection. Sous Windows, l'imprimante Microsoft Print to PDF ne prend pas en charge nativement la protection par mot de passe. La solution de contournement consiste à utiliser Microsoft Word s'il est déjà installé, ce qui est souvent le cas sur les ordinateurs de travail. Ouvrez le PDF dans Word, qui le convertit en document modifiable, puis accédez à Fichier, Enregistrer sous, choisissez PDF, cliquez sur Options et cochez Chiffrer le document avec un mot de passe.
Sur macOS, l'application Aperçu intégrée peut exporter un PDF avec cryptage. Ouvrez le PDF dans Aperçu, accédez à Fichier, puis Exporter. Dans la boîte de dialogue d'exportation, cochez la case Chiffrer, entrez un mot de passe et enregistrez. L'aperçu applique le cryptage AES 128 bits. La fonctionnalité est disponible sur tous les Mac sans installer de logiciel supplémentaire. Pour les utilisateurs Windows sans Word, la méthode basée sur le navigateur est l'option sans installation la plus fiable.
Méthode 3 : applications mobiles de numérisation PDF sur un téléphone professionnel
Si l'installation de logiciels sur l'ordinateur de travail est restreinte mais que le téléphone professionnel autorise l'installation d'applications, un scanner de PDF mobile ou une application d'édition peut ajouter une protection par mot de passe à un PDF. Transférez le PDF sur le téléphone par e-mail ou via une application de stockage cloud. Ouvrez-le dans une application PDF prenant en charge la protection par mot de passe, telle qu'Adobe Acrobat Reader pour mobile ou Microsoft 365. Appliquez le mot de passe et enregistrez la copie protégée. Transférez le PDF protégé sur l'ordinateur de travail par e-mail ou via le stockage cloud.
La protection mobile fonctionne bien pour une utilisation occasionnelle sur des documents uniques. Il ne s'adapte pas au traitement par lots de nombreux fichiers. L'approche des applications mobiles évite également le problème d'exposition des données lié au téléchargement de documents sensibles vers un service en ligne, car le traitement s'effectue sur le téléphone plutôt que sur un serveur distant. Pour les documents hautement confidentiels sur un ordinateur de travail verrouillé, la solution de contournement du téléphone mobile constitue une voie de protection pratique.
| Méthode | Installation requise ? | Force du cryptage |
|---|---|---|
| Outil de protection des PDF en ligne | Non, fonctionne dans le navigateur | AES 128 bits ou 256 bits, selon le service |
| Imprimante PDF OS intégrée | Non, déjà installé | Varie, souvent AES 128 bits |
| Application de numérisation de PDF mobile | Installation de l'application, aucun droit d'administrateur requis | AES 128 bits typique |
Meilleures pratiques en matière de mot de passe pour les PDF protégés
Le cryptage est aussi fort que le mot de passe. Un PDF crypté AES 256 bits avec le mot de passe 1234 n'offre pratiquement aucune protection. Utilisez un mot de passe d'au moins 12 caractères mélangeant majuscules, minuscules, chiffres et symboles. Communiquez le mot de passe au destinataire via un canal différent de celui du PDF lui-même. Si vous envoyez le PDF protégé par e-mail, envoyez le mot de passe par SMS, appel téléphonique ou par e-mail séparé avec une ligne d'objet différente. Cette séparation garantit qu'un attaquant qui intercepte l'e-mail ne dispose pas à la fois du fichier et de la clé.
Ne stockez pas le mot de passe dans le nom de fichier du PDF ou dans le corps du même e-mail. Ces pratiques vont à l’encontre de l’objectif de la protection par mot de passe. Enregistrez le mot de passe dans un gestionnaire de mots de passe afin de pouvoir le partager ultérieurement avec le destinataire et le récupérer si nécessaire. La protection par mot de passe d'un PDF sur un ordinateur de travail verrouillé prend quelques minutes via un outil basé sur un navigateur ou une fonctionnalité intégrée du système d'exploitation. La protection qu'il offre est réelle et le flux de travail fonctionne sans déclencher de violations de la politique informatique.
Que faire si l'outil en ligne bloque votre PDF
Certains outils de protection PDF en ligne rejettent les fichiers qui dépassent une limite de taille, contiennent des modèles de contenu sensible détectables ou proviennent de certaines plages IP. Si votre PDF est rejeté, essayez un autre service. La technologie de cryptage sous-jacente est standardisée, de sorte que le résultat de tout service réputé est fonctionnellement identique. Si plusieurs services rejettent le fichier, le problème vient probablement de la taille du fichier. Divisez le PDF en parties plus petites à l'aide d'un outil de division en ligne gratuit, protégez chaque partie individuellement et envoyez au destinataire l'ensemble des fichiers protégés ainsi que les instructions pour les fusionner après le déverrouillage. Bien que cela ajoute des étapes pour le destinataire, cela préserve la possibilité de protéger par mot de passe un document volumineux sans logiciel installé.
Pour les besoins de protection récurrents sur un ordinateur verrouillé, ajoutez un service de protection PDF en ligne fiable dans votre navigateur. Les services qui fonctionnent depuis plusieurs années et affichent une politique de confidentialité claire avec des délais explicites de suppression des données sont des choix plus sûrs que des services flambant neufs avec une documentation minimale. Un service indiquant que les fichiers téléchargés sont supprimés dans l'heure suivant le traitement offre une fenêtre d'exposition raisonnable des données pour la plupart des documents commerciaux.
Cryptage de PDF sur un Chromebook ou un ordinateur public
Pour la plupart des outils, le scénario de verrouillage s'étend aux Chromebooks et aux ordinateurs à accès public où l'installation de logiciels est encore plus restreinte. Sur un Chromebook, les outils de protection en ligne basés sur un navigateur constituent la principale option. ChromeOS prend en charge les mêmes outils Web que n'importe quel système d'exploitation via Chrome. Téléchargez le PDF sur le service en ligne, définissez le mot de passe et téléchargez la version protégée sur le stockage local ou sur Google Drive.
Les ordinateurs des bibliothèques publiques ajoutent à la complication des comptes basés sur des sessions où les fichiers du bureau sont effacés à la déconnexion. Après avoir protégé le PDF en ligne, enregistrez la sortie sur une clé USB ou envoyez-la-vous par courrier électronique. Ne saisissez pas de mots de passe sensibles sur des ordinateurs publics susceptibles d'être équipés d'enregistreurs de frappe. Limitez la protection PDF des ordinateurs publics aux fichiers sans contenu hautement sensible, car l'environnement introduit des risques qu'aucun outil en ligne ne peut entièrement atténuer. Le flux de travail de protection PDF basé sur un navigateur comble une lacune spécifique pour les utilisateurs qui ont besoin de sécurité des documents sur des appareils verrouillés et, pour ce cas d'utilisation, il fournit une solution pratique où l'alternative consiste à envoyer le document non protégé.
La commodité de la protection PDF basée sur un navigateur s'accompagne de la responsabilité de choisir un service avec des pratiques transparentes en matière de données. Avant de télécharger un document de travail, même non sensible, consultez la politique de confidentialité du service sur trois points spécifiques : combien de temps les fichiers téléchargés sont conservés, si le contenu du fichier est accessible à des fins autres que le traitement et si la connexion utilise le cryptage HTTPS. Un service qui supprime les fichiers dans un délai d'une heure, n'accède pas au contenu au-delà du traitement et utilise HTTPS pour tous les transferts répond à la norme minimale de protection des documents professionnels sur un ordinateur verrouillé.
Essayez de protéger le PDF
Aucune installation nécessaire. Fonctionne directement dans votre navigateur.