La création d'une Signature numérique pour un PDF est un processus de configuration unique. Utiliser cette même signature sur des dizaines ou des centaines de PDF ultérieurs sans la recréer à chaque fois est ce qui rend la signature numérique pratique pour les flux de travail professionnels. La signature, qu'il s'agisse d'une signature numérique basée sur un certificat ou d'une image de signature manuscrite stockée, est enregistrée en tant qu'identité réutilisable que vous sélectionnez dans une liste plutôt que de la reconstruire à partir de zéro pour chaque document.
La méthode de réutilisation d'une signature varie selon que vous travaillez avec des signatures numériques basées sur des certificats qui fournissent des garanties d'intégrité cryptographique ou avec des images de signature électronique qui fournissent une marque visuelle sans liaison cryptographique. Les deux peuvent être stockés et réutilisés, mais le mécanisme de stockage et la portabilité diffèrent entre les deux types.
Les outils Sign PDF de WukongPDF prennent en charge les signatures stockées que vous pouvez appliquer à plusieurs documents en une seule session. Après avoir téléchargé votre signature une fois, l'appliquer à chaque document suivant prend un seul clic.
Stockage et réutilisation des signatures dans Adobe Acrobat Pro
Acrobat Pro stocke les identifiants numériques dans un magasin de certificats au niveau du système ou dans un fichier crypté. Pour créer une identification numérique réutilisable, ouvrez Acrobat Pro, accédez à Modifier, puis Préférences et sélectionnez Signatures. Sous Identités et certificats de confiance, cliquez sur Plus. Dans la boîte de dialogue Paramètres d'identification numérique, cliquez sur Ajouter un identifiant et choisissez Une nouvelle identification numérique que je souhaite créer maintenant. Suivez les invites pour saisir votre nom et vos coordonnées. Choisissez de stocker l'ID dans le magasin de certificats Windows si vous souhaitez que d'autres applications Windows y accèdent, ou choisissez le fichier PKCS#12 si vous prévoyez d'exporter l'ID pour l'utiliser sur d'autres ordinateurs.
Après avoir créé l'identification numérique, elle apparaît dans la boîte de dialogue Signer chaque fois que vous signez un PDF. Sélectionnez l'ID dans la liste déroulante Signer en tant que, entrez le mot de passe et cliquez sur Signer. La signature est appliquée à l'aide du certificat stocké. La création de l'identification numérique prend environ deux minutes la première fois. Chaque signature ultérieure prend moins de 30 secondes. Le fichier PKCS#12 exporté, avec une extension .pfx ou .p12, peut être importé dans Acrobat Pro sur un autre ordinateur ou dans un outil de signature PDF tiers compatible.
Pour les signatures électroniques sans certificats, Acrobat Pro stocke les images de signature manuscrite ou les styles de signature dactylographiés dans le cadre de l'outil Remplir et signer. Après avoir dessiné ou téléchargé une image de signature une fois, Acrobat s'en souvient et la propose comme option réutilisable chaque fois que vous ouvrez l'outil Remplir et signer. Cette signature stockée produit une marque électronique sans les garanties cryptographiques d'une signature numérique basée sur un certificat, mais elle est suffisante pour la majorité des besoins de signature des entreprises.
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Utilisation des services de signature cloud pour la réutilisation multi-appareils
Les services de signature PDF Workflow basés sur le cloud stockent votre profil de signature sur leurs serveurs, le rendant accessible depuis n'importe quel appareil sur lequel vous vous connectez. Des services tels que DocuSign, Adobe Acrobat Sign et Dropbox Sign conservent un profil de signature qui inclut votre nom tapé, votre image de signature manuscrite et votre certificat numérique si vous en avez téléchargé un. Lorsque vous signez un document via le service, votre signature stockée est appliquée automatiquement.
En pratique, l’approche du stockage cloud résout le problème de la portabilité. Votre signature est disponible que vous soyez sur votre bureau, sur votre ordinateur portable ou sur votre téléphone. Le compromis est que le profil de signature, y compris toute clé privée de certificat numérique, est stocké sur les serveurs du service. Des services réputés chiffrent la clé privée avec un mot de passe que vous seul connaissez, ce qui signifie que le service ne peut pas signer de documents comme vous sans votre mot de passe. Pour les organisations qui signent quotidiennement des centaines de documents par plusieurs signataires, les profils de signature cloud constituent l'approche standard car ils centralisent la gestion des identités et éliminent la configuration de signature par ordinateur.
Exportation et importation de certificats numériques
Si vous devez utiliser la même identité Sign PDF basée sur un certificat sur plusieurs ordinateurs ou la partager avec un collègue qui signe en votre nom, exportez l'identification numérique sous forme de fichier PKCS#12. Dans Acrobat Pro, accédez à Édition, Préférences, Signatures, cliquez sur Plus pour Identités, sélectionnez votre identifiant numérique et choisissez Exporter. Enregistrez le fichier avec un mot de passe fort. Transférez le fichier sur l'ordinateur cible, ouvrez Acrobat Pro, accédez à la même boîte de dialogue et choisissez Ajouter un identifiant, puis sélectionnez un fichier contenant mon identifiant numérique. Importez le fichier .pfx et entrez le mot de passe.
La portabilité des certificats est essentielle pour les professionnels qui signent depuis plusieurs postes de travail, comme un avocat qui travaille à la fois au bureau et à domicile, ou un cadre qui signe à la fois depuis un ordinateur de bureau et un ordinateur portable. Le fichier de certificat exporté doit être traité comme un identifiant sensible. Stockez-le dans un gestionnaire de mots de passe ou une clé USB cryptée, et non dans une pièce jointe non cryptée ou un dossier cloud. Toute personne ayant accès au fichier .pfx et à son mot de passe peut appliquer votre signature numérique à n'importe quel PDF.
| Méthode de stockage | Portabilité | Vitesse de signature |
|---|---|---|
| Identité stockée dans Acrobat Pro | Lié à un ordinateur | Deux clics pour signer après la configuration |
| Profil du service de signature cloud | Tout appareil avec connexion | Un clic pour signer après le téléchargement |
| Fichier de certificat numérique (.pfx) | Fichier portable, tout logiciel compatible | Importer le certificat, puis signer |
Gestion de plusieurs signatures pour différents rôles
Un professionnel qui signe des documents à différents titres, par exemple personnellement pour des contrats individuels et au nom d'une entreprise pour des accords commerciaux, a besoin de deux identités de signature distinctes. Créez une identification numérique pour la capacité personnelle et une seconde pour le rôle de l'entreprise. Donnez à chaque identifiant un nom descriptif qui facilite la sélection du bon dans la liste déroulante Signer en tant que. Signer accidentellement un document personnel avec la signature de l'entreprise, ou vice versa, crée de la confusion et, dans des contextes réglementés, des problèmes juridiques potentiels.
Les services de signature cloud gèrent plusieurs rôles via le changement de compte ou les profils d'espace de travail. Un utilisateur DocuSign peut appartenir à plusieurs comptes, chacun avec son propre profil de signature et la marque de son entreprise. Basculer entre les comptes prend un simple clic dans le menu du compte. La séparation est claire et évite les erreurs de signature entre rôles qui sont possibles lorsque plusieurs identifiants numériques sont stockés dans le même magasin de certificats local sans étiquetage clair.
La réutilisation d'une signature numérique sur plusieurs PDF consiste à stocker l'identité de la signature une fois et à la sélectionner dans une liste pour chaque signature ultérieure. L'investissement de cinq minutes dans la configuration d'une identification numérique stockée ou d'un profil de signature cloud est rentable dès la première semaine de signature régulière. Pour les professionnels qui signent des documents quotidiennement, la réutilisation des signatures transforme la signature d'une tâche de configuration répétée en une étape de confirmation en un clic.
Sécurisation des identités de signature stockées contre toute utilisation non autorisée
Dans la plupart des cas, une signature numérique stockée, que ce soit dans un magasin de certificats local ou dans un profil cloud, est un identifiant qui doit être protégé. Définissez un mot de passe fort sur l'identification numérique, différent du mot de passe de connexion de votre ordinateur et de votre mot de passe de messagerie. Si quelqu'un accède à votre ordinateur déverrouillé, il ne devrait pas pouvoir signer des documents comme vous sans saisir séparément le mot de passe d'identification numérique. Dans Acrobat Pro, configurez l'identification numérique pour exiger un mot de passe pour chaque session de signature, et pas seulement pour la création initiale.
En ce qui concerne les flux de travail documentaires, pour les profils de signature basés sur le cloud, activez l'authentification multifacteur sur le compte de service. Le profil de signature stocké sur les serveurs du service est crypté avec les informations d'identification de votre compte, et MFA ajoute une deuxième étape de vérification qui empêche toute utilisation abusive de la signature même si votre mot de passe est compromis. Examinez périodiquement la liste des appareils connectés à votre compte de signature cloud et révoquez l'accès à tous les appareils que vous n'utilisez plus. Ces pratiques de sécurité protègent l’identité de la signature stockée aussi sérieusement que n’importe quelle autre autorité de signature légale.
Automatisation de l'application de signature sur des lots de documents
Pour les organisations qui envoient le même type de document pour signature à plusieurs reprises, Acrobat Pro prend en charge la signature numérique par lots via l'Assistant Action. Créez une action qui ouvre un dossier de fichiers PDF, applique une identification numérique spécifiée à chacun et enregistre les copies signées dans un dossier de sortie. L’action s’exécute sans surveillance, traitant des centaines de documents dans le temps nécessaire pour en signer manuellement un seul.
Les services de signature cloud offrent des points de terminaison API pour la signature automatisée. Un script télécharge un PDF, spécifie l'identité du signataire et reçoit le PDF signé. L'API s'intègre aux pipelines de génération de documents où un système produit un PDF, l'envoie pour signature et archive la copie signée sans intervention humaine. Pour les scénarios à volume élevé tels que la génération automatisée de factures ou l’émission de certificats, la signature basée sur l’API est la seule approche pratique. L'automatisation de l'application de signature transforme la signature numérique d'une étape manuelle par document en un processus en arrière-plan, permettant de signer des volumes qui seraient impossibles à gérer manuellement.
Une signature numérique réutilisable est un multiplicateur de productivité pour quiconque signe plus d'une poignée de PDF par semaine. La configuration prend cinq minutes, chaque signature ultérieure prend quelques secondes et sur un an, les gains de temps cumulés sont substantiels. La configuration prend cinq minutes. Chaque signature ultérieure prend quelques secondes. Sur un an de signature régulière, le temps gagné par rapport à la création d'une nouvelle signature pour chaque document s'ajoute aux heures de temps productif récupérées. L’approche de signature stockée est la pratique courante parmi les professionnels qui signent quotidiennement des documents.
L'approche de signature numérique stockée s'applique également aux praticiens individuels signant quelques accords clients chaque semaine et aux équipes d'entreprise traitant des centaines de documents via des pipelines de signature automatisés. L’investissement initial de cinq minutes dans la configuration est rentable en continu pendant toute la durée de vie de l’identité de signature.
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