Chaque semaine, quelque part dans le monde, quelqu'un imprime un formulaire PDF, le remplit à la main, le numérise et l'envoie par courrier électronique. La séquence entière prend quinze minutes et produit un résultat de qualité inférieure à celui d’une simple saisie dans le formulaire. La raison pour laquelle cela continue de se produire est une hypothèse largement répandue : selon laquelle les formulaires PDF sont destinés à être imprimés. Beaucoup d’entre eux ne le sont pas – et ceux qui le sont n’ont pas besoin de l’être.
Les deux types de formulaires PDF — et pourquoi c'est important
Tous les formulaires PDF ne sont pas créés égaux. Comprendre à quel type vous avez affaire détermine ce que vous pouvez en faire.
Formulaires PDF interactifs ont des champs de formulaire intégrés : zones de texte, cases à cocher, menus déroulants, boutons radio. Cliquez sur un champ et un curseur apparaît. Tapez votre réponse. Cliquez sur le champ suivant. Ces formulaires sont conçus pour être remplis numériquement. Ils enregistrent vos commentaires, peuvent valider les entrées et peuvent être soumis par voie électronique. Tout lecteur PDF décent les gère.
Formulaires PDF plats ressemblent à des formulaires mais n'ont pas de champs interactifs. Les lignes et les cases ne sont que des éléments visuels : il n'y a rien sur lequel cliquer. Ceux-ci sont généralement créés en numérisant un formulaire papier ou en concevant une mise en page de formulaire dans Word ou InDesign sans ajouter de champs de formulaire réels. Pour les remplir numériquement, vous avez besoin d'un PDF Editor qui vous permet de placer du texte n'importe où sur la page.
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Pourquoi la boucle impression-numérisation persiste
L'habitude d'imprimer, de numériser et d'envoyer des e-mails survit pour plusieurs raisons. Certaines personnes ne savent tout simplement pas que le remplissage de formulaires numériques est possible. D'autres ont essayé de cliquer sur un formulaire PDF plat, ont constaté que cela ne fonctionnait pas et ont conclu que le formulaire ne pouvait pas être rempli numériquement – alors que le véritable problème était que le formulaire manquait de champs interactifs, et non que le remplissage numérique soit impossible.
Il y a aussi un facteur de confiance. Signer un document imprimé et le numériser semble plus officiel à certaines personnes que de taper un nom dans un champ numérique. Cette perception est largement dépassée : les noms tapés dans les champs de signature PDF ont le même poids juridique que les signatures manuscrites pour la plupart des documents commerciaux standard dans la plupart des juridictions – mais elle persiste.
Le coût réel de l'envoi de formulaires plats
Lorsqu'une organisation envoie des formulaires PDF plats au lieu de formulaires interactifs, elle transfère une charge à chaque destinataire. Une personne qui reçoit un formulaire plat a trois options : imprimer-remplir-numériser, utiliser un PDF Editor pour saisir manuellement les champs du formulaire ou rendre le formulaire incomplet. Aucun de ces éléments n’est sans friction.
À grande échelle, cela compte. Une entreprise qui envoie des formulaires d'admission plats à chaque nouveau client ajoute des minutes de friction à chaque intégration. Un bureau gouvernemental qui publie des formulaires de candidature plats crée un obstacle pour toute personne ne possédant pas d’imprimante. Un service RH qui diffuse des formulaires plats en interne génère des frais de numérisation qui n'ont pas besoin d'exister.
La solution – convertir des formulaires plats en formulaires interactifs – est un investissement ponctuel qui élimine les frictions récurrentes. Les formulaires interactifs PDF peuvent être créés dans Adobe Acrobat Pro ou via plusieurs autres outils. Une fois créés, ils ne nécessitent aucun effort supplémentaire de la part des destinataires : ouvrir, cliquer, saisir, enregistrer, envoyer.
Comment remplir un formulaire plat sans l'imprimer
Si vous recevez un formulaire plat et que vous ne souhaitez pas l'imprimer, un éditeur PDF est la solution pratique. Ouvrez le formulaire dans un outil qui vous permet d'ajouter du texte n'importe où sur la page : cliquez à l'endroit où la réponse doit se trouver, saisissez-la, positionnez-la sur la ligne ou la zone vide. L'éditeur PDF de WukongPDF sur www.wukongpdf.com gère cela : téléchargez le formulaire plat, utilisez l'outil de texte pour remplir chaque champ, téléchargez la version complétée.
Le résultat semble plus propre qu'une numérisation manuscrite : le texte saisi est plus facile à lire, le fichier reste petit et il n'y a aucune étape de numérisation. Pour les formulaires nécessitant une signature, ajoutez-la numériquement de la même manière. Le PDF complété a un aspect professionnel et est plus facile à traiter pour le destinataire qu'une image numérisée.
Le seul changement qui mérite d'être apporté
Si vous envoyez régulièrement des formulaires à d’autres personnes, convertissez-les en PDF interactifs. Si vous recevez régulièrement des formulaires plats, gardez un éditeur PDF dans vos favoris et ignorez l'imprimante. Quoi qu’il en soit, la boucle impression-numérisation-e-mail est un problème résolu : il suffit de savoir que la solution existe.
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