Pourquoi signer un PDF sous Windows sans imprimer
Le workflow de signature traditionnel fait perdre du temps et des ressources. Quelqu'un vous envoie un PDF par e-mail.
Vous le téléchargez, l'imprimez sur papier, signez la page imprimée avec un stylo, numérisez la page signée dans un fichier numérique et renvoyez-la par courrier électronique. Ce processus consomme du papier, de l'encre, de la maintenance de l'imprimante et au moins dix minutes de votre temps pour une tâche qui devrait prendre 30 secondes. La signature du PDF directement sur votre ordinateur Windows élimine chaque étape physique.
Une signature numérique placée directement sur le PDF élimine le besoin d'imprimer, de signer et de numériser le document.
La validité juridique des signatures électroniques est établie par la loi dans la plupart des juridictions pour la plupart des types de documents.
Une opération Sign PDF sous Windows place votre signature directement sur le document numérique. Le PDF signé semble plus propre qu’une impression numérisée car il ne présente aucun artefact du scanner, aucun éclairage irrégulier et aucune texture du papier. La signature apparaît exactement là où vous l'avez placée, exactement à la taille que vous avez spécifiée. Le résultat est un document signé d’aspect professionnel.
Les fonctionnalités Signature numérique sous Windows vont des simples signatures visuelles, qui placent une image de votre signature sur la page, aux signatures numériques cryptographiquement vérifiables qui authentifient votre identité et détectent toute modification ultérieure du document.
Pour la plupart des documents personnels et professionnels, une signature visuelle suffit. Pour les documents réglementés nécessitant une vérification cryptographique, Windows prend en charge les signatures numériques basées sur des certificats via diverses applications.
PDF Tools sous Windows offrent plusieurs chemins de signature, depuis les fonctionnalités intégrées du système d'exploitation jusqu'aux applications PDF dédiées. Comprendre quels chemins sont disponibles et lesquels correspondent le mieux à vos besoins élimine le réflexe d'imprimer et de numériser.
Essayez de signer un PDF
Aucune installation nécessaire. Fonctionne directement dans votre navigateur.
Créer une image de signature numérique sous Windows
Avant de pouvoir signer numériquement des PDF, vous avez besoin d’une image de signature propre. La meilleure méthode produit une signature qui donne l’impression que vous avez signé le document avec un stylo. Signez votre nom sur une feuille de papier blanc et propre à l’aide d’un stylo à encre foncée. La signature doit être plus grande que nécessaire, car la réduction d’une grande signature produit des résultats plus nets que l’agrandissement d’une petite.
Scannez ou photographiez le papier signé. Un scanner à plat produit le meilleur résultat car il capture la signature sans distorsion et avec un éclairage uniforme. Une caméra de téléphone fonctionne si la page est plate et bien éclairée. Ouvrez l'image numérisée dans un éditeur d'images, même dans l'application Photos de base incluse avec Windows, et recadrez l'image étroitement autour de la signature.
Enregistrez l'image de signature sous forme de fichier PNG avec un arrière-plan transparent si votre éditeur d'image prend en charge la transparence. Un arrière-plan transparent signifie que la signature se fond dans le document sans qu'un rectangle blanc visible ne l'entoure. Si votre éditeur ne prend pas en charge la transparence, enregistrez-le au format PNG avec un fond blanc. Le rectangle blanc autour de la signature est acceptable pour la plupart des documents.
Stockez l'image de signature dans un emplacement sécurisé sur votre ordinateur Windows, tel que votre dossier Documents ou un dossier crypté. L’image peut être utilisée pour signer n’importe quel document en votre nom, alors protégez-la en conséquence. Pensez à créer plusieurs styles de signature, une signature complète et des initiales, pour différents contextes de signature.
Windows inclut un outil de création de signature intégré dans certaines applications. Si vous disposez d'un écran tactile ou d'un stylet, vous pouvez dessiner votre signature directement sur l'écran. La qualité des signatures dessinées dépend de votre périphérique de saisie. Un stylet produit de meilleurs résultats qu’un doigt. Une souris produit les résultats les moins naturels.
Signer un PDF à l'aide de Microsoft Edge sous Windows
Microsoft Edge, le navigateur par défaut sous Windows, inclut la signature PDF de base via ses outils d'annotation. Ouvrez le PDF dans Edge en cliquant avec le bouton droit sur le fichier et en sélectionnant Ouvrir avec Microsoft Edge. Le PDF s'affiche dans la fenêtre du navigateur avec une barre d'outils en haut.
Cliquez sur le bouton Dessiner dans la barre d'outils pour activer l'outil de dessin. Sélectionnez une couleur et une épaisseur de stylo qui correspondent à la couleur d'encre que vous souhaitez pour votre signature. Le noir ou le bleu foncé d’épaisseur moyenne produit l’apparence de signature la plus naturelle. Utilisez votre souris, votre écran tactile ou votre stylet pour dessiner votre signature sur le document.
L'outil de dessin Edge place votre signature sous forme d'annotation en haut de la page PDF. La signature est visible mais n'est pas intégrée en tant qu'élément de signature standard. Cette méthode fonctionne pour des signatures rapides et informelles. Le destinataire voit votre signature sur le document. La limitation est que la signature est une annotation dessinée à main levée plutôt qu'une image de signature placée.
Après avoir dessiné votre signature, enregistrez le PDF. Edge enregistre le PDF annoté avec le dessin inclus. Ouvrez le fichier enregistré pour vérifier que la signature apparaît correctement. Le PDF signé peut être envoyé par courrier électronique, téléchargé ou partagé comme n'importe quel autre fichier PDF. Le destinataire peut l'ouvrir et le visualiser dans n'importe quel lecteur PDF.
Utilisation d'outils tiers gratuits pour de meilleures signatures PDF sous Windows
Adobe Acrobat Reader, la version gratuite, prend en charge l'ajout de signatures aux PDF via son outil Remplir et signer. Ouvrez le PDF dans Acrobat Reader, cliquez sur Remplir et signer dans le panneau d'outils, puis sélectionnez Signer. Vous pouvez taper votre nom dans une police cursive, dessiner votre signature avec une souris ou un écran tactile, ou télécharger l'image de signature que vous avez créée précédemment.
Acrobat Reader enregistre votre signature pour une utilisation ultérieure. Une fois que vous avez ajouté votre signature à l'outil, vous pouvez l'appliquer à n'importe quel PDF en deux clics. La signature apparaît à la taille et à la position que vous spécifiez. Vous pouvez également ajouter du texte, tel que votre nom imprimé, la date et votre titre, à côté de la signature.
PDF-XChange Editor propose une version gratuite avec des capacités de signature. Ouvrez le PDF, sélectionnez l'outil Tampon et choisissez de créer un tampon à partir de votre fichier image de signature. Le tampon peut être placé sur n'importe quelle page PDF, tout comme l'outil de signature. PDF-XChange Editor prend également en charge le placement de plusieurs signatures sur le même document.
L'outil de signature basé sur un navigateur du WukongPDF fonctionne sous Windows via n'importe quel navigateur. Téléchargez le PDF, créez ou téléchargez votre signature, placez-la sur le document et téléchargez le PDF signé. L'approche basée sur un navigateur élimine le besoin d'installer ou de mettre à jour le logiciel PDF. L'outil traite le document en mémoire et ne stocke pas votre signature ou votre document sur des serveurs externes.
Pour les besoins de signature récurrents, choisissez une méthode de signature et standardisez-la. Créer une signature une seule fois et l'utiliser de manière cohérente produit des résultats uniformes sur tous vos documents signés. Le basculement entre différents outils de signature et images de signature crée une apparence incohérente que les destinataires peuvent remarquer.
Assurer que votre signature numérique ait un aspect professionnel sur le PDF signé
Positionnez la signature précisément sur la ligne de signature. La plupart des outils de signature vous permettent de faire glisser la signature pour la positionner et de faire glisser les coins pour la redimensionner. Prenez le temps de bien aligner la signature. Une signature qui flotte maladroitement au-dessus ou en dessous de la ligne de signature ne semble pas professionnelle.
Dimensionnez la signature proportionnellement au texte du document. Une signature deux fois plus grande que le texte environnant semble exagérée. Une signature qui fait la moitié de sa taille semble timide. Une signature environ deux à trois fois plus haute que le texte du document est naturellement proportionnée pour la plupart des documents.
Ajoutez votre nom imprimé, votre titre et la date sous votre signature. Ces informations d'identification suppriment toute ambiguïté sur qui a signé et quand. La plupart des outils de signature PDF prennent en charge l'ajout de texte à côté de la signature. L'ajout de ces informations transforme une image de signature en un bloc de signature complet.
Après la signature, examinez le document avec un zoom à 100 %. Vérifiez que la signature est correctement positionnée, dimensionnée de manière appropriée et accompagnée des informations d'identification nécessaires. Vérifiez chaque page contenant une signature. Cette révision finale détecte les erreurs de positionnement avant l’envoi du document.
L’avantage environnemental de la signature numérique mérite d’être souligné. Chaque document signé numériquement élimine le papier, l'encre et l'énergie qui auraient été consommés par l'impression et la numérisation. Pour une organisation qui traite des centaines de documents signés chaque année, les économies environnementales cumulées sont significatives.
Si votre flux de travail nécessite de signer des PDF que d'autres personnes ont déjà signés, vérifiez si les signatures existantes sont des signatures numériques certifiées qui verrouillent le document contre les modifications. L'ajout de votre signature sur un document certifié peut invalider les signatures précédentes. Pour les flux de travail multi-signatures, assurez-vous que le document autorise des signatures supplémentaires avant d'ajouter la vôtre.
La validité juridique des signatures appliquées numériquement dépend de la juridiction et du type de document. Aux États-Unis, la loi ESIGN et les lois UETA au niveau des États établissent que les signatures électroniques ont le même poids juridique que les signatures manuscrites dans la plupart des cas. Dans l’Union européenne, le règlement eIDAS prévoit un cadre juridique similaire. Pour la grande majorité des documents personnels et professionnels, une signature numérique appliquée par l'une des méthodes décrites ici est légalement valable.
Pour les documents qui nécessitent la signature d'un témoin en plus de la vôtre, coordonnez-vous avec le témoin afin qu'il puisse signer le PDF après vous. Le témoin peut utiliser la même méthode de signature pour ajouter sa signature à côté de la vôtre. Certains outils de signature PDF prennent en charge des flux de travail de signature séquentielle qui guident plusieurs signataires tout au long du processus dans l'ordre.
Conservez une trace des PDF signés dans un dossier dédié avec des noms de fichiers clairs incluant le nom du document, la date de signature et vos initiales. Cette archive de documents signés fournit une référence pour ce que vous avez signé et quand. En cas de litige, vous pouvez produire le document exact que vous avez signé avec la date intégrée dans le nom du fichier et les métadonnées du fichier.
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