Un contrat arrive avec quatre lignes de signature sur la même page : une pour vous, une pour votre gestionnaire, une pour le client et une pour le notaire. Chaque ligne se trouve dans un coin différent de la page. Vous signez votre ligne et transmettez le document. Votre responsable signe sa ligne et la transmet à nouveau. Le client signe et transmet. Le notaire signe en dernier. La page comporte désormais quatre signatures dans quatre positions différentes, chacune ajoutée à un moment différent par une personne différente sur un appareil différent.
Les flux de travail multi-signature Sign PDF exigent que chaque signataire place sa signature au bon endroit sans perturber les signatures déjà présentes sur la page. Le processus doit être précis, car une signature placée au mauvais endroit peut chevaucher une autre signature ou se retrouver entièrement sur la mauvaise ligne de signature.
Préparation du document pour signatures multiples
Avant de diffuser un document pour plusieurs signatures, ajoutez des marqueurs visuels à chaque ligne de signature. Un cadre bordé autour de chaque zone de signature définit clairement l'endroit où chaque personne doit signer. Une étiquette à l'intérieur ou au-dessous de chaque case identifie le signataire par son nom ou son rôle. Ces marqueurs réduisent le risque que quelqu’un signe au mauvais endroit. Les outils de formulaire du WukongPDF peuvent ajouter des champs de signature à un PDF. Chaque champ porte le nom de son signataire prévu et est positionné précisément sur la page. Les limites des champs fournissent une zone cible claire pour chaque signature.
Si le document comporte déjà des lignes de signature imprimées mais aucun champ interactif, utilisez l'outil de signature pour placer chaque signature manuellement. Zoomez sur la zone de signature. Faites glisser la signature pour l'aligner sur la ligne imprimée. Redimensionnez-le pour l'adapter aux limites de la ligne. La précision du placement manuel est importante. Une signature qui chevauche la ligne ou s'étend au-delà de la zone désignée semble bâclée et peut entraîner le rejet du document par le destinataire.
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Gérer la séquence de signature
Plusieurs signatures sur la même page nécessitent une séquence de signature. Si le notaire signe avant toutes les autres parties et qu'une partie doit alors corriger quelque chose sur le document, la légalisation est invalidée. La séquence typique est la suivante : toutes les parties signent en premier, le notaire ou le témoin signe en dernier. Communiquez clairement la séquence à tous les signataires. Un e-mail de couverture ou une page d'instructions répertoriant l'ordre de signature empêche quelqu'un de se déconnecter hors de son tour.
Une fois que chaque personne a signé, elle doit aplatir sa signature avant de transmettre le document. L'aplatissement convertit l'annotation de signature en contenu de page permanent. Sans aplatissement, le signataire suivant pourrait accidentellement déplacer ou supprimer la signature précédente tout en plaçant la sienne. L'outil de signature du WukongPDF inclut une option d'aplatissement. Après avoir apposé votre signature, aplatissez-la. Transmettez ensuite le document aplati à la personne suivante. Chaque signataire reçoit un document avec les signatures verrouillées et inaltérables de tous les signataires précédents.
Gestion de la taille et de la cohérence des signatures
Lorsque quatre personnes différentes signent la même page, leurs signatures varient naturellement en taille et en style. Une certaine cohérence donne au document un aspect plus professionnel. Fournissez une ligne directrice pour la taille de la signature : "Veuillez dimensionner votre signature pour qu'elle tienne dans la case marquée, environ 2 pouces de large sur 0,5 pouce de haut." Cela aide chaque personne à ajuster sa signature à une échelle similaire. Les Pages PDF afficheront quatre signatures qui, bien que distinctes individuellement, semblent proportionnellement cohérentes.
Pour les signataires utilisant la méthode de l'appareil photo pour capturer leur signature, conseillez-leur de signer sur du papier au format recommandé. Une signature écrite à 2 pouces de large sur papier et photographiée sera correctement mise à l'échelle une fois placée dans le PDF. Une signature écrite à 0,5 pouce de large paraîtra minuscule une fois placée. Une signature écrite sur 5 pouces de large peut ne pas tenir dans la zone désignée.
Vérification du document entièrement signé
Une fois toutes les signatures recueillies, le destinataire final doit vérifier le document. Confirmez que chaque signature apparaît à l'emplacement désigné. Vérifiez qu'aucune signature ne se chevauche ou ne se masque. Vérifiez que les signatures sont lisibles. Confirmez que le nombre de pages correspond au document original, en vous assurant qu'aucune page n'a été ajoutée ou supprimée pendant le processus de signature. Aplatissez toutes les signatures restantes pour verrouiller l’intégralité du document. L'éditeur PDF peut ajouter une page de certification répertoriant chaque signataire, la date à laquelle ils ont signé et une déclaration selon laquelle le document représente l'accord entièrement exécuté. Cette page de certification fournit un point de référence unique pour toute personne ayant besoin de vérifier les signatures ultérieurement.
Pour les documents multi-signatures récurrents, tels que les approbations mensuelles ou les rapports trimestriels, enregistrez un modèle avec les champs de signature prépositionnés. Chaque période, partez du modèle, distribuez-la pour les signatures et récupérez la version signée. Le modèle élimine le travail répétitif de configuration des positions de signature à chaque fois.
Lors de la coordination de documents multi-signatures sur plusieurs fuseaux horaires, le processus de signature séquentielle peut s'étendre sur plusieurs jours. Chaque signataire reçoit le document, signe, aplatit et transmet. Le défi consiste à suivre où se trouve le document dans la séquence. Une méthode de suivi simple : incluez une page de couverture répertoriant l’ordre de signature avec des cases à cocher. Au fur et à mesure que chaque personne signe, elle vérifie son nom et écrit la date et l'heure. La personne suivante voit d'un seul coup d'œil qui a déjà signé et qui est encore en attente. Ce suivi manuel est peu technique mais efficace pour les documents circulant entre trois à six signataires.
Une fois toutes les signatures collectées et le document finalisé, déterminez si la version finale doit être un PDF aplati ou rester modifiable. Dans la plupart des cas, le document final signé doit être aplati pour éviter toute modification post-signature. La version aplatie fait foi. Conservez une copie de sauvegarde non aplatie dans un emplacement sécurisé au cas où une signature devrait être mise à jour ou corrigée. La version distribuée aplatie protège contre la falsification. La sauvegarde non aplatie préserve la possibilité d'apporter des corrections si nécessaire.
Pour les documents qui nécessitent la légalisation de plusieurs signatures, le notaire doit voir chaque signataire signer en personne ou vérifier son identité par des moyens acceptables. Un PDF qui a été signé numériquement par plusieurs parties avant de parvenir au notaire peut ne pas répondre aux exigences de légalisation car le notaire n'a pas été témoin des signatures. Vérifiez les exigences de notarisation dans votre juridiction avant de mettre en place un flux de travail PDF multi-signature qui aboutit à la notarisation.
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