Une pièce jointe PDF arrive dans votre boîte de réception et nécessite votre signature avant que vous puissiez la renvoyer. Le flux de travail traditionnel consistant à télécharger le fichier, à l'imprimer sur papier, à signer avec un stylo, à numériser la page signée et à le renvoyer par courrier électronique semble absurdement lent lorsque l'intégralité de la transaction se déroule sur le même appareil qui a reçu l'e-mail. La signature d'un PDF directement dans votre application de messagerie évite chaque étape physique et renvoie le document signé dans le même fil de discussion, souvent en moins d'une minute. La plupart des applications de messagerie sur ordinateur et mobile incluent désormais des outils de balisage intégrés qui rendent cela possible sans installer une application Sign PDF distincte.
Signer un PDF dans Gmail sur ordinateur
Lorsque vous ouvrez une pièce jointe PDF dans Gmail sur un navigateur de bureau, Google affiche un aperçu du document avec une barre d'outils en haut. Cliquez sur l'icône de stylo ou d'édition, qui ouvre le document dans le mode d'annotation intégré de Google. À partir de là, cliquez sur l'icône de l'image ou sur l'outil de signature pour insérer une signature. Si vous n'avez jamais utilisé cette fonctionnalité auparavant, vous serez invité à dessiner ou à télécharger votre signature. Dessinez-le une fois avec votre souris ou votre trackpad, et Gmail l'enregistre pour une utilisation ultérieure sur le même compte.
Positionnez le bloc de signature en cliquant sur le document à l'endroit où il doit apparaître, puis faites glisser les coins pour le redimensionner. Après avoir apposé la signature, vous pouvez également ajouter des annotations textuelles telles que la date de signature ou une ligne de nom imprimée sous la signature. Cliquez sur Terminé et Gmail revient à la fenêtre de composition des e-mails avec le PDF annoté en pièce jointe en guise de réponse. La pièce jointe originale reste inchangée dans l'e-mail reçu. La copie signée est une nouvelle version qui n'existe que dans votre fil de réponse. Cette approche fonctionne pour tout flux de travail PDF Tools qui nécessite une signature rapide et sans installation sur un navigateur de bureau.
Essayez de signer un PDF
Aucune installation nécessaire. Fonctionne directement dans votre navigateur.
Signer un PDF dans l'application Apple Mail sur iPhone et iPad
L'application Apple Mail sur iOS et iPadOS comprend un système de balisage qui gère les signatures PDF sans quitter l'interface de messagerie. Ouvrez l'e-mail contenant la pièce jointe PDF et appuyez sur la pièce jointe pour ouvrir l'aperçu. Appuyez sur l'icône de balisage, qui ressemble à la pointe d'un stylo dans un cercle, en haut à droite de l'écran d'aperçu. La barre d'outils de balisage apparaît en bas de l'écran. Appuyez sur l'icône plus et sélectionnez Signature dans le menu. Si vous avez déjà enregistré une signature, elle apparaît comme une option. Sinon, utilisez votre doigt ou un Apple Pencil sur iPad pour dessiner une nouvelle signature sur l'écran de capture de signature.
Après avoir sélectionné ou dessiné votre signature, elle apparaît sous la forme d'un objet mobile et redimensionnable sur la page PDF. Faites-le glisser vers la ligne de signature et pincez pour ajuster sa taille en fonction de l'espace. Appuyez sur Terminé lorsque la signature est correctement placée. L'application Mail joint automatiquement le PDF signé à un nouvel e-mail de réponse. L'ensemble du processus, depuis l'ouverture de la pièce jointe jusqu'à l'envoi de la réponse signée, prend généralement moins de trente secondes sur un appareil que vous avez déjà en main.
Signer un PDF dans l'application Gmail sur Android
Sur Android, l'application Gmail gère les signatures PDF via un flux de balisage similaire. Ouvrez l'e-mail, appuyez sur la pièce jointe PDF et recherchez une icône de modification ou de stylo. Si Gmail n'affiche pas d'option de modification directe, appuyez sur la pièce jointe pour la télécharger, puis appuyez sur l'icône de partage et sélectionnez une application compatible avec le balisage dans la feuille de partage. La visionneuse PDF Google Drive comprend des outils d'annotation sur la plupart des appareils Android. Appuyez sur l'icône du stylo, puis sélectionnez l'outil de dessin pour signer avec votre doigt ou un stylet directement sur l'écran.
L'écosystème Android varie davantage entre les fabricants d'appareils qu'iOS, de sorte que les étiquettes exactes des menus et les positions des icônes peuvent différer légèrement entre un téléphone Samsung, un Google Pixel et un appareil OnePlus. Si les outils de balisage intégrés ne sont pas disponibles dans votre application de messagerie particulière, Google Drive installé à partir du Play Store offre une expérience d'annotation cohérente sur tous les appareils Android. Ouvrez le PDF dans Drive, appuyez sur le bouton d'action flottant et choisissez Commentaire ou Annoter pour accéder aux outils de dessin et de texte.
Signer un PDF dans Outlook sur ordinateur et mobile
Microsoft Outlook sur ordinateur ouvre les pièces jointes PDF dans la visionneuse PDF Windows par défaut, qui n'inclut pas d'outils d'annotation. Pour signer sans quitter Outlook, vous devez passer par une application compatible. Cliquez sur la pièce jointe, choisissez Ouvrir et lorsque le PDF s'ouvre dans Edge, utilisez les outils d'annotation intégrés du navigateur en cliquant sur le bouton Ajouter des notes dans la barre d'outils. Dessinez votre signature avec une souris ou un stylet directement sur la page. Après l'enregistrement, le PDF annoté peut être joint à une réponse en le faisant glisser du dossier Téléchargements vers la fenêtre de réponse Outlook.
Outlook pour iOS et Android s'intègre aux systèmes natifs de partage et de balisage sur chaque plateforme. Sur un iPhone, la feuille de partage propose le balisage en option lorsque vous prévisualisez une pièce jointe PDF. Sur Android, la feuille de partage répertorie les applications d'annotation PDF installées. Si l'organisation utilise Microsoft 365 avec des politiques d'accès conditionnel qui limitent les applications pouvant ouvrir les pièces jointes des e-mails, vérifiez auprès du service informatique avant de recourir à des applications d'annotation tierces pour signer des documents de travail. Les outils de plateforme intégrés satisfont généralement à la fois aux exigences de politique de sécurité et aux besoins de signature.
Conseils pour une apparence propre et signature
Les signatures dessinées avec un doigt ou un trackpad sont rarement aussi soignées que les versions au stylo sur papier, mais quelques techniques améliorent le résultat. Dessinez la signature plus grande que nécessaire, puis réduisez-la à la taille finale. Un dessin plus grand atténue les tremblements naturels de la saisie au doigt ou sur le trackpad, et la réduction de la taille masque les petites irrégularités. Utilisez un stylet s'il en existe un, même un stylet capacitif peu coûteux produit des lignes plus douces qu'un doigt sur un écran tactile.
Créez une fois une version numérique propre de votre signature et enregistrez-la sous forme de fichier image que vous pouvez insérer dans n'importe quel PDF. Signez votre nom sur du papier blanc vierge avec un stylo foncé, prenez une photo sous une lumière uniforme et sans ombres et recadrez-la étroitement jusqu'à la signature. La plupart des outils de balisage d'e-mails vous permettent d'insérer une image à partir de votre photothèque ou de votre pellicule. Cette image de signature prédéfinie produit des résultats cohérents et professionnels à chaque fois et ne prend que quelques secondes. Des outils tels que WukongPDF prennent également en charge l'insertion de signatures à partir d'images enregistrées, ce qui est plus rapide que le redessinage pour les utilisateurs qui signent plusieurs documents quotidiennement.
Considérations de sécurité lors de la signature de fichiers PDF dans les applications de messagerie
Signer un PDF directement dans une application de messagerie est pratique, mais il est important de comprendre les différences juridiques et de sécurité entre cette méthode et les autres types de signature. Une signature dessinée ou insérée sous forme d'image dans un outil de balisage de courrier électronique est une signature électronique et non une signature numérique. Une signature électronique est une représentation visuelle de votre intention de signer. Une signature numérique utilise la technologie cryptographique pour vérifier votre identité et détecter toute modification apportée au document après la signature.
Pour la plupart des documents quotidiens tels que les autorisations, les approbations internes et les accords informels, une signature électronique appliquée via un outil de balisage de courrier électronique est légalement suffisante et pratiquement appropriée. Pour les contrats impliquant des obligations financières importantes, une conformité réglementaire ou des litiges juridiques potentiels, une signature numérique soutenue par un certificat d'une autorité de certification de confiance offre une position juridique plus solide et une vérification de l'intégrité technique.
La signature par courrier électronique soulève également des questions de confidentialité. Le PDF annoté circule dans le système de messagerie sous forme de pièce jointe. Si le document contient des informations personnelles sensibles, déterminez si le système de messagerie fournit un cryptage adéquat lors du transit. La plupart des services de messagerie modernes utilisent le cryptage TLS, qui protège la pièce jointe lors de son déplacement entre les serveurs. Pour les documents nécessitant une protection plus stricte de la confidentialité, utilisez une plateforme de signature de documents sécurisée dédiée plutôt que des outils de balisage d'e-mails standard.
Pour les types de documents récurrents qui nécessitent des signatures à intervalles réguliers, gagnez du temps en créant un modèle de signature dans votre outil de balisage d'e-mails. Sur iOS, la signature Markup est enregistrée par appareil et apparaît dans le menu de signature de chaque document. Sur Gmail, la signature est enregistrée par compte. Une signature propre et pré-enregistrée réduit le processus à trois clics : ouvrir la pièce jointe, placer la signature, envoyer la réponse.
Si le document nécessite plusieurs signatures de différentes parties, l'approche basée sur le courrier électronique se transforme en un flux de travail simple. Signez votre section, répondez à tous avec le PDF signé et demandez au prochain signataire de faire de même. Chaque réponse ajoute une signature à la chaîne. Ce flux de travail séquentiel de courrier électronique fonctionne pour des accords simples avec deux ou trois signataires et ne nécessite aucun logiciel spécial au-delà des outils de balisage de courrier électronique déjà disponibles.
Si vous signez régulièrement des PDF sur une tablette avec un stylet, calibrez la sensibilité à la pression du stylet dans les paramètres de l'outil de balisage, si disponible. Un stylet avec sensibilité à la pression activée produit une signature avec une variation naturelle de l'épaisseur du trait qui ressemble plus à celle d'un stylo sur papier. Sur les iPad, la sensibilité à la pression de l'Apple Pencil est automatiquement disponible dans l'outil d'annotation. Sur les tablettes Android, vérifiez les paramètres du stylet dans les préférences système pour confirmer que la sensibilité à la pression est activée pour les applications de dessin et d'annotation.
L'approche de balisage des e-mails pour la signature de PDF fonctionne mieux lorsque la conception du document laisse un espace blanc suffisant autour de la zone de signature. Si la ligne de signature est à l'étroit contre d'autres bords de texte ou de page, l'image de signature placée peut chevaucher le contenu environnant ou être coupée par la marge de la page. Avant d'envoyer un document pour signature, ouvrez-le et confirmez que le bloc de signature dispose d'au moins un demi-pouce d'espace libre de tous les côtés.
Essayez de signer un PDF
Aucune installation nécessaire. Fonctionne directement dans votre navigateur.