Un contrat nécessite la signature de quatre personnes. Le directeur commercial signe en premier. Puis le juriste. Puis le client. Ensuite, le PDG donne son approbation finale. Chaque signature doit être appliquée dans le bon ordre. Chaque signataire doit voir le document tel qu'il existait après les signatures précédentes. Le document final doit montrer les quatre signatures, chacune vérifiable indépendamment, chacune appliquée au document dans l'ordre requis par le flux de travail. Il s'agit d'une signature séquentielle et il s'agit du flux de travail standard pour les contrats, les approbations et tout document nécessitant la signature de plusieurs parties dans un ordre spécifique.
Les outils de signature PDF basés sur un navigateur prennent en charge la signature séquentielle en permettant d'ajouter des signatures supplémentaires à un document déjà signé. Chaque nouvelle signature est appliquée au document tel qu'il existe à ce stade. Les signatures précédentes restent valables tant que le contenu du document qu'elles couvrent n'a pas changé. L'ordre de signature est conservé dans le panneau de signature. Ce guide explique comment configurer et exécuter un flux de travail de signature séquentielle.
Le flux de travail séquentiel Sign PDF est l'équivalent numérique du passage d'un document papier autour d'une table. Chacun signe à son tour. Chaque signature s'ajoute à l'historique du document. Le processus est linéaire. La piste d'audit est terminée.
Comment fonctionne la signature séquentielle en PDF
Un PDF peut contenir plusieurs champs de signature numérique, chacun appliqué indépendamment. Lorsque le premier signataire signe, la signature couvre tout le contenu du document à ce moment-là. Lorsque le deuxième signataire signe, sa signature couvre le document tel qu'il existe après la première signature, y compris la première signature elle-même. Chaque signature ultérieure crée un instantané cryptographique du document dans son état actuel. Les signatures forment une chaîne, chacune s’appuyant sur la précédente. Si le contenu du document couvert par une signature est modifié ultérieurement, cette signature spécifique devient invalide, mais les signatures ultérieures couvrant le contenu modifié peuvent également être affectées.
Le panneau Signature numérique d'un lecteur PDF répertorie toutes les signatures par ordre chronologique. Chaque entrée affiche le nom du signataire, l'heure de signature et le statut de validité. Une chaîne de signatures valide confirme que chaque signataire a approuvé le document dans le bon ordre.
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Configuration de la séquence de signature
Avant que la première signature ne soit appliquée, définissez l'ordre de signature. La commande doit suivre la logique métier du document. Un contrat peut exiger que le vendeur signe en premier, puis l’acheteur. Une approbation interne peut nécessiter l'auteur, puis le gestionnaire, puis le dirigeant. Communiquez la séquence à tous les signataires. Chaque signataire doit savoir qui signe avant lui et qui signe après lui. L'approche séquencée empêche un signataire de se déconnecter dans le désordre et de perturber le flux de travail.
La séquence de signature PDF Security doit être documentée à côté du document. Une simple note de couverture répertoriant les signataires requis dans l’ordre suffit. WukongPDF prend en charge le workflow de signature. Le propriétaire du document gère la séquence de signature.
Types de signature comparés pour les flux de travail séquentiels
| Type de signature | Support séquentiel | Meilleur pour |
|---|---|---|
| Électronique (dessiné ou dactylographié) | Peut être appliqué séquentiellement. Chaque signature est indépendante. Aucune dépendance cryptographique entre les signatures | Approbations internes, documents de routine pour lesquels la vérification de l'identité n'est pas critique |
| Numérique (basé sur un certificat) | Conçu pour la signature séquentielle. Chaque signature couvre cryptographiquement l'état du document, y compris les signatures précédentes | Contrats, dépôts réglementaires et documents juridiques nécessitant une séquence de signature vérifiable |
Gestion des erreurs de commande de signature
Si un signataire signe dans le désordre, le document devra peut-être être redémarré à partir du point de l'erreur. Une signature appliquée avant le signataire qui aurait dû signer en premier crée un document dans lequel l'ordre de signature ne reflète pas la séquence prévue. Les implications juridiques ou procédurales dépendent du type de document et des attentes du destinataire. Pour les documents internes, l’ordre de signature peut servir de ligne directrice. Pour les contrats extérieurs, l’ordre de signature peut être précisé contractuellement.
Le flux de travail séquentiel Sign PDF est appliqué par le processus et non par le format PDF. Le format permet n'importe quelle signature à tout moment. Le propriétaire du document contrôle la séquence en distribuant le document aux signataires dans le bon ordre.
Suivi de l'état de la signature lors d'un processus de signature séquentielle
Au fur et à mesure que le document avance dans la séquence de signature, suivez qui a signé et qui est en attente. Une simple feuille de suivi répertoriant chaque signataire, sa date de signature prévue et la date de signature réelle offre une visibilité. Le suivi empêche le document de rester dans la boîte de réception de quelqu'un pendant que le processus s'arrête.
La fiche de suivi Sign PDF est distincte du document. Le panneau de signature PDF montre qui a signé. La feuille de suivi indique qui n'a pas encore signé. Ensemble, ils offrent une vue complète du processus de signature.
Que se passe-t-il lorsqu'un signataire refuse de signer
Un signataire de la séquence peut refuser de signer. Le document peut nécessiter des modifications avant d'être approuvé. Ou bien ils peuvent rejeter entièrement le document. Le processus de signature s'arrête à ce signataire. Les signataires suivants ne peuvent pas signer car le document n’a pas dépassé le point de refus.
Renvoyez le document à l'auteur avec les commentaires du signataire refusant. Révisez le document si nécessaire. Redémarrez la séquence de signature depuis le début avec la version révisée. Le processus de signature séquentielle PDF Security ne permet pas de sauter. Chaque signataire dans la séquence définie doit signer.
Gestion des apparences de signature entre plusieurs signataires
Chaque apparence de signature du signataire, la représentation visuelle sur la page, peut être personnalisée. Un signataire peut préférer une signature dactylographiée. Un autre voudra peut-être une signature dessinée. Un troisième peut avoir besoin d’un cachet officiel. L'apparence de la signature est configurée par signataire au moment de la signature. Le document peut afficher différents styles de signature de différents signataires.
Cependant, un formatage de signature cohérent entre les signataires se présente de manière plus professionnelle. Si possible, convenez d’un format de signature standard avant le début du processus de signature. La cohérence de l'apparence du Sign PDF est une décision de professionnalisme et non une exigence technique.
Archivage du document entièrement signé avec une piste d'audit complète
Une fois toutes les signatures appliquées, archivez le document signé avec son panneau de signature complet intact. Le panneau de signature est la piste d'audit. Cela prouve qui a signé, quand et dans quel ordre. Si le document est ensuite converti dans un autre format ou traité via un outil qui supprime les signatures, la piste d'audit est perdue.
Conservez le PDF signé comme enregistrement définitif. Toutes copies ou conversions sont des dérivés. L'archive PDF Security de l'original signé préserve la preuve du processus de signature.
Gestion du rejet de signature et de la révision du document en cours de séquence
Un signataire au milieu de la séquence peut demander des modifications avant de signer. Le document doit être révisé, mais les signatures précédentes sont désormais sur une version obsolète. Recommencez la séquence de signature depuis le début avec le document révisé. Les signatures précédentes sur l'ancienne version sont archivées dans le cadre de l'historique du document.
Documentez la révision et la raison du redémarrage de la séquence. La piste d'audit Sign PDF doit inclure l'historique des révisions montrant que le document a été révisé à la demande spécifique du signataire et que le processus de signature a été redémarré.
Utilisation des champs de signature et placement de signature de forme libre
Les champs de signature sont des zones désignées sur la page où les signatures sont attendues. Ils guident les signataires vers le bon emplacement. Le placement de forme libre permet aux signataires de placer leur signature n'importe où sur la page. Pour la signature séquentielle avec plusieurs signataires, les champs de signature empêchent les signatures qui se chevauchent et garantissent que chaque signataire signe dans la zone désignée.
Placez des champs de signature pour chaque signataire avant que la première signature ne soit appliquée. Nommez chaque champ avec le nom ou le rôle du signataire prévu. La structure du champ Signature numérique communique visuellement la séquence de signature à chaque participant.
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