Vous avez terminé le rapport. C'est prêt à partir. Vous le faites glisser dans la fenêtre de rédaction de l'e-mail et la barre des pièces jointes devient rouge : 34 Mo, dépassant la limite. Ou bien il envoie, mais vous recevez une notification de rebond vingt minutes plus tard. Vous avez besoin d’un fichier plus petit et vous en avez besoin maintenant. Voici le chemin le plus rapide pour passer du surdimensionné au livrable.
La solution en une minute : compression en ligne
Pour la plupart des documents, la compression PDF est la voie la plus rapide. Accédez à WukongPDF à www.wukongpdf.com, téléchargez le fichier, choisissez une compression moyenne et téléchargez le résultat. Pour un rapport typique de 20 à 30 Mo contenant des graphiques et des images, une compression moyenne vous amène de manière fiable à 2 à 5 Mo – bien dans n'importe quelle limite de courrier électronique – sans changement de qualité visible.
Si une compression moyenne ne suffit pas, essayez une compression élevée. Vérifiez le résultat en zoomant sur les images dans le PDF compressé — si le texte est toujours net et que les images sont lisibles à taille normale, l'envoi est bon. Si les images semblent manifestement dégradées, le document peut nécessiter une approche différente.
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Pourquoi le fichier est volumineux et pourquoi c'est important
Comprendre ce qui rend le fichier volumineux détermine la marge de compression dont vous disposez. Le texte se compresse facilement et ne se dégrade pas. Les images sont le principal facteur de perte de taille et de qualité potentielle.
- Document contenant beaucoup de texte (contrat, rapport, lettre) : déjà petit ou sera compressé de manière significative sans changement de qualité. S'il fait plus de 5 Mo et contient principalement du texte, quelque chose d'autre le gonfle : des polices, des métadonnées ou des données restantes issues de l'édition.
- Document riche en images (présentation, brochure, reportage photo) : beaucoup de marge de compression. Une compression moyenne fera une différence considérable.
- Document numérisé : généralement très compressible : les scanners adoptent par défaut une résolution beaucoup plus élevée que celle nécessaire pour la lecture d'écran ou le courrier électronique.
Quand la compression seule ne suffit pas
Certains PDF sont déjà fortement compressés et ne seront pas réduits davantage sans perte de qualité inacceptable. Si c'est là que vous en êtes, il existe quelques autres options :
- Envoyez uniquement les pages pertinentes : si le destinataire n'a besoin que de sections spécifiques, extrayez ces pages à l'aide d'un outil de fractionnement et envoyez un fichier plus petit. Un extrait de 5 pages d’un rapport de 40 pages ne représente qu’une fraction de la taille.
- Partager via un lien cloud : téléchargez sur Google Drive, Dropbox ou OneDrive et collez le lien de partage dans le corps de l'e-mail. Aucune limite de pièces jointes, livraison instantanée et le destinataire obtient la version complète.
- Retour à la source : si le fichier source est disponible (Word, PowerPoint), réduisez la résolution de l'image avant de réexporter. Dans Word, compressez les images avant de les enregistrer ; dans PowerPoint, cochez Fichier > Compresser les médias. La réexportation à partir d'une source optimisée produit un PDF beaucoup plus petit que la compression d'un fichier déjà exporté.
La vérification de la réalité de la limite de taille des e-mails
La limite de Gmail est de 25 Mo. Outlook.com fait 20 Mo. Mais ce sont des limites d'envoi : le serveur du destinataire peut imposer des limites inférieures. Les systèmes de messagerie d'entreprise limitent souvent la taille des pièces jointes entrantes à 10 Mo ou moins. Et l'encodage Base64 (la façon dont le courrier électronique transmet les fichiers binaires) ajoute environ 33 % de surcharge, de sorte qu'un PDF de 19 Mo devient environ 25 Mo en transit.
L'objectif pratique pour une livraison fiable des e-mails est inférieur à 10 Mo, ce qui tient compte de la surcharge d'encodage et de la possibilité que le destinataire ait une limite plus stricte que la vôtre. Si vous pouvez obtenir le résultat Reduce PDF Size en dessous de 10 Mo, il atteindra pratiquement n'importe quelle boîte de réception sans problème.
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