Qu'est-ce que la rédaction PDF signifie et pourquoi c'est important sous Windows
Rédaction PDF est la suppression permanente des informations sensibles d'un fichier PDF. Ce n’est pas la même chose que de dessiner une case noire sur du texte. Une boîte noire dessinée sous forme d’annotation se trouve visuellement au-dessus du texte mais ne le supprime pas du fichier.
N'importe qui peut sélectionner le texte derrière la boîte, le copier et le lire. La véritable rédaction supprime entièrement le contenu sensible du PDF. Après rédaction, les informations supprimées ne peuvent pas être récupérées, recherchées ou extraites du fichier.
La véritable rédaction supprime définitivement le contenu du fichier PDF, contrairement à l'annotation qui ne le cache que visuellement.
L’examen final avant d’appliquer les expurgations constitue la dernière ligne de défense contre un échec de caviardage.
La différence PDF Security entre annotation et rédaction a causé un réel préjudice. Les agences gouvernementales ont publié des documents avec des expurgations basées sur des annotations que les lecteurs ont contournées en copiant et collant le texte. Des cabinets d'avocats ont déposé des documents judiciaires avec des annotations en boîte noire que l'avocat adverse a immédiatement extraites. Comprendre la différence entre masquer du texte et supprimer du texte est essentiel pour quiconque manipule des PDF sensibles sous Windows.
Les exigences PDF Privacy dans les contextes juridiques, médicaux, financiers et gouvernementaux exigent une véritable rédaction, et non une couverture cosmétique. Les réglementations telles que la HIPAA pour les dossiers médicaux, le RGPD pour les données personnelles et les règles des tribunaux pour les documents déposés exigent que les informations sensibles soient définitivement supprimées avant leur divulgation. L'utilisation d'outils de rédaction appropriés sous Windows n'est pas facultative pour le respect de ces exigences.
Les utilisateurs Windows ont accès à plusieurs outils de rédaction, depuis des applications professionnelles dotées de fonctionnalités de rédaction complètes jusqu'à des outils gratuits adaptés à un usage occasionnel. Le choix du bon outil dépend de la fréquence à laquelle vous rédigez des documents et du niveau d'assurance de sécurité dont vous avez besoin.
Essayez de rédiger un PDF
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Comment rédiger correctement un PDF à l'aide d'Adobe Acrobat Pro sous Windows
Adobe Acrobat Pro comprend l'ensemble d'outils de rédaction le plus complet disponible sur Windows. Ouvrez le PDF et sélectionnez l'outil Rédiger dans le menu Outils. La barre d'outils Rédaction apparaît avec des options pour marquer le texte et les images à rédiger et pour appliquer les rédactions après le marquage.
Marquez le texte que vous souhaitez expurger. Vous pouvez sélectionner du texte avec le curseur, dessiner des rectangles sur des zones de la page ou rechercher des mots ou des modèles spécifiques et marquer toutes les occurrences. Les zones marquées apparaissent avec un contour rouge. Examinez chaque zone marquée pour confirmer qu’elle couvre le contenu prévu et rien de plus.
Après avoir examiné toutes les notes, cliquez sur Appliquer pour exécuter les rédactions. Acrobat supprime définitivement le contenu marqué du PDF et remplit les zones de noir ou de la couleur de votre choix. Enregistrez le document expurgé sous un nouveau nom de fichier. Conservez en lieu sûr le fichier original non expurgé et distribuez uniquement la copie expurgée.
Acrobat comprend également une fonctionnalité Sanitize Document qui supprime les données masquées du PDF. Exécutez-le après avoir appliqué des expurgations pour nettoyer les métadonnées, les commentaires, les pièces jointes et tout autre contenu masqué pouvant contenir des informations sensibles. Un PDF entièrement nettoyé ne contient aucune donnée récupérable au-delà de ce qui est visible sur les pages.
Les outils PDF Redaction de WukongPDF fournissent une rédaction basée sur un navigateur qui supprime définitivement le contenu des PDF. Téléchargez le document, marquez les zones à expurger et téléchargez le fichier expurgé en toute sécurité. L'approche basée sur un navigateur est pratique pour les tâches de rédaction occasionnelles et fonctionne sur n'importe quelle version de Windows.
Utiliser des alternatives gratuites pour la rédaction de PDF sous Windows
PDF-XChange Editor propose une version gratuite avec des capacités de rédaction. Ouvrez le PDF, sélectionnez l'outil Marquer pour rédaction dans l'onglet Protéger et marquez le texte ou les zones à rédiger. Appliquez les expurgations pour supprimer définitivement le contenu marqué. La version gratuite gère les scénarios de rédaction les plus courants.
LibreOffice Draw, qui fait partie de la suite gratuite LibreOffice, peut ouvrir des PDF et modifier le contenu. Sélectionnez et supprimez le texte sensible, en le remplaçant par un rectangle noir dessiné comme partie permanente de la page. Cette méthode supprime véritablement le texte du PDF plutôt que de superposer une annotation. Exportez le document modifié au format PDF pour créer la version rédigée.
Pour la rédaction de documents volumineux avec recherche de texte, certains outils gratuits proposent une recherche et une rédaction basées sur des modèles.
Spécifiez un modèle pour les numéros de sécurité sociale, les numéros de carte de crédit, les numéros de téléphone ou les adresses e-mail, et l'outil recherche et marque toutes les instances correspondantes pour la rédaction. Cette approche automatisée est plus rapide et plus approfondie que la recherche manuelle de chaque occurrence.
Après avoir utilisé un outil de rédaction, vérifiez que la rédaction a été efficace en essayant de sélectionner du texte dans les zones rédigées. Rien ne doit être sélectionnable. Copiez tout le texte du document et collez-le dans le Bloc-notes ou un autre éditeur de texte. Le texte collé ne doit contenir aucune information expurgée. Recherchez dans le document les mots-clés qui auraient dû être expurgés. La recherche ne devrait trouver aucun résultat.
Erreurs de rédaction courantes à éviter sous Windows
Utiliser l’outil de dessin d’annotations au lieu de l’outil de rédaction est l’erreur la plus courante et la plus dangereuse. Dessiner un rectangle noir à l'aide des outils d'annotation ou de dessin place une couverture visuelle sur le texte mais ne le supprime pas. Utilisez toujours un outil spécifiquement étiqueté comme Rédaction ou Rédaction. Si vous ne savez pas si un outil fournit une véritable rédaction, appliquez-le à un document de test et essayez de récupérer le contenu rédigé.
Rédiger uniquement le contenu visible de la page tout en ignorant les métadonnées du document est une autre erreur courante. Les PDF contiennent les propriétés du document, notamment le nom de l'auteur, la date de création et l'historique des modifications. Ces métadonnées peuvent contenir des informations sensibles qui restent après la suppression du contenu visible. Exécutez une étape de nettoyage ou de désinfection des métadonnées après la rédaction du texte et des images.
Oublier de rédiger le contenu des en-têtes, des pieds de page et des marges de page laisse souvent apparaître des informations sensibles. Les noms, numéros de compte et autres identifiants qui apparaissent dans l'en-tête ou le pied de page de chaque page sont faciles à ignorer car l'attention du lecteur se porte sur le contenu du corps. Faites défiler chaque page du document expurgé et vérifiez spécifiquement les marges, les en-têtes et les pieds de page pour les informations non expurgées.
Appliquer des expurgations sans les examiner au préalable page par page risque d’en rédiger trop ou pas assez. Marquez toutes les expurgations dans le document, puis examinez chaque page individuellement avant de postuler. Ce processus en deux étapes, notation puis révision puis application, détecte les erreurs de notation qui seraient irréversibles après l'application.
Après avoir rédigé un PDF, ouvrez le fichier rédigé sur un autre ordinateur ou dans une autre visionneuse PDF pour vérifier que la rédaction est terminée. Un PDF rédigé qui s'ouvre correctement sur l'ordinateur sur lequel il a été créé peut révéler du contenu rédigé lorsqu'il est ouvert sur un autre système si la rédaction était basée sur des annotations plutôt que sur une véritable suppression de contenu. La vérification multi-appareils détecte ce mode de défaillance.
Le journal de rédaction ou le certificat généré par les outils de rédaction professionnels documente ce qui a été rédigé, quand et par qui. Ce journal sert de piste d'audit à des fins de conformité. Pour les documents réglementés, conserver le certificat de rédaction à côté du document rédigé comme preuve que la rédaction a été effectuée correctement et par une personne autorisée.
L’outil de rédaction doit être utilisé avec précaution. Chaque rédaction est permanente. Il n’est pas possible d’annuler les suppressions appliquées. Avant de cliquer sur Appliquer, examinez chaque zone marquée sur chaque page. Confirmez que seul le contenu prévu est marqué. Confirmez que tout le contenu sensible est marqué. Cet examen final avant l'application est la dernière chance de détecter les erreurs.
Pour les documents qui nécessitent une rédaction récurrente, tels que les rapports mensuels qui nécessitent toujours la suppression de la même colonne de noms de clients, créez un modèle ou un script de rédaction. Enregistrez les étapes de rédaction, y compris tous les modèles de recherche utilisés. La prochaine fois que le même type de document devra être rédigé, suivez la procédure documentée pour obtenir des résultats cohérents et complets.
La rédaction professionnelle est une compétence qui se développe avec la pratique. Les premiers projets de rédaction prennent plus de temps car vous apprenez les outils et développez votre processus de vérification. Au fil du temps, vous développez un flux de travail efficace qui produit des résultats fiables. L’investissement dans l’apprentissage d’une technique de rédaction appropriée est récompensé par la certitude que vos documents rédigés sont véritablement sécurisés.
Le temps requis pour une rédaction appropriée varie en fonction de la longueur du document et du nombre de cibles de rédaction. Un document de cinq pages avec quelques noms à rédiger prend quelques minutes. Un document d'une centaine de pages contenant des dizaines de types de données différents à rédiger, notamment des noms, des adresses, des numéros de compte et des numéros de téléphone, prend des heures. Prévoyez suffisamment de temps pour la rédaction et ne précipitez jamais l’examen final avant de postuler.
Les organisations qui manipulent des documents sensibles devraient proposer une formation en rédaction à chaque employé qui manipule ces documents. Une session de formation de 30 minutes couvrant la différence entre annotation et rédaction, la bonne utilisation des outils de rédaction et le processus de vérification évite les échecs de rédaction les plus courants. Le coût de la formation est négligeable comparé au coût d’un échec de rédaction.
Une fois un projet de rédaction terminé, effectuez un examen post-projet pour identifier toute amélioration du flux de travail. Quelles étapes ont pris le plus de temps. Quelles méthodes de vérification ont détecté des erreurs. Quelles erreurs ont été retenues lors de l'examen final. Documenter ces leçons améliore le prochain projet de rédaction et réduit le risque d’erreurs au fil du temps.
Les compétences de rédaction acquises sur Windows sont transférées vers d'autres plateformes. Les concepts de marquage du contenu à rédiger, de révision des marques avant application, de vérification du résultat et de nettoyage des métadonnées s'appliquent de la même manière, que vous utilisiez une application Windows, une application Mac ou un outil basé sur un navigateur. Apprendre la rédaction une fois sous Windows vous prépare à rédiger correctement sur n'importe quelle plateforme.
L’habitude de rédaction la plus importante à développer est la révision finale avant d’appliquer les rédactions. Quel que soit le soin avec lequel vous avez marqué le contenu, une révision finale page par page détecte la marque légèrement hors cible, le texte sensible qui a été manqué et le texte non sensible qui a été incorrectement marqué. Cette révision constitue la dernière ligne de défense contre un échec de rédaction et mérite le temps qu’elle prend.
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