Un client vous envoie par e-mail une facture PDF comportant 47 éléments de ligne. Vous avez besoin des totaux dans une feuille de calcul Excel pour votre logiciel de comptabilité. La facture est une image numérisée, vous ne pouvez donc pas simplement sélectionner et copier les numéros. Vous pouvez retaper chaque ligne manuellement, ce qui prendrait 15 minutes et introduirait au moins une erreur de frappe. Ou vous pouvez extraire les données automatiquement et disposer d’une feuille de calcul propre en moins de deux minutes.
La conversion de factures PDF et de documents financiers en Excel est l'un des cas d'utilisation PDF vers Excel les plus rentables, car elle remplace la saisie manuelle de données sujette aux erreurs par une extraction automatisée. La technologie a évolué au point où les factures bien structurées avec des tableaux clairs sont converties de manière fiable, y compris les postes, les quantités, les prix unitaires et les totaux.
Vérifier si votre facture est prête pour l'extraction de données
Avant de tenter l’extraction, déterminez de quel type de PDF vous disposez. Essayez de sélectionner les numéros sur la facture en cliquant et en faisant glisser. Si vous pouvez sélectionner des numéros individuels et les copier, le PDF contient de véritables données textuelles. L’extraction sera simple. Si un clic sélectionne la page entière en un seul bloc ou ne sélectionne rien du tout, la facture est une image numérisée. L'extraction nécessite dans un premier temps l'OCR, qui est moins précise mais toujours beaucoup plus rapide que la saisie manuelle.
Vérifiez la présentation de la facture. Un tableau simple avec des en-têtes de colonnes clairs, Description, Quantité, Prix unitaire, Total et une ligne par élément de ligne, sera converti avec une précision presque parfaite. Une facture avec des cellules fusionnées, des descriptions multilignes, des sous-totaux entrecoupés d'éléments de ligne ou des lignes de remise qui s'étendent sur plusieurs colonnes sera convertie moins proprement car l'algorithme de détection de table a du mal avec des modèles de lignes et de colonnes irréguliers. Plus la structure du tableau est régulière, meilleurs sont les résultats d’extraction.
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Étape par étape : extraire les données d'une facture vers Excel
Si la facture est un PDF sous forme de texte, l'outil PDF vers Excel gère directement l'extraction. Téléchargez le PDF. Sélectionnez Excel comme format de sortie. L'outil analyse la mise en page, détecte la structure du tableau et exporte les données dans un fichier .xlsx. Ouvrez la feuille de calcul résultante. Les éléments de campagne doivent apparaître en lignes avec chaque colonne de la facture originale dans une colonne Excel distincte. Les en-têtes de colonnes de la facture doivent apparaître comme la première ligne.
Si la facture est une image numérisée, exécutez d'abord l'OCR dessus à l'aide de l'outil OCR. Le processus OCR ajoute une couche de texte aux pages numérisées. Exécutez ensuite la conversion PDF vers Excel sur le fichier traité par OCR. Ce flux de travail en deux étapes gère le scénario réel le plus courant : une facture PDF imprimée, signée et numérisée sur un ordinateur. L'étape OCR reconnaît le texte. L'étape de conversion Excel l'extrait dans une feuille de calcul.
Nettoyage des données extraites
Après l’extraction, attendez-vous à faire un peu de nettoyage. Les problèmes les plus courants sont les valeurs numériques reconnues comme du texte, les symboles monétaires fusionnés avec des nombres dans un seul champ de texte, les dates formatées de manière incohérente et les valeurs négatives représentées par des parenthèses ou un signe moins final qu'Excel ne reconnaît pas comme un nombre.
Pour les valeurs monétaires stockées sous forme de texte, telles que « 1 234,56 $ » dans une cellule qu'Excel traite comme une chaîne, utilisez la fonction VALEUR d'Excel avec SUBSTITUTE pour supprimer le signe dollar et la virgule : =VALUE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A1,"$",""),",","")). Cela convertit le texte en un nombre qui peut être additionné et calculé. Pour une colonne entière, appliquez la formule à la première ligne et faites-la glisser vers le bas. Pour les dates, utilisez la fonction DATEVALUE ou l'assistant Texte en colonnes d'Excel avec le format de date spécifié. Ces étapes de nettoyage prennent quelques minutes par feuille de calcul et produisent un fichier Excel entièrement fonctionnel à partir de ce qui a commencé comme un PDF statique.
Vérification des totaux extraits par rapport à la facture originale
Après le nettoyage, vérifiez les données extraites par rapport à la facture originale. Additionnez les totaux des éléments de ligne dans Excel et comparez la somme au total de la facture. Si les chiffres correspondent, l’extraction était exacte, du moins pour les montants en dollars. Vérifiez ponctuellement quelques éléments de ligne individuels en comparant la facture originale avec la ligne correspondante dans la feuille de calcul. Vérifiez le premier élément, un élément du milieu et le dernier élément. Si ceux-ci correspondent, l’extraction est fiable.
Si les totaux ne correspondent pas, recherchez dans la feuille de calcul les lignes où l'extraction a placé les données dans les mauvaises colonnes. Une erreur courante est une description d'élément de campagne qui contient un numéro, tel que "Widget Model 3, Pack of 5", ou "Widget Model 3, Pack of 5". où le moteur d’extraction a interprété « 3 » ; en quantité et "5" en tant que prix unitaire, créant ainsi des éléments de campagne fantômes. Ces artefacts d’extraction sont faciles à repérer car ils produisent des lignes de données absurdes. Supprimez les lignes d'artefacts et faites la somme. Les totaux doivent converger vers les valeurs correctes.
Gestion des factures multipages et des lots de factures
Pour une seule facture couvrant plusieurs pages, convertissez toutes les pages en une seule opération. WukongPDF traite chaque page et exporte les données combinées dans une seule feuille de calcul. Si chaque page possède son propre tableau, les tableaux sont empilés verticalement dans la feuille de calcul avec une ligne vide ou une ligne d'en-tête entre eux. Consolidez les tableaux en supprimant les en-têtes en double et en joignant les lignes de données.
Pour un lot de plusieurs factures, représentant peut-être un mois de factures fournisseur, traitez chaque facture individuellement et consolidez les résultats dans une feuille de calcul principale. Créez un modèle avec des colonnes pour le fournisseur, le numéro de facture, la date, la description de l'article, la quantité, le prix unitaire et le total. Copiez les données extraites de chaque facture dans le modèle. Cette approche structurée produit un enregistrement consultable, triable et prêt à formuler de toutes les factures. L'outil Extract PDF Data prend en charge PDF Converter le traitement par lots de plusieurs factures en une seule session, générant des feuilles de calcul individuelles pour chaque facture qui peuvent être rapidement consolidées dans le modèle principal. Le temps gagné par rapport à la saisie manuelle des données évolue linéairement avec le nombre de factures. Une facture fait gagner 10 minutes. Cent factures permettent d’économiser une journée de travail entière.
Un détail pratique pour le traitement des factures récurrentes : si vous recevez des factures du même fournisseur chaque mois, créez un modèle Excel préconfiguré avec les formules et les mappages de colonnes pour la présentation des factures de ce fournisseur. La première fois que vous extrayez une facture de ce fournisseur, notez quelles colonnes Excel correspondent à quels champs de facture. Configurez des formules SOMME pour les totaux des éléments de campagne, une formule de validation qui vérifie la somme par rapport au total de la facture et un formatage conditionnel pour mettre en évidence les écarts. Enregistrez-le en tant que modèle spécifique au fournisseur. Le mois prochain, lorsque vous extrayez la nouvelle facture, collez les données dans le modèle et les formules et le formatage sont déjà en place. Sur un an de factures mensuelles, cette approche de création de modèles permet d'économiser des heures de travail de configuration répétitif et élimine pratiquement le risque d'erreurs de formule dues à une nouvelle saisie manuelle. Pour les organisations traitant des factures provenant de dizaines de fournisseurs récurrents, un dossier de modèles spécifiques au fournisseur transforme l'extraction des données de facture d'une tâche hebdomadaire en une opération de collage et de vérification.
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