Vous collectez 200 candidatures PDF remplies. Chaque formulaire comporte les mêmes champs : nom, email, téléphone, poste, date de début, prétention salariale. Vous avez besoin des 200 réponses dans une seule feuille de calcul Excel, avec chaque candidat sous forme de ligne et chaque champ sous forme de colonne. Ouvrir manuellement chaque PDF, lire les valeurs des champs et les saisir dans Excel prendrait une journée de travail entière. Une seule faute de frappe dans une adresse e-mail ou un numéro de téléphone peut entraîner la perte du contact avec un candidat.
L'extraction automatique des données des formulaires PDF remplissables vers Excel est un flux de travail d'extraction de données qui lit les valeurs des champs du formulaire et les écrit dans une feuille de calcul. Le processus est rapide, précis et élimine les erreurs de transcription. L'extraction lit les données directement à partir des champs du formulaire PDF.
Comment fonctionne l'extraction de données de formulaire PDF
Les formulaires PDF à remplir stockent les données dans des champs nommés. Chaque champ a un nom tel que Prénom ou Email et une valeur saisie par l'utilisateur. L'extraction de données lit les noms et les valeurs des champs et les exporte dans un format structuré. Les noms de champs deviennent des en-têtes de colonnes dans la feuille de calcul. Chaque PDF devient une ligne de données. Les valeurs remplissent les cellules sous leurs colonnes correspondantes.
L'extraction de données du formulaire PDF vers Excel de WukongPDF traite plusieurs fichiers PDF dans un lot. Téléchargez les 200 formulaires remplis. L'outil lit les noms de champs et les valeurs de chaque formulaire. Il génère une feuille de calcul avec une ligne par formulaire. Chaque champ devient une colonne. L'extraction conserve les données exactement telles que saisies. Il n'y a pas d'OCR impliqué, pas d'erreur de reconnaissance de caractères, car les données ont été saisies dans des champs de formulaire numérique.
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Prérequis pour une extraction propre des données
Les formulaires doivent être des PDF remplissables avec des champs de formulaire réels. Les formulaires numérisés qui ont été remplis à la main puis numérisés ne contiennent pas de données de champ de formulaire. Ils nécessitent l'OCR, qui est moins précis et introduit des erreurs de reconnaissance. Avant de mettre en place un workflow d'extraction, ouvrez l'un des formulaires remplis et vérifiez si vous pouvez cliquer sur le texte rempli et le modifier. Si vous le pouvez, le formulaire comporte des champs de formulaire en direct. Si le texte fait partie de l'image de la page, le formulaire est numérisé et nécessite à la place une OCR.
Les noms de champs du formulaire PDF déterminent les en-têtes de colonnes dans la feuille de calcul. Si différentes versions du formulaire utilisaient des noms de champs différents, la feuille de calcul extraite comportera plusieurs colonnes pour les mêmes données. Standardisez le modèle de formulaire avant de le distribuer. Utilisez des noms de champs cohérents dans toutes les copies. Cette standardisation initiale est payante au moment de l'extraction avec une feuille de calcul propre et uniforme.
Traitement des données extraites
Ouvrez la feuille de calcul extraite et examinez les données. Recherchez les valeurs manquantes lorsqu'un champ de formulaire est resté vide. Vérifiez le formatage incohérent, tel que les numéros de téléphone saisis sous la forme 555-123-4567 dans certains formulaires et 5551234567 dans d'autres. Nettoyez les données à l'aide des fonctions Excel. Divisez les noms complets en colonnes de prénom et de nom si le formulaire les a collectés dans un seul champ. Validez les adresses e-mail en vérifiant la présence d'un signe @.
Ajoutez un numéro de ligne ou une colonne d’identifiant unique si le formulaire n’en incluait pas. Cet identifiant vous permet de retracer une ligne spécifique de la feuille de calcul jusqu'au formulaire PDF d'origine. Si une saisie de données semble suspecte, vous pouvez ouvrir le PDF original de ce candidat, vérifier la valeur du champ et corriger la feuille de calcul si nécessaire.
Adaptation du workflow pour une utilisation récurrente
Si vous collectez régulièrement des réponses à un formulaire PDF, créez un modèle Excel dans lequel les données extraites alimenteront. Configurez des formules, des tableaux croisés dynamiques, des graphiques et le formatage dans le modèle. À chaque période, extrayez les nouvelles données du formulaire et collez-les dans la feuille de données du modèle. Les formules et les graphiques se mettent à jour automatiquement. Le modèle élimine le travail répétitif de recréation de l'analyse pour chaque lot de réponses. Le flux de travail Extraire les données PDF qui prenait des heures la première fois prend des minutes à chaque fois.
Après extraction, archivez les formulaires PDF originaux. La feuille de calcul est une commodité pour l’analyse. Les PDF sont les enregistrements originaux. Si des questions se posent concernant les données, le formulaire original fournit la réponse faisant autorité. Pour les organisations qui collectent les réponses aux formulaires PDF auprès d'utilisateurs externes, un workflow de validation des données après extraction détecte les erreurs utilisateur les plus courantes avant que les données n'entrent dans les systèmes en aval. Recherchez les adresses e-mail sans signe @, ce qui indique que l'utilisateur a saisi une adresse invalide. Recherchez les numéros de téléphone trop courts ou trop longs. Vérifiez les champs obligatoires qui ont été laissés vides. Marquez ces enregistrements pour un suivi plutôt que d’importer silencieusement des données erronées. Quelques minutes de validation après l'extraction évitent des heures de nettoyage plus tard lorsque des données incorrectes se sont propagées dans les rapports, les bases de données et les communications. Lors de la création d'un pipeline de données de formulaire récurrent, documentez le mappage des champs : quels noms de champs PDF correspondent à quelles colonnes de votre base de données ou feuille de calcul. Les noms de champs de formulaire comme FName ou Q1_Answer peuvent ne pas correspondre aux noms de colonnes de votre système comme FirstName ou SatisfactionRating. Créez une table de mappage qui traduit les noms de champs PDF en noms de colonnes système. Appliquez ce mappage à chaque fois que vous extrayez des données. Le tableau de mappage sert également de documentation pour les futurs membres de l'équipe qui doivent comprendre comment les données du formulaire circulent dans les systèmes de l'organisation. Pour les formulaires comprenant des champs facultatifs, l’extraction produira des cellules vides pour les champs laissés vides par l’utilisateur. Faites la distinction entre les champs intentionnellement vides et les données manquantes en ajoutant une colonne de validation qui vérifie si les champs obligatoires sont remplis. Une adresse e-mail manquante dans un champ e-mail obligatoire nécessite un suivi. Un deuxième prénom manquant dans un champ facultatif est très bien. Les indicateurs de validation guident vos efforts de suivi vers les enregistrements qui nécessitent votre attention. Le tableau de mappage sert également de documentation pour les futurs membres de l'équipe qui doivent comprendre comment les données du formulaire circulent dans les systèmes de l'organisation.
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