Les lois sur les archives publiques, connues sous le nom de Freedom of Information Act au niveau fédéral, lois Sunshine, lois sur le droit de savoir ou lois sur les archives publiques selon la juridiction, exigent que les agences gouvernementales divulguent les documents au public sur demande. Ces lois exigent également que certains types d'informations personnelles soient confidentielles. Les noms des personnes privées, les numéros de sécurité sociale, les informations médicales, les adresses e-mail personnelles et autres données protégées doivent être supprimés avant la publication du document. Le processus PDF Redaction pour une publication de documents publics doit être manifestement minutieux, car une seule donnée personnelle manquante dans un document publié peut déclencher une responsabilité légale, un embarras public et la nécessité de publier une publication corrigée.
Identifier ce qui doit être expurgé en vertu des lois sur les archives publiques
Chaque juridiction définit son propre ensemble d'exemptions, les catégories d'informations qui doivent ne pas être divulguées au public. Les exemptions courantes dans la plupart des juridictions incluent les informations personnelles telles que les numéros de sécurité sociale, les dates de naissance et les adresses personnelles des particuliers. Les informations médicales et de santé sont exemptées. Les dossiers d'enquête des forces de l'ordre peuvent être exemptés en tout ou en partie. Les secrets commerciaux et les informations commerciales confidentielles soumis au gouvernement sont exemptés. Les dossiers personnels qui constitueraient une atteinte à la vie privée sont exemptés.
Avant de rédiger un seul mot, identifiez les exemptions qui s’appliquent au document spécifique. Un rapport de police contient des informations d'exonération différentes de celles d'un compte rendu de réunion du conseil municipal ou d'une demande de permis de construire. Consultez la loi applicable sur les archives publiques et toutes les directives de rédaction spécifiques à l'agence. Si l'agence dispose d'un agent des archives publiques ou d'un service juridique, consultez-les sur les catégories d'exemption qui s'appliquent. Une rédaction PDF Privacy qui retient les bonnes informations pour la bonne raison juridique est défendable si elle est contestée. Une expurgation qui retient des informations sur la base d’une supposition sur ce qui pourrait être exempté ne l’est pas.
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Expurger les données personnelles de manière appropriée et permanente
Utilisez un outil de rédaction dédié qui supprime définitivement le contenu marqué du PDF, et non un outil de dessin qui place des rectangles opaques sur le texte. La distinction ne peut être surestimée. Les divulgations de documents publics comptent parmi les divulgations de documents les plus scrutées au sein du gouvernement. Les journalistes, les groupes de défense et le grand public examinent de près les documents publiés, et certains destinataires testent spécifiquement si le texte expurgé peut être récupéré par copier-coller ou en inspectant le flux de contenu PDF.
Marquez chaque instance d’informations exemptées sur chaque page. Exécutez des recherches de modèles automatisées pour les numéros de sécurité sociale, qui suivent le format de trois chiffres, un trait d'union, deux chiffres, un trait d'union et quatre chiffres. Recherchez les adresses e-mail contenant le signe arobase. Recherchez des numéros de téléphone dans des formats courants. Les recherches automatisées capturent les données structurées qui sont faciles à manquer pour les humains lors de la numérisation visuelle des pages. Après des recherches automatisées, examinez chaque page manuellement pour rechercher des informations personnelles non structurées telles que des noms, des adresses physiques et des descriptions narratives qui pourraient identifier un individu. WukongPDF et les plateformes similaires fournissent des outils PDF Redaction adaptés au traitement des documents publics.
Documenter le processus de rédaction
Une publication de documents publics doit inclure une documentation sur ce qui a été expurgé et pourquoi. Cette documentation répond à plusieurs objectifs. Il indique au demandeur pourquoi les informations ont été retenues, ce qui constitue une exigence légale dans de nombreuses juridictions. Cela crée un dossier auquel l’agence peut faire référence si la suppression est ultérieurement contestée. Il fournit un modèle pour les versions futures de documents similaires, réduisant ainsi le temps d'analyse de chaque demande ultérieure.
La documentation prend généralement la forme d'un journal de rédaction ou d'un index d'exemption. Pour chaque expurgation, ou pour des groupes d'expurgations similaires, le journal enregistre le numéro de page, une description du type d'informations expurgées et l'exemption légale spécifique qui autorise la rétention. Une entrée de journal peut indiquer : Page 3, numéro de sécurité sociale expurgé, exemption 6, vie privée. Conservez le journal avec le fichier de document publié. Si la libération est contestée, le journal est le premier élément de preuve que l'agence a agi correctement.
Examen du document expurgé avant sa publication
Une deuxième personne doit examiner chaque page du document expurgé avant sa publication. L'examinateur recherche deux choses : des informations qui auraient dû être expurgées mais qui ont été omises, et des informations qui ont été expurgées mais qui auraient dû être divulguées. Les deux types d’erreurs ont des conséquences. Une rédaction manquée révèle des informations protégées. Une rédaction excessive retient des informations que le public a le droit de voir et qui peuvent être contestées en tant que violation de la loi sur les archives publiques.
Le réviseur doit également vérifier la qualité technique de la rédaction. Copiez tout le texte du document et collez-le dans un éditeur de texte brut. Lisez le texte collé et confirmez qu'aucune information expurgée n'apparaît. Recherchez dans les champs de métadonnées du document, y compris le titre, l'auteur, le sujet et les mots-clés, toute information personnelle. Vérifiez que le nom du fichier lui-même ne contient pas de données personnelles. Un document expurgé nommé JANE-DOE-MEDICAL-RECORDS.pdf annonce les informations mêmes que la rédaction était censée protéger.
Gestion de la rédaction dans les documents numérisés
De nombreux documents publics sont numérisés à partir d’originaux papier plutôt que créés numériquement. Les documents numérisés ajoutent une couche de complexité à la rédaction car le texte fait partie de l'image de la page. La rédaction du texte d'un document numérisé nécessite une rédaction au niveau de l'image qui modifie de manière permanente les pixels de la zone rédigée, et non une simple superposition. Si le document numérisé a été traité par OCR et contient une couche de texte invisible derrière l'image visible, l'image et la couche de texte doivent être expurgées.
Après avoir rédigé les documents numérisés, exécutez l'OCR sur la version rédigée pour confirmer qu'aucun texte n'est reconnu dans les zones rédigées. Si le moteur OCR reconnaît le texte via la rédaction, la rédaction n'était pas suffisamment opaque ou n'a pas modifié les pixels de l'image sous-jacente. Réappliquez la rédaction avec un remplissage noir à opacité totale et vérifiez à nouveau. Un échec PDF Compliance dans une publication de documents publics peut annuler des mois de travail minutieux sur le reste du document.
La rédaction est permanente. Conservez une copie sécurisée et à accès contrôlé du document original non expurgé dans un endroit distinct de la copie de sortie expurgée. L'original non expurgé est le dossier de l'agence qui doit être conservé conformément au calendrier de conservation des dossiers. La copie expurgée est la version rendue publique.
Gestion des publications de documents publics en grand volume
Une seule demande de documents publics peut impliquer des milliers de pages de documents réactifs. La rédaction manuelle page par page n’est pas pratique à cette échelle. Investissez dans un logiciel de rédaction prenant en charge le traitement par lots, la reconnaissance automatisée des formes et la gestion des flux de travail. Le logiciel traite l'ensemble de documents, marque les modèles connus pour la rédaction et présente les pages marquées à un réviseur humain pour confirmation. Le réviseur approuve ou ajuste chaque note et le logiciel applique les expurgations par lots. Ce flux de travail hybride automatisé et humain constitue la norme pour le traitement de grands volumes de documents publics.
Une fois la publication terminée, surveillez tout défi ou toute question concernant les expurgations. Un demandeur qui estime que des informations ont été indûment refusées peut déposer un appel ou une plainte. Le journal de rédaction et la base juridique documentée pour chaque catégorie d'exemption constituent la défense de l'agence. Conservez ces enregistrements pendant toute la période de conservation spécifiée par le calendrier de conservation des enregistrements.
Examinez et mettez à jour périodiquement les procédures de rédaction pour intégrer les leçons tirées de chaque version. Si un type particulier de données personnelles a été manqué dans une version, mettez à jour les modèles de recherche automatisés pour le récupérer dans la suivante. L’amélioration continue du processus de rédaction réduit le risque d’une divulgation préjudiciable au fil du temps.
Lorsque le même type de document est publié à plusieurs reprises, créez un modèle de rédaction spécifique au document qui identifie les champs et les emplacements exacts où apparaissent les données personnelles. Un modèle de rapport d'incident de police marque les cases et champs spécifiques où apparaissent les noms, adresses et numéros d'identification. Le modèle garantit une rédaction cohérente dans toutes les versions de ce type de document, quel que soit le membre du personnel qui traite la demande.
L’obligation PDF Privacy ne prend pas fin lorsque le document expurgé est rendu public. Si un demandeur démontre ultérieurement que des informations personnelles ont pu être récupérées à partir du document divulgué, l'agence a l'obligation d'émettre une version corrigée et d'informer les personnes concernées dont les données ont été divulguées. La surveillance post-publication et une procédure de correction documentée font partie d'un programme complet de conformité en matière de rédaction.
Les archives publiques PDF Redaction répondent au double objectif de transparence et de confidentialité. Le public a droit à l'information gouvernementale. Les individus ont droit à la vie privée. Une rédaction appropriée honore les deux.
Le programme PDF Privacy le plus puissant combine des outils de rédaction appropriés, des politiques d'exemption documentées, des réviseurs formés et un processus de surveillance post-publication.
Chaque publication de documents publics est une opportunité d’améliorer le workflow de rédaction pour la suivante
La rédaction de documents publics se situe à l’intersection de la conformité juridique, de la compétence technique et de la responsabilité éthique. Chaque document publié est une déclaration selon laquelle l'agence a équilibré le droit du public à l'information avec le droit individuel à la vie privée, et l'a fait correctement.
Une publication de documents publics correctement rédigés témoigne de l’engagement de l’agence en matière de transparence et de confidentialité. Les cases noires sur la page ne sont pas des obstacles. Ils constituent la preuve visible que l’agence a pris au sérieux ses obligations légales.
Le poids juridique et éthique d’une divulgation de documents publics exige un processus de rédaction approfondi, documenté et révisable. Le processus est plus important que n’importe quel outil ou technique, car c’est lui qui garantit que chaque version répond aux mêmes normes.
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