Certains scanners de documents et imprimantes multifonctions appliquent automatiquement une protection par mot de passe ou des restrictions d'édition à chaque PDF qu'ils produisent. Il s'agit d'un paramètre de sécurité par défaut configuré par le service informatique ou le fabricant de l'appareil. Lorsque vous recevez un PDF numérisé qui demande de manière inattendue un mot de passe ou bloque la modification, la protection n'a probablement pas été appliquée intentionnellement par la personne qui a numérisé le document. Les outils Déverrouiller PDF peuvent supprimer la protection appliquée par le scanner, rétablissant ainsi le document à une utilisation normale et modifiable.
Points clés à retenir
La protection PDF appliquée au scanner est généralement un mot de passe d'autorisation qui restreint l'édition, l'impression ou la copie, plutôt qu'un mot de passe ouvert qui empêche la visualisation. La plupart des protections du scanner utilisent un mot de passe propriétaire faible ou par défaut que les outils de déverrouillage peuvent supprimer. Le processus de déverrouillage prend quelques secondes une fois que vous avez identifié le type de protection appliqué. Si le scanner a appliqué un mot de passe ouvert, vous aurez besoin du mot de passe de la personne qui a utilisé le scanner.
Pourquoi les scanners appliquent une protection aux PDF
Les scanners et appareils multifonctions d'entreprise sont souvent configurés par les administrateurs informatiques pour appliquer les paramètres de sécurité par défaut aux documents numérisés. La raison en est que les documents numérisés contiennent souvent des informations sensibles, telles que des contrats, des dossiers personnels ou des documents financiers, et qu'il est plus sûr d'appliquer une protection par défaut que de compter sur les utilisateurs individuels pour qu'ils se souviennent de la protection des analyses sensibles. Le menu de configuration du scanner comprend une section de politique de sécurité dans laquelle les administrateurs définissent le mot de passe et les autorisations par défaut. Ces paramètres s'appliquent à chaque tâche de numérisation, sauf si l'utilisateur du scanner les remplace, ce que la plupart des utilisateurs ne savent pas faire.
La protection est généralement un mot de passe d'autorisation avec des restrictions sur l'édition, l'impression et la copie. Le mot de passe par défaut du scanner est souvent défini sur une valeur simple programmée par le service informatique, telle que le nom de l'organisation, le numéro de modèle du scanner ou une valeur générique par défaut telle que « admin ». ou "mot de passe". Cela rend la protection appliquée par le scanner relativement facile à supprimer par rapport à la protection appliquée délibérément par un utilisateur ayant choisi un mot de passe fort.
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Comment identifier et supprimer la protection appliquée par le scanner
Si le scanner a appliqué une protection lors d'une opération de numérisation vers un courrier électronique, vérifiez les paramètres de courrier électronique du scanner. De nombreux scanners ont des profils de sécurité distincts pour différentes méthodes de livraison. Le profil de numérisation vers courrier électronique peut appliquer une protection, contrairement au profil de numérisation vers dossier. Si vous avez accès au scanner, le passage à une autre méthode de livraison pour le même document peut contourner la protection sans aucun outil de déverrouillage. Demandez à l'opérateur du scanner d'essayer de numériser vers une clé USB ou un dossier réseau plutôt que vers un courrier électronique.
Après avoir déverrouillé le PDF protégé par le scanner, ouvrez les propriétés du document et vérifiez que l'onglet Sécurité affiche désormais « Aucune sécurité ». Si des restrictions restent répertoriées, le déverrouillage était incomplet et le document peut toujours bloquer la modification ou la copie. Certains outils de déverrouillage suppriment le mot de passe mais laissent les indicateurs d'autorisation en place, produisant ainsi un document qui peut être ouvert sans mot de passe mais bloque néanmoins certaines actions. Un déverrouillage complet ne doit montrer aucune méthode de sécurité ni aucune restriction dans les propriétés du document.
Certains scanners appliquent une protection à l'aide de la norme de cryptage RC4 40 bits, qui est un algorithme de cryptage plus ancien et plus faible. Les outils de déverrouillage peuvent supprimer la protection basée sur RC4 presque instantanément, car l'espace clé est suffisamment petit pour une récupération rapide par force brute. Les scanners plus récents qui utilisent le cryptage AES 128 bits ou 256 bits nécessitent des approches plus sophistiquées, mais les mots de passe par défaut choisis par les services informatiques sont souvent suffisamment simples pour que la récupération basée sur un dictionnaire réussisse en quelques minutes.
Ouvrez le PDF dans n'importe quel lecteur et vérifiez les propriétés du document. Si l'onglet Sécurité affiche « Sécurité par mot de passe » et répertorie les restrictions telles que « Modification : non autorisée » mais le document s'ouvre sans demander de mot de passe, la protection est uniquement un mot de passe d'autorisations. Il s’agit de la protection appliquée par les scanners la plus courante. Utilisez un outil de déverrouillage qui cible spécifiquement les mots de passe d'autorisations. Téléchargez le PDF numérisé, exécutez l'opération de déverrouillage et téléchargez la version sans restriction. La plupart des outils de déverrouillage en ligne gèrent les mots de passe d'autorisation appliqués par le scanner en quelques secondes.
Lorsque le document demande un mot de passe pour s'ouvrir, le scanner a appliqué un mot de passe d'ouverture. Ceci est moins courant mais se produit dans des environnements de haute sécurité. Demandez le mot de passe à la personne qui a utilisé le scanner. Les opérateurs du scanner ne savent souvent pas que le mot de passe a été appliqué. Vous devrez donc peut-être contacter le service informatique qui a configuré le scanner. Si le service informatique ne peut pas fournir le mot de passe, le document peut être irrécupérable sans outils spécialisés de récupération de mot de passe, qui ne sont efficaces que contre les mots de passe faibles ou par défaut. L'outil de déverrouillage du WukongPDF supprime les restrictions d'autorisation appliquées au scanner et peut tenter de récupérer de simples mots de passe ouverts couramment utilisés dans les configurations par défaut du scanner.
Prévention des problèmes de protection du scanner
Documentez le processus de déverrouillage et partagez-le avec vos collègues qui reçoivent des PDF protégés par scanner de la même source. Un guide d'une page répertoriant les mots de passe par défaut courants pour les modèles de scanner de votre organisation et les étapes de suppression de la protection évite à chaque personne de rechercher la solution indépendamment. Un article partagé dans la base de connaissances ou une entrée wiki d'équipe distribue ces informations efficacement et réduit le nombre de tickets d'assistance informatique liés aux documents numérisés verrouillés.
Pour les organisations qui numérisent de gros volumes de documents, le coût en productivité lié à une protection indésirable peut être important. Calculez le temps passé à déverrouiller les PDF numérisés sur un mois et présentez ce numéro au service informatique comme argument commercial pour modifier les paramètres par défaut du scanner. Un scanner qui ajoute une protection indésirable à 50 documents par jour, chacun prenant 30 secondes à déverrouiller, coûte à l'organisation plus d'une heure de temps productif par semaine. La plupart des services informatiques ajusteront les paramètres une fois qu’ils auront compris l’impact sur la productivité. Une fois l’impact commercial quantifié, la plupart des services informatiques réagissent rapidement pour ajuster la configuration de sécurité par défaut.
Si vous ne pouvez pas modifier la configuration du scanner, notez le numéro de modèle exact du scanner et recherchez en ligne son mot de passe par défaut. De nombreux fabricants de scanners documentent le mot de passe par défaut dans leurs manuels d'utilisation ou dans des articles de leur base de connaissances. Le mot de passe par défaut est souvent le même sur toutes les unités du même modèle, et le connaître vous permet de déverrouiller les PDF numérisés sans utiliser d'outil tiers.
Si les scanners de votre organisation appliquent une protection indésirable aux PDF, la solution la plus efficace consiste à modifier les paramètres de sécurité par défaut du scanner. Accédez à l'interface de configuration du scanner, généralement via un navigateur Web en saisissant l'adresse IP du scanner. Accédez à la section des paramètres de sécurité ou PDF et désactivez la protection par défaut ou modifiez-la pour qu'elle s'applique uniquement lorsque l'utilisateur choisit explicitement de protéger un document. Cette modification nécessite un accès administrateur au scanner, qui peut devoir être demandé au service informatique.
Pour les utilisateurs qui numérisent des documents sur des scanners partagés ou publics dont ils ne peuvent pas modifier la configuration, une solution de contournement consiste à numériser vers un format autre que PDF, tel que JPEG ou TIFF, puis à convertir les fichiers image au format PDF à l'aide d'un outil qui n'applique pas de protection. La conversion image en PDF produit un PDF non protégé. L'étape de conversion supplémentaire ajoute une minute au flux de travail mais contourne entièrement la configuration de sécurité du scanner.
Foire aux questions
Et si le scanner appliquait une signature numérique en plus de la protection ? La signature numérique est indépendante de la protection par mot de passe. La suppression du mot de passe n'affecte pas la signature. Cependant, si vous modifiez ensuite le document, la signature apparaîtra comme invalide car le contenu a changé après la signature. Si la validité de la signature est importante, contactez l'auteur du document pour demander une version déverrouillée et signée. Ne déverrouillez pas et ne modifiez pas un document signé si la signature sert de garantie d'authenticité.
Et si le scanner appliquait une signature numérique en plus de la protection par mot de passe ? Les signatures numériques appliquées par le scanner sont généralement des certificats auto-signés générés par le scanner lui-même pour vérifier l'authenticité du document, et non pour restreindre l'accès. La suppression de la protection par mot de passe n'affecte pas la signature numérique. Cependant, si vous modifiez ensuite le document, la signature apparaîtra comme invalide car le contenu du document a changé depuis sa signature.
Est-il légal de déverrouiller un PDF protégé par un scanner que j'ai reçu de quelqu'un d'autre ?
Si la protection a été appliquée automatiquement par le scanner et non intentionnellement par l'expéditeur, la suppression des restrictions d'utilisation du document comme prévu est généralement acceptable. L'expéditeur ne sait probablement pas que le document est protégé. Si vous n'êtes pas sûr, contactez l'expéditeur et demandez-lui s'il avait l'intention de restreindre le document. Si la protection a été appliquée intentionnellement et que vous n'êtes pas autorisé à modifier le document, la suppression des restrictions peut violer les conditions d'utilisation.
La protection appliquée par le scanner peut-elle interférer avec le traitement OCR ?
Oui. Si le scanner a appliqué des autorisations qui empêchent la modification, le logiciel OCR peut ne pas être en mesure d'ajouter le calque de texte reconnu au PDF car le document est verrouillé contre toute modification. Déverrouillez d'abord le PDF, puis exécutez l'OCR sur la version non protégée. La couche de texte OCR sera écrite correctement dans le document une fois les restrictions d'autorisation supprimées.
Pourquoi mon scanner applique-t-il une protection à certains scans mais pas à d'autres ?
Certains scanners disposent de paramètres basés sur des profils dans lesquels différentes destinations de numérisation, telles que le courrier électronique, le dossier réseau et l'USB, ont des configurations de sécurité différentes. Une numérisation envoyée par courrier électronique peut être protégée alors qu'une numérisation enregistrée sur une clé USB ne l'est pas. Vérifiez les paramètres de profil du scanner pour identifier et résoudre l'incohérence.
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