La création d'un PDF à remplir – dans lequel les destinataires peuvent cliquer sur les champs et taper directement au lieu de l'imprimer et de l'écrire à la main – nécessitait autrefois Acrobat Pro. Ce n'est plus vrai. Il existe des outils gratuits qui ajoutent des champs de formulaire interactifs à un PDF existant, et quelques-uns qui vous permettent d'en créer un à partir de zéro.
Qu'est-ce qu'un PDF à remplir en réalité
Un PDF à remplir comporte des champs de formulaire interactifs (zones de texte, cases à cocher, menus déroulants, boutons radio) intégrés dans le document. Lorsque quelqu'un l'ouvre dans n'importe quelle visionneuse PDF, il peut cliquer dans ces champs et saisir ou sélectionner des valeurs. Les informations renseignées sont enregistrées lors de l'enregistrement du fichier. Ceci est différent de simplement ajouter des superpositions de texte après coup ; les champs font partie de la structure PDF et fonctionnent de manière cohérente entre les visualiseurs.
Il convient de savoir que de simples superpositions de texte – où quelqu'un ouvre le PDF et place une zone de texte là où il doit taper – peuvent obtenir un résultat similaire sans aucun champ de formulaire. Pour un formulaire qui sera utilisé en interne par des personnes familiarisées avec les outils PDF, cette approche est souvent plus rapide que la création de champs de formulaire appropriés. Des champs à remplir correctement sont plus importants lorsque le formulaire est envoyé à des personnes qui ne sont pas à l'aise pour placer des éléments de texte manuellement.
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Création de formulaires via un navigateur
L'éditeur PDF de WukongPDF vous permet d'ajouter des champs de texte, des cases à cocher et d'autres éléments de formulaire à un PDF existant dans le navigateur. Téléchargez le document, passez en mode champ de formulaire et cliquez à l'endroit où vous souhaitez placer chaque champ. Vous pouvez définir les noms des champs, les valeurs par défaut et indiquer si un champ est obligatoire. Téléchargez le résultat et il s'agit d'un PDF à remplir entièrement fonctionnel qui fonctionne dans Adobe Reader, Preview et la plupart des autres visualiseurs.
Pour un formulaire simple – quelques champs de texte, peut-être quelques cases à cocher – cela prend environ dix minutes. Les formulaires plus complexes comportant de nombreux champs, une logique conditionnelle (afficher cette section uniquement si cette case est cochée) ou des champs calculés nécessitent un logiciel de création de formulaire dédié, mais ces exigences sont rares pour les formulaires commerciaux quotidiens.
PDF-XChange Editor : niveau gratuit puissant sous Windows
L'offre gratuite de PDF-XChange Editor comprend des outils de création de champs de formulaire plus performants que la plupart des options basées sur un navigateur. Vous obtenez des champs de texte, des cases à cocher, des boutons radio, des listes déroulantes, des zones de liste et des champs de signature. Ouvrez le PDF, accédez à la barre d'outils Formulaires, sélectionnez le type de champ souhaité et dessinez-le sur la page. Chaque champ peut être configuré avec un nom, une info-bulle, une valeur par défaut et un formatage. La version gratuite ajoute un filigrane aux pages sur lesquelles vous avez utilisé certaines fonctionnalités payantes, mais les champs de formulaire eux-mêmes ne le déclenchent pas.
À partir d'un document Word
Si vous créez un formulaire à partir de zéro plutôt que de créer un PDF existant remplissable, démarrer dans Word et utiliser les contrôles de formulaire intégrés de Word (sous l'onglet Développeur) vous offre une meilleure expérience de conception. Vous pouvez créer la présentation visuelle à l'aide des outils de formatage de Word, ajouter des champs de formulaire et exporter au format PDF. Les champs interactifs sont transférés vers le PDF lors de l'exportation, et vous vous retrouvez avec un document qui a l'air soigné car il a été conçu dans un traitement de texte approprié plutôt qu'en cliquant sur un PDF existant.
Pour afficher l'onglet Développeur dans Word : Fichier → Options → Personnaliser le ruban → cochez Développeur. Les contrôles du formulaire se trouvent dans le ruban Développeur sous Contrôles. Utilisez les contrôles de contenu pour les champs qui fonctionneront à la fois dans Word et PDF, et testez le PDF exporté dans Adobe Reader pour confirmer que les champs se comportent comme prévu.
Test avant l'envoi
Testez toujours un PDF remplissable dans au moins deux visionneuses différentes avant de le distribuer. Les champs qui fonctionnent dans l'outil de navigateur que vous avez utilisé pour les créer se comportent parfois différemment dans Adobe Reader, Preview ou les visionneuses mobiles. Problèmes courants : champs de texte trop petits pour la taille de la police, cases à cocher qui n'enregistrent pas leur état et champs qui apparaissent à l'écran mais ne s'affichent pas à l'impression. Un test rapide sur votre propre appareil avant l'envoi détecte ces éléments avant qu'ils ne deviennent le problème du destinataire.
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