Un documento confidencial se almacena en el sistema de gestión documental corporativa. El equipo de cumplimiento necesita saber quién lo vio y si alguien lo imprimió. El PDF en sí no puede rastrear esto. El sistema de gestión de documentos puede hacerlo, registrando cada evento de acceso y asociándolo con el usuario autenticado.
El seguimiento de Seguridad de PDF es una capacidad a nivel de sistema, no una capacidad a nivel de archivo. El formato PDF no tiene ningún mecanismo incorporado para llamar a casa cuando se abre o se imprime. El seguimiento requiere que se acceda al PDF a través de un sistema que registre los eventos de acceso.
Cómo los sistemas de gestión de documentos rastrean el acceso a PDF
Cuando un usuario abre un PDF a través de un DMS, el sistema registra el evento: identidad del usuario, identificador del documento, acción, visualización o impresión, marca de tiempo y dirección IP. La entrada del registro la crea el DMS, no el PDF. El PDF no sabe que está siendo rastreado.
El seguimiento de PDF Workflow es más eficaz cuando el DMS es la única forma de acceder al documento. Si los usuarios pueden descargar el PDF y abrirlo localmente, no se realiza un seguimiento del acceso local. El seguimiento cubre únicamente el acceso a través de la interfaz DMS.
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Lo que el seguimiento puede y no puede decirle
El seguimiento puede indicarle quién accedió a qué documento y cuándo. Puede distinguir entre visualización e impresión. No puede decirle qué hizo el usuario con la información después de acceder a ella, si tomó notas, compartió el contenido verbalmente o recordó detalles clave.
Los registros de acceso de PDF Archive proporcionan un seguimiento de auditoría para el cumplimiento y la investigación. Si un documento se filtra, el registro de acceso identifica quién tuvo acceso a él, lo que reduce el alcance de la investigación.
El artículo B2§ prevé el procesamiento de documentos a través del navegador. Para el seguimiento, la integración del sistema de gestión de documentos proporciona capacidades de auditoría.
Configurar el seguimiento DMS para documentos PDF
La mayoría de los sistemas de gestión de documentos rastrean el acceso a PDF de forma predeterminada como parte de su registro de auditoría. Verifique que los eventos específicos de PDF, como la impresión y la descarga, estén incluidos en la configuración del registro de auditoría.
Consideraciones de privacidad para el seguimiento de documentos
El seguimiento del acceso a documentos recopila información de identificación personal sobre el comportamiento del usuario. Asegúrese de que el seguimiento cumpla con las regulaciones de privacidad aplicables y las políticas de monitoreo de empleados.
Los sistemas de gestión de documentos rastrean el acceso a PDF a nivel de archivo de forma predeterminada. El seguimiento a nivel de página requiere configuración adicional o funciones DMS especializadas. La mayoría de los sistemas registran que un usuario abrió un documento, no qué páginas vio dentro de él.
Algunas plataformas DMS admiten análisis a nivel de página a través de un visor de PDF personalizado que informa qué páginas se mostraron y durante cuánto tiempo. El visor es un componente del DMS, no un visor de PDF estándar. El seguimiento depende del acceso del usuario al documento a través del visor DMS.
El seguimiento de impresión en un DMS normalmente registra que se emitió un comando de impresión, no si el trabajo de impresión se completó correctamente ni cuántas copias se produjeron. La cola de impresión y la salida física están fuera del alcance del seguimiento de DMS.
La pista de auditoría para el acceso a documentos debe conservarse durante un período coherente con la política de retención de documentos de la organización y cualquier requisito reglamentario aplicable. Es posible que sea necesario conservar los registros de acceso a documentos financieros durante siete años o más.
Se pueden generar informes de acceso a documentos a partir de los registros de auditoría de DMS para proporcionar un historial cronológico de quién accedió a un documento, cuándo y qué acciones realizó. Estos informes respaldan auditorías de cumplimiento, investigaciones de seguridad y revisiones de gobernanza de la información.
El administrador de DMS puede configurar alertas para patrones de acceso específicos, como que un usuario acceda a una cantidad inusualmente grande de documentos en un período corto o acceda a documentos fuera de su horario laboral normal. Estas alertas respaldan la detección de amenazas internas.
Para documentos altamente confidenciales, el DMS puede requerir una justificación de acceso que el usuario debe proporcionar antes de abrir el documento. La justificación se registra en el registro de auditoría junto con el evento de acceso, proporcionando el contexto de por qué se produjo cada acceso.
Colocar una marca de agua en cada página con la identidad del usuario y la marca de tiempo de acceso en el momento de la visualización proporciona un elemento disuasorio visible que complementa el registro de auditoría del DMS. La marca de agua aparece en la pantalla y en cualquier resultado impreso, vinculando la copia física al evento de acceso.
El PDF en sí puede incluir JavaScript que informa eventos de acceso a un servidor cuando el documento se abre en un visor habilitado para JavaScript. Este enfoque funciona independientemente del DMS pero es menos confiable porque depende del soporte de JavaScript del espectador.
Las capacidades de borrado remoto en algunas plataformas DMS protegidas con DRM permiten al propietario del documento revocar el acceso a un documento incluso después de haberlo descargado en un dispositivo destinatario. La próxima vez que se abre el documento, el espectador comprueba el estado del acceso y bloquea el acceso si se revoca.
La tensión entre el seguimiento de documentos por motivos de seguridad y la privacidad de los empleados debe gestionarse de acuerdo con las leyes y políticas organizativas aplicables. Se debe informar a los empleados sobre qué seguimiento de acceso a documentos existe y cómo se utilizan los datos.
Para compartir documentos externos, el DMS puede proporcionar un portal seguro donde partes externas autentican y acceden a los documentos en condiciones de seguimiento. El portal proporciona el mismo nivel de seguimiento de acceso para usuarios externos que para usuarios internos.
Los registros de acceso al DMS son en sí mismos documentos confidenciales que deben protegerse contra accesos y modificaciones no autorizados. Un incidente de seguridad que involucra acceso a documentos se agrava si los registros que identificarían el incidente han sido alterados.
La revisión periódica de los registros de acceso a DMS por parte de los equipos de cumplimiento o seguridad de la información identifica patrones de acceso inusuales que pueden indicar violaciones de políticas o incidentes de seguridad que requieren investigación.
El seguimiento en un DMS proporciona responsabilidad y seguridad para los documentos confidenciales distribuidos dentro de una organización.
La pista de auditoría creada por el seguimiento de DMS sirve como registro probatorio en caso de un incidente de seguridad o una investigación de cumplimiento.
El seguimiento a nivel de página proporciona visibilidad granular de qué secciones de un documento recibieron la mayor atención por parte de los revisores.
Las capacidades de seguimiento de DMS deben configurarse durante la implementación del sistema para capturar el nivel de detalle requerido sin un registro excesivo.
Los informes de acceso generados a partir de datos de seguimiento de DMS respaldan la gobernanza de la información al identificar documentos a los que se accede con frecuencia o a los que nunca se accede.
La combinación de seguimiento DMS y permisos de PDF crea un enfoque de seguridad en capas donde se controla y monitorea el acceso.
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