Cuando protege un PDF con una contraseña, es posible que no se dé cuenta de que en realidad existen dos tipos diferentes de contraseñas de PDF y que hacen cosas completamente diferentes. Usar el incorrecto para su situación restringe demasiado el documento o lo deja menos protegido de lo previsto. Comprender la distinción lleva dos minutos y evita una verdadera confusión posterior.
La contraseña de apertura (contraseña de apertura del documento/contraseña de usuario)
Una contraseña de apertura, también llamada contraseña de usuario o contraseña de apertura de documento, controla quién puede abrir el archivo. Cuando un PDF tiene una contraseña abierta, cualquiera que intente abrirlo verá una solicitud de contraseña. Sin la contraseña correcta, el documento es completamente inaccesible. No se ve nada, ni siquiera el recuento de páginas o los metadatos del nombre del archivo.
Este es el tipo de PDF Contraseña en el que piensa la mayoría de las personas cuando escuchan "PDF protegido con contraseña". Es cifrado en el verdadero sentido: el contenido del archivo está codificado y sólo la contraseña correcta lo desbloquea.
Utilice una contraseña abierta cuando:
- El documento contiene información genuinamente sensible que sólo debe ser legible por personas específicas.
- Debes controlar quién puede acceder al contenido, no solo qué pueden hacer con él.
- El documento se envía a partes externas y la interceptación es una preocupación.
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La contraseña de permisos (contraseña de propietario/contraseña de restricciones)
Una contraseña de permisos, también llamada contraseña de propietario o contraseña de restricciones, hace algo muy diferente. No impide que el documento se abra. Cualquiera puede abrir y leer el PDF sin ninguna contraseña. Lo que restringe la contraseña de permisos es lo que los destinatarios pueden hacer con el contenido después de abrirlo.
Con una contraseña de permisos, puede restringir:
- Impresión: impide que el documento se imprima o permite solo la impresión de baja resolución.
- Copiar: evita que se seleccionen y copien texto e imágenes
- Edición: evita cambios en el contenido del documento
- Anotaciones: evita agregar comentarios, completar formularios o firmar
Utilice una contraseña de permisos cuando desee que las personas lean el documento pero no extraigan ni modifiquen el contenido: una propuesta de la que no desea que se copien, un informe que está distribuyendo sin querer editarlo, una plantilla que desea completar pero no reestructurar.
Una limitación importante de los permisos Contraseñas
Las restricciones de permisos las aplica el software de visualización de PDF, no mediante cifrado. Adobe Reader y Acrobat los respetan. Muchos otros visores, incluido el visor PDF integrado de Chrome y varias aplicaciones móviles, pueden ignorarlos por completo.
Esto significa que las contraseñas de permisos disuaden el uso indebido ocasional: alguien que abra el PDF en Adobe Reader y vea que la copia está deshabilitada probablemente lo respetará. No impiden la elusión determinada por parte de alguien que abre el mismo PDF en un visor que ignora las restricciones. Para el contenido que realmente no se puede copiar, una contraseña abierta con cifrado es la protección más confiable: el contenido está cifrado y es inaccesible sin la clave.
Usar ambas contraseñas juntas
Un PDF puede tener simultáneamente una contraseña de apertura y una contraseña de permisos. Esta es la combinación más restrictiva: los destinatarios necesitan la contraseña de apertura para acceder al documento, y la contraseña de permisos controla lo que pueden hacer una vez dentro. Las dos contraseñas se configuran de forma independiente y pueden ser diferentes.
En la práctica, la mayoría de las protecciones PDF empresariales utilizan uno u otro en lugar de ambos. Los documentos confidenciales que van a destinatarios específicos utilizan una contraseña abierta. Los documentos distribuidos más ampliamente donde el objetivo es la protección del contenido utilizan restricciones de permisos. Ambos juntos son apropiados para documentos de alta sensibilidad donde el control de acceso y la restricción de contenido son importantes.
Cómo configurar cada tipo
En Adobe Acrobat Pro, vaya a Archivo > Propiedades > Seguridad > Método de seguridad > Seguridad de contraseña. El cuadro de diálogo muestra dos secciones separadas: una para la contraseña de apertura del documento y otra para los permisos, con casillas de verificación para cada tipo de restricción.
La herramienta PDF Security de WukongPDF en www.wukongpdf.com agrega una contraseña de apertura a los PDF sin necesidad de Acrobat: cargue el archivo, establezca la contraseña y descargue la versión protegida. Para restricciones de permisos específicamente, Adobe Acrobat Pro o una herramienta de escritorio comparable brinda el mayor control sobre qué operaciones específicas permitir o bloquear.
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