Por qué los límites de tamaño de los archivos adjuntos de correo electrónico dificultan el envío de archivos PDF de gran tamaño
El correo electrónico es la forma más común de enviar documentos, pero nunca fue diseñado para archivos grandes. Cuando se creó el correo electrónico en la década de 1970, los mensajes se medían en kilobytes. Un PDF de 25 megabytes es miles de veces más grande de lo que anticiparon los diseñadores del sistema de correo electrónico original. Los servicios de correo electrónico modernos imponen límites de tamaño de los archivos adjuntos, normalmente 25 megabytes para Gmail y Outlook, para evitar que sus servidores se vean abrumados por usuarios que envían archivos de vídeo, grandes colecciones de fotografías y otros contenidos voluminosos a través de un sistema diseñado para mensajes de texto.
Los enlaces de almacenamiento en la nube evitan por completo los límites de archivos adjuntos de correo electrónico, lo que los convierte en el método de entrega más confiable para archivos grandes.
Dividir un PDF según límites de contenido lógicos en lugar de recuentos de páginas arbitrarios produce archivos que tienen sentido de forma independiente.
El desafío de Compartir PDF se ve agravado por el hecho de que los archivos PDF a menudo necesitan ser de alta calidad para cumplir su propósito. Un PDF con imágenes de alta resolución, fuentes incrustadas y varias páginas puede alcanzar fácilmente entre 20 y 50 megabytes, incluso cuando está bien optimizado. El remitente quiere compartir un documento de alta calidad. El sistema de correo electrónico quiere mantener los archivos adjuntos por debajo de 25 megabytes. Alguien tiene que llegar a un acuerdo, y comprender las opciones disponibles le permite elegir el compromiso adecuado para cada situación.
El límite de Tamaño de archivo PDF no se refiere sólo al servicio de correo electrónico del remitente. El servicio de correo electrónico del destinatario también tiene límites, y los sistemas de correo electrónico corporativo suelen tener límites más estrictos que los servicios al consumidor. Un archivo adjunto que atraviesa el límite de 25 megabytes de Gmail puede rebotar en el servidor Exchange corporativo del destinatario con un límite de 10 megabytes. Conocer los límites de su destinatario, o establecer de forma predeterminada un tamaño conservador como 10 megabytes, evita los correos electrónicos devueltos y el incómodo seguimiento de explicar por qué el documento no llegó.
Pruebe comprimir PDF
No se necesita instalación. Funciona directamente en su navegador.
Enlaces de almacenamiento en la nube: la forma más confiable de enviar archivos PDF de gran tamaño
Los servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive, Dropbox, OneDrive e iCloud resuelven el problema de los archivos grandes al eliminarlos por completo del correo electrónico. En lugar de adjuntar el PDF al correo electrónico, lo carga en el servicio en la nube e incluye un enlace para compartir en el correo electrónico.
El destinatario hace clic en el enlace para ver o descargar el archivo. El PDF puede ser de cualquier tamaño porque viaja directamente desde el servidor en la nube al navegador del destinatario, sin pasar por los límites de archivos adjuntos de correo electrónico tanto del remitente como del destinatario.
Este enfoque tiene beneficios adicionales más allá de eludir los límites de tamaño. El remitente puede revocar el acceso al archivo después de que el destinatario lo haya descargado, proporcionando un nivel de control de acceso que los archivos adjuntos de correo electrónico no pueden ofrecer. El remitente puede ver si el destinatario ha accedido al archivo. Si es necesario actualizar el archivo después del envío, el remitente puede reemplazar el archivo en el mismo enlace y el destinatario siempre accede a la última versión en lugar de a un archivo adjunto desactualizado.
El principal inconveniente de los enlaces en la nube es que algunos destinatarios, especialmente en entornos corporativos y legales, se muestran reacios a hacer clic en enlaces externos en correos electrónicos por razones de seguridad. Un destinatario que no reconozca el dominio del servicio en la nube puede eliminar el correo electrónico como posible phishing. Incluir una breve explicación en el cuerpo del correo electrónico de que el enlace conduce a un servicio para compartir archivos y, opcionalmente, especificar el nombre y el tamaño del archivo ayuda a los destinatarios a confiar en el enlace lo suficiente como para hacer clic en él. Para los destinatarios que no pueden o no quieren utilizar enlaces en la nube, el enfoque de división de archivos es la alternativa.
Comprimir el PDF para ajustarlo a los límites de archivos adjuntos de correo electrónico
Si los enlaces a la nube no son aceptables y el PDF solo supera moderadamente el límite de archivos adjuntos, comprimir el PDF para reducir su tamaño es la solución más sencilla. Un PDF de 30 megabytes a menudo se puede comprimir a menos de 25 megabytes con una pérdida de calidad aceptable, especialmente si el exceso de tamaño del archivo proviene de imágenes innecesariamente de alta resolución o de datos incrustados no optimizados. El enfoque Reducir tamaño de PDF mantiene intacto el flujo de trabajo de los archivos adjuntos del correo electrónico y al mismo tiempo hace que el archivo sea lo suficientemente pequeño como para pasar a través de él.
La compresión es más eficaz en archivos PDF que contienen imágenes de alta resolución. Reducir la resolución de la imagen de 300 PPI a 150 PPI generalmente reduce el tamaño del archivo entre un 50 y un 70 por ciento con una pérdida mínima de calidad visible para los documentos que se ven en la pantalla. Para documentos que sólo se verán en pantalla, la compresión a 100 PPI produce archivos aún más pequeños que aún lucen aceptables en la mayoría de las pantallas. Para los documentos que se van a imprimir, el mínimo práctico para una calidad de impresión aceptable es de 150 a 200 PPI.
La compresión es menos efectiva en archivos PDF de solo texto. Para empezar, un PDF que consta enteramente de texto sin imágenes suele ser pequeño, a menudo menos de 1 megabyte, incluso para cientos de páginas. Hay poco que comprimir en un PDF de sólo texto. Si un PDF de solo texto es demasiado grande para enviarlo por correo electrónico, verifique si el PDF contiene datos incrustados innecesarios, como archivos de fuentes de calidad completa para cada variación de un tipo de letra cuando en realidad solo se usó el peso normal en el documento. La optimización de la incrustación de fuentes a veces puede reducir significativamente el tamaño de un PDF de texto.
La herramienta de compresión de WukongPDF reduce el Tamaño del archivo PDF mediante la optimización inteligente de imágenes y la limpieza de metadatos. La herramienta analiza el contenido del PDF y aplica la compresión adecuada a cada elemento, preservando la nitidez del texto y al mismo tiempo reduciendo los datos de la imagen a un nivel apropiado para el uso previsto. El resultado es un PDF dramáticamente más pequeño pero visualmente casi idéntico al original.
Dividir el PDF en partes más pequeñas para enviarlo por correo electrónico
Cuando un PDF es demasiado grande para enviarlo por correo electrónico, incluso después de la compresión, la solución práctica es dividirlo en varios archivos más pequeños, cada uno de los cuales cabe dentro del límite de archivos adjuntos. Un informe de 60 megabytes se convierte en tres partes de 20 megabytes. El destinatario recibe tres correos electrónicos en lugar de uno y vuelve a ensamblar las piezas, o simplemente las lee secuencialmente sin volver a ensamblarlas.
La estrategia de división más fácil de usar divide el PDF en límites de contenido lógicos en lugar de en recuentos de páginas arbitrarios. Un informe dividido en Introducción y antecedentes, Análisis financiero y Conclusiones y recomendaciones le brinda al destinatario tres archivos, cada uno de los cuales tiene sentido de forma independiente. Un informe dividido en las páginas 1 a 30, páginas 31 a 60 y páginas 61 a 90 requiere que el destinatario descubra cómo fluye el contenido a través de los límites artificiales.
Después de dividirlos, asigne un nombre descriptivo a los archivos e indique el número de pieza en el nombre del archivo. Q4-Report-Part1-of-3-Intro.pdf le dice al destinatario qué hay en el archivo, cuántas partes esperar y dónde encaja esta parte en la secuencia. Envíe todas las partes en un solo correo electrónico si el tamaño combinado de todos los archivos adjuntos se mantiene por debajo del límite. Si envía correos electrónicos separados, utilice líneas de asunto claras, como el Informe del cuarto trimestre, parte 1 de 3, para que el destinatario pueda identificar si falta alguna parte en su bandeja de entrada.
Servicios de transferencia de archivos y otras alternativas para los archivos PDF más grandes
Para archivos PDF que superan incluso lo que los enlaces de almacenamiento en la nube y la compresión pueden manejar prácticamente, o para situaciones en las que ninguno de los enfoques estándar es aceptable, los servicios de transferencia de archivos dedicados ofrecen otra opción. Servicios como WeTransfer, Send Anywhere y plataformas similares están diseñados específicamente para enviar archivos grandes. Aceptan archivos de hasta 2 gigabytes o más en sus niveles gratuitos, alojan temporalmente el archivo en sus servidores y envían al destinatario un enlace de descarga. El archivo se elimina automáticamente después de un período determinado, normalmente 7 días.
Estos servicios se diferencian del almacenamiento en la nube en que están diseñados específicamente para transferencias de archivos únicas. No hay almacenamiento permanente, organización de carpetas ni gestión de acceso continua. El remitente carga, el destinatario descarga y el servicio elimina el archivo. Esta simplicidad y naturaleza temporal atrae a los usuarios que desean enviar un archivo grande una vez sin crear una cuenta de almacenamiento en la nube ni administrar permisos de carpetas compartidas.
Para las organizaciones que envían regularmente archivos PDF de gran tamaño, un portal de documentos dedicado o un portal de clientes puede ser la solución adecuada a largo plazo. Estos sistemas brindan a cada cliente o destinatario un inicio de sesión seguro en un portal personalizado donde puede acceder a los documentos compartidos con ellos. El enfoque del portal se escala para manejar cualquier cantidad de documentos de cualquier tamaño y proporciona registros de acceso, administración de versiones y controles de seguridad que ninguno de los métodos de transferencia ad hoc puede igualar. Las funciones para compartir de WukongPDF incluyen la generación de enlaces seguros para documentos de cualquier tamaño.
La elección entre métodos de envío debe tener en cuenta el nivel de comodidad técnica del destinatario. Un enlace de almacenamiento en la nube que es trivial para un destinatario puede confundir a otro que no está familiarizado con el servicio en la nube específico. En caso de duda, pregunte al destinatario qué método prefiere antes de enviar. Una conversación de 30 segundos sobre las preferencias de entrega evita la frustración de un correo electrónico devuelto, un enlace perdido en la nube o una colección de archivos divididos que el destinatario no sabe cómo volver a ensamblar.
En el caso de documentos sensibles o confidenciales, el método de entrega afecta tanto a la seguridad como a la comodidad. Los archivos adjuntos de correo electrónico viajan a través de varios servidores sin cifrar, a menos que se aplique cifrado adicional. Los enlaces de almacenamiento en la nube proporcionan cifrado en tránsito a través de HTTPS y en reposo en los servidores del proveedor de la nube, pero el proveedor de la nube posee las claves de cifrado. Para documentos que requieren cifrado de extremo a extremo donde solo el remitente y el destinatario pueden acceder al contenido, un servicio de transferencia de archivos seguro dedicado o una plataforma de correo electrónico cifrado proporciona garantías de seguridad más sólidas que los archivos adjuntos de correo electrónico estándar o los enlaces de almacenamiento en la nube estándar.
El método que elijas para enviar un PDF de gran tamaño también afecta lo que sucede después de que el destinatario lo recibe. Un archivo adjunto de correo electrónico permanece en la bandeja de entrada del destinatario y en su servidor de correo electrónico de forma indefinida, a menos que se elimine manualmente. Se puede configurar un enlace de almacenamiento en la nube para que caduque después de una fecha específica, eliminando automáticamente el acceso. Un enlace de servicio de transferencia de archivos normalmente caduca en unos días. Considere el ciclo de vida del documento más allá del momento de la entrega al elegir cómo enviarlo.
Pruebe comprimir PDF
No se necesita instalación. Funciona directamente en su navegador.