PDF/A es una versión de PDF creada para archivado a largo plazo. La "A" significa archivo. Es un estándar ISO que restringe lo que puede contener un PDF para que el documento pueda abrirse y renderizarse de manera confiable dentro de décadas, sin depender de software, fuentes o sistemas externos que quizás ya no existan. Si alguna vez recibió un requisito de presentación que especifica "formato PDF/A" esta es la razón.
Qué PDF/A restringe
El PDF estándar es flexible: puede hacer referencia a recursos externos, incrustar código ejecutable, utilizar cifrado, transmitir contenido desde fuentes externas y depender de extensiones patentadas. Toda esa flexibilidad es una responsabilidad para el archivo. Si un PDF estándar se vincula a un servidor de fuentes externo que se apaga o utiliza una función de JavaScript que el software futuro no admite, es posible que el documento no se reproduzca correctamente en 20 años.
PDF/A elimina esos riesgos al prohibir las funciones que crean dependencias externas. Específicamente, PDF/A requiere que todas las fuentes estén incrustadas en el archivo, prohíbe el cifrado y la protección con contraseña, no permite JavaScript ni contenido ejecutable, prohíbe la incrustación de audio y video y requiere que el color se defina utilizando espacios de color independientes del dispositivo.
El resultado es un documento autónomo: todo lo necesario para representarlo con precisión está dentro del propio archivo. No requiere conexión a Internet, fuentes instaladas ni complementos de terceros.
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PDF/A-1, PDF/A-2 y PDF/A-3: ¿Cuál es la diferencia?
Hay varias versiones de PDF/A, cada una basada en la anterior. PDF/A-1 (2005) es el más restrictivo y el más ampliamente aceptado para el archivo legal y gubernamental. PDF/A-2 (2011) agregó soporte para compresión, transparencia y firmas digitales JPEG 2000. PDF/A-3 (2012) permite incrustar archivos adjuntos arbitrarios dentro del PDF, lo que resulta útil para adjuntar los datos XML de origen a una factura PDF, por ejemplo.
Cada versión también tiene niveles de conformidad: /A (accesible, requiere etiquetas de accesibilidad) y /B (básico, no se requieren etiquetas de accesibilidad). PDF/A-1b es el requisito más común que encontrará: es la base que suelen especificar los tribunales, las agencias gubernamentales y los sistemas de registros empresariales.
Cuando necesita PDF/A frente al PDF estándar
PDF/A se requiere o recomienda en contextos específicos: presentaciones legales en muchos sistemas judiciales, presentaciones de registros gubernamentales, documentación industrial regulada (atención médica, finanzas) y cualquier situación en la que el documento deba ser accesible de manera confiable durante más de 10 años. La UE, muchas agencias federales de EE. UU. y numerosos archivos nacionales han adoptado PDF/A como formato de archivo oficial.
Para el uso diario (enviar documentos a clientes, compartir informes, distribuir materiales de marketing), el PDF estándar está bien y, de hecho, es preferible. Las restricciones de PDF/A se vuelven inconvenientes cuando no es necesario un archivo a largo plazo. No se puede proteger con contraseña un PDF/A, lo cual es un problema para documentos confidenciales. No puedes insertar vídeo, lo cual es importante para las presentaciones interactivas.
Cómo crear un archivo PDF/A
La mayoría de las aplicaciones profesionales que exportan PDF le ofrecen una opción PDF/A. En Microsoft Word, vaya a Archivo → Guardar como → PDF, luego haga clic en Opciones y busque la casilla de verificación compatible con ISO 19005-1. En Adobe Acrobat, puede guardar o convertir a PDF/A directamente. LibreOffice también admite la exportación PDF/A desde su cuadro de diálogo de exportación PDF.
Si ya tiene un PDF estándar que necesita convertirse a PDF/A, el proceso de conversión busca funciones prohibidas y las corrige automáticamente o las marca para su revisión. Las fuentes se incrustan, las referencias externas se resuelven y las funciones incompatibles se eliminan. El resultado es un nuevo archivo compatible con PDF/A.
¿Puedes saber si un PDF es PDF/A?
Sí. Los archivos PDF/A contienen metadatos que los identifican como tales. Cuando abre un archivo PDF/A en Adobe Acrobat, aparece una barra azul en la parte superior que indica que el archivo está en modo PDF/A y que algunas funciones están deshabilitadas. Otros espectadores pueden mostrar un indicador similar o anotarlo en las propiedades del documento.
También puede verificar las propiedades del documento manualmente: en la mayoría de los visores de PDF, vaya a Archivo → Propiedades → Descripción y busque los campos de metadatos que identifican la versión de PDF/A y el nivel de conformidad.
Para la mayoría de las personas, PDF/A solo aparece cuando una institución específica lo requiere. Cuando es así, el requisito generalmente indica qué versión y nivel de conformidad se necesitan; PDF/A-1b es el valor predeterminado seguro si el requisito es ambiguo. Fuera de esos contextos específicos, las herramientas PDF estándar y el formato PDF estándar manejan todo lo que necesita.
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