Abra un PDF con un documento de varias páginas y observe el control de navegación de páginas en su visor de PDF. Muestra algo así como la Página 5 de 47. El número 5 es el número de página física, la quinta hoja del documento. Sin embargo, el documento en sí puede mostrar un pie de página que diga página iii o página 2-4, o es posible que el número de página no aparezca hasta el primer capítulo. Estos dos sistemas de numeración, etiquetas de páginas PDF y números de páginas PDF, tienen diferentes propósitos y operan en diferentes niveles de la estructura del documento. Comprender la distinción explica por qué el número de página en la barra de herramientas del visor a menudo no coincide con el número impreso en la parte inferior de la página.
¿Qué son los números de página de PDF?
Los números de página del PDF son el índice físico secuencial de cada hoja del documento. La primera página del archivo es la página 1. La segunda es la página 2. Esta numeración es absoluta y no se puede cambiar sin reordenar físicamente las páginas del archivo. Cada visor de PDF utiliza este sistema para su navegación interna. Cuando escribe un número en el cuadro de navegación de la página y presiona Enter, está especificando el número de página física. El espectador salta a esa hoja independientemente del número, si corresponde, que esté impreso en el pie de página.
Los números de páginas físicas son el sistema de referencia confiable para el procesamiento de documentos. Cuando un divisor de páginas PDF extrae las páginas 10 a 20, utiliza números de página físicos. Cuando una herramienta de combinación combina documentos, los organiza por orden de páginas físicas. Los números de páginas físicas son inequívocos. Cada página tiene exactamente un número de página físico y ese número nunca cambia mientras la página permanezca en esa posición en el documento.
¿Qué son las etiquetas de páginas PDF?
Las etiquetas de páginas PDF son una capa de metadatos que asigna identificadores personalizados a páginas físicas. Una etiqueta puede ser cualquier cadena: un número romano como i, ii, iii para la portada, un número arábigo que comienza desde un valor específico para el contenido principal o un identificador con prefijo como A-1, A-2 para las páginas del apéndice. Las etiquetas de las páginas se almacenan en el diccionario del catálogo PDF por separado del contenido de la página. No cambian lo que está impreso en la página. Le indican al visor de PDF qué mostrar en el control de navegación de la página en lugar del número de página física o junto a él.
Cuando un visor de PDF muestra la Página iii de 47 o la Página 2-4 en la barra de herramientas de navegación, muestra etiquetas de página, no números de página físicos. El visor lee las definiciones de etiquetas de los metadatos del PDF y asigna cada página física a su etiqueta asignada. La página física puede ser la hoja 7 en el archivo, pero su etiqueta es iii porque el creador del PDF definió las primeras seis páginas como portada con etiquetas de números romanos y la página 7 como la primera página del contenido principal, reiniciando el recuento de números arábigos en 1. La experiencia Navegación PDF en el visor utiliza etiquetas cuando están disponibles y recurre a números de páginas físicas cuando no lo están.
Cómo se crean y editan las etiquetas de página
Las etiquetas de página las crea la aplicación que genera el PDF, no el visor de PDF. Cuando Microsoft Word exporta un documento con diferentes esquemas de numeración de páginas para diferentes secciones, como números romanos para la tabla de contenido y números arábigos para el cuerpo, Word escribe las definiciones de etiquetas de página correspondientes en los metadatos del PDF. Adobe InDesign, FrameMaker y otras herramientas de publicación profesionales brindan control explícito sobre la configuración de las etiquetas de la página.
Las etiquetas de las páginas se pueden editar después de crear el PDF utilizando un editor de PDF que admita la modificación de metadatos. Adobe Acrobat Pro incluye una función de Etiquetas de página en la herramienta Organizar páginas. Seleccione un rango de páginas físicas y asigne un estilo de numeración y un valor inicial. Las definiciones de etiquetas se guardan en los metadatos del PDF y entran en vigor inmediatamente en cualquier visor que admita etiquetas de página. La mayoría de los visores de PDF de escritorio admiten etiquetas de página. Los visores basados en navegador varían en su compatibilidad y algunos ignoran las etiquetas por completo y muestran solo números de página físicos.
Cuando las etiquetas de las páginas y los números de páginas impresos entran en conflicto
La etiqueta de página en la barra de herramientas del visor y el número de página impreso en el pie de página del documento son dos cosas completamente independientes. Ninguno actualiza automáticamente al otro. Un documento puede tener un número de página impreso 5 en el pie de página de la hoja física 12, mientras que la etiqueta de página para esa hoja física está configurada en 3. El visor muestra la etiqueta 3. El pie de página impreso muestra 5. La posición real en el documento es la página física 12.
Este conflicto es más común en documentos que se han ensamblado a partir de múltiples archivos fuente. Un informe compilado a partir de tres archivos PDF independientes puede tener etiquetas de página heredadas de los archivos de origen originales que ahora no están sincronizadas con la estructura del documento combinado. Los números de página impresos en los pies de página están literalmente impresos en las imágenes de la página y no se pueden cambiar sin editar el contenido de la página. Las etiquetas de las páginas en los metadatos se pueden editar para que coincidan con el orden físico de las páginas, resolviendo el conflicto en la navegación del espectador sin tocar el contenido de la página.
Uso de etiquetas de página para mejorar la navegación de documentos
Las etiquetas de página bien configuradas hacen que la navegación en un documento complejo sea intuitiva. Un libro PDF de 200 páginas con 10 páginas de introducción, 170 páginas de contenido principal y 20 páginas de apéndices se beneficia de las etiquetas de página que reflejan esta estructura. Las primeras páginas están etiquetadas de la i a la x. Las páginas del cuerpo están etiquetadas del 1 al 170. Las páginas del apéndice están etiquetadas del A-1 al A-20. Un lector que quiera pasar al apéndice B escribe A-1 en el cuadro de navegación de la página y llega inmediatamente a la página física correcta.
Sin etiquetas de página, el mismo lector necesitaría saber que los apéndices comienzan en la página física 181, lo que requiere consultar una tabla de contenido o desplazarse por el documento. Las etiquetas de las páginas transforman la experiencia de navegación de conjeturas a acceso directo. Para documentos largos distribuidos como PDF, invertir los pocos minutos necesarios para configurar las etiquetas de las páginas una vez finalizado el documento mejora significativamente la experiencia de lectura de cada destinatario.
WukongPDF y otras herramientas PDF Navigation admiten la configuración de etiquetas de página, lo que permite a los creadores de documentos configurar esquemas de numeración personalizados que coincidan con la estructura del documento. La combinación de etiquetas de página precisas para la navegación y números de página impresos precisos para las citas proporciona un sistema completo de referencia de páginas.
Etiquetas de página en PDF Marcadores y tabla de contenido
Los marcadores de PDF pueden hacer referencia a páginas por sus números de página físicos o por sus etiquetas. Cuando se crea un marcador, el número físico de la página de destino se almacena en la acción del marcador. El texto que se muestra en el marcador es independiente de la etiqueta de la página. Esto significa que un marcador titulado Capítulo 3 podría vincularse a la página física 47, que tiene una etiqueta de página 35. El marcador dice Capítulo 3. La barra de herramientas del visor dice Página 35. La página física es 47. Tres números diferentes se refieren a la misma página.
Para evitar esta confusión de numeración para los lectores, asegúrese de que el texto de los marcadores, las etiquetas de las páginas y los números de página impresos en el pie de página del documento utilicen el mismo esquema de numeración. Alinear estos tres sistemas de numeración es un detalle que lleva unos minutos configurar correctamente pero evita una confusión constante para cada lector que navega por el documento.
Al crear un PDF desde un procesador de textos, configure la numeración de páginas en el documento de origen antes de exportarlo. La configuración de salto de sección de Word controla dónde se reinicia la numeración de páginas y qué formato se utiliza. Estas configuraciones de sección se convierten en etiquetas Números de página PDF en el PDF exportado. Configurar la numeración correctamente en el documento fuente es más fácil que intentar arreglar las etiquetas en el PDF después.
Un lector de PDF que no admite etiquetas de página recurre a los números de página físicos para la navegación. Al distribuir un PDF con etiquetas de página personalizadas a una audiencia amplia, incluya una nota en la primera página que explique que la navegación de la página del visor puede mostrar números diferentes a los números de página impresos. Esto evita la confusión de los destinatarios que notan la discrepancia y asumen que el documento está dañado.
Comprender la distinción entre Números de página PDF y etiquetas de página es esencial para cualquiera que cree, edite o navegue por documentos PDF complejos. Los números de página físicos proporcionan un sistema de referencia confiable e inmutable. Las etiquetas de página proporcionan una capa de navegación amigable para los humanos. Ambos sirven al lector y ambos se benefician de una configuración bien pensada.
Cuando utilice Números de página PDF junto con etiquetas de página, pruebe siempre el documento en los visores de PDF que utilizarán los destinatarios. Un esquema de etiquetado que funciona perfectamente en un visor puede mostrarse incorrectamente o no mostrarse en otro.
Al distribuir un PDF con etiquetas personalizadas Navegación PDF a una gran audiencia, incluir una breve nota en la portada que explique el esquema de numeración evita confusiones. Los lectores que entienden el sistema de numeración dual aprecian la comodidad de navegación que brindan las etiquetas de las páginas y no se distraen por la falta de coincidencia entre la visualización de la barra de herramientas y el pie de página impreso.
Dominar la distinción entre estos dos sistemas PDF Navigation es una pequeña inversión que rinde dividendos en la usabilidad del documento cada vez que un lector navega exitosamente a la página correcta en el primer intento.