Un PDF que contiene cientos de direcciones de correo electrónico debe compartirse públicamente. Cada una de esas direcciones debe ser redactada. Buscar manualmente en las páginas el símbolo de arroba, dibujar un rectángulo de redacción sobre cada dirección y aplicar la redacción es lento y propenso a errores. Una sola dirección omitida en un documento que, de otro modo, está redactado correctamente sigue siendo una divulgación. La redacción de direcciones de correo electrónico de un PDF utiliza automáticamente el reconocimiento de patrones para encontrar cada dirección y marcarlas para su redacción en una sola pasada. La herramienta PDF Redaction busca la estructura reveladora de una dirección de correo electrónico y redacta todas las coincidencias.
Cómo funciona la redacción automática de correos electrónicos
Las direcciones de correo electrónico siguen un patrón predecible. Una parte local, el símbolo de arroba (@) y una parte de dominio con al menos un punto. Esta estructura se puede expresar como una expresión regular, una fórmula de coincidencia de patrones que utilizan los motores de búsqueda para encontrar texto. El patrón identifica cadenas que coinciden con el formato del correo electrónico y las marca para su redacción. El patrón se puede ajustar para que coincida con dominios específicos, para excluir determinadas direcciones o para ser más o menos agresivo en lo que coincide.
El proceso de redacción automática tiene dos fases. La fase de búsqueda escanea todo el contenido de texto del PDF en busca de patrones que coincidan con el formato de la dirección de correo electrónico. Cada partido está marcado. La fase de redacción aplica la redacción permanente a todas las ubicaciones marcadas. El resultado es un PDF donde cada dirección de correo electrónico se ha eliminado permanentemente. El beneficio PDF Privacy de la redacción automática es la integridad. El patrón detecta direcciones que un revisor humano podría pasar por alto, particularmente en notas a pie de página, encabezados y texto al margen.
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Configurar la búsqueda de patrones de correo electrónico
Abra el PDF en una herramienta de redacción que admita la búsqueda basada en patrones. Adobe Acrobat Pro incluye búsqueda de patrones en su herramienta Redact. Seleccione la herramienta Redactar y elija Buscar texto y redactar. En el cuadro de diálogo de búsqueda, ingrese un patrón que coincida con las direcciones de correo electrónico. El patrón de correo electrónico estándar captura los formatos más comunes. Ajuste el patrón para que sea más específico si es necesario, como hacer coincidir solo direcciones de un dominio en particular.
Ejecute la búsqueda. La herramienta muestra una lista de todas las coincidencias encontradas en el documento. Revise la lista antes de aplicar la redacción. Confirme que todas las coincidencias sean direcciones de correo electrónico genuinas. Elimine cualquier coincidencia falsa que el patrón haya detectado incorrectamente, como el texto que contiene un signo de arroba pero que no es una dirección de correo electrónico. Agregue manualmente las direcciones omitidas dibujando rectángulos de redacción sobre ellas. La búsqueda PDF Redaction es un punto de partida, no un resultado final. La revisión humana valida los hallazgos automatizados.
Redacción de direcciones de correo electrónico en metadatos y texto oculto
Las direcciones de correo electrónico pueden aparecer en ubicaciones de PDF a las que no llega una búsqueda de texto. Los campos de metadatos del documento, como Autor, Asunto y Palabras clave, pueden contener direcciones de correo electrónico. Las capas de texto ocultas detrás de las imágenes de las páginas escaneadas pueden contener direcciones reconocidas por OCR pero no visibles en la página. Los archivos adjuntos incrustados en el PDF pueden contener sus propias direcciones de correo electrónico.
Después de redactar las direcciones de correo electrónico visibles, verifique los metadatos del documento. Abra las propiedades del documento e inspeccione cada campo. Borre cualquier campo que contenga una dirección de correo electrónico. Ejecute una búsqueda separada de capas de texto ocultas. Algunos editores de PDF pueden buscar capas de texto OCR específicamente. Si el PDF contiene archivos adjuntos, extráigalos y elimine las direcciones de correo electrónico que contengan. El enfoque integral PDF Privacy aborda las direcciones de correo electrónico en todos los lugares donde aparecen en el documento, no solo en el texto de la página visible.
Verificación de la integridad de la redacción
Después de aplicar las redacciones, verifique que no queden direcciones de correo electrónico. Busque en el PDF redactado el símbolo de arroba. Si la búsqueda encuentra alguna dirección restante, la redacción estuvo incompleta. Copie todo el texto del documento y péguelo en un editor de texto. Busque direcciones de correo electrónico en el texto pegado. Un PDF correctamente redactado no arrojará direcciones de correo electrónico en ninguna de las pruebas.
Verifique las áreas redactadas en busca de artefactos visibles. Una dirección de correo electrónico redactada puede dejar un punto final o una coma que formaba parte de la oración circundante pero que no se incluyó en la redacción. Estos restos pueden revelar la presencia de una dirección redactada incluso si la dirección misma ya no existe. WukongPDF proporciona herramientas PDF Redaction con búsqueda basada en patrones para la redacción automatizada de correos electrónicos.
Guardar y reutilizar patrones de redacción de correo electrónico
Si la redacción de correo electrónico es una tarea recurrente, guarde el patrón de búsqueda como una configuración con nombre. Adobe Acrobat le permite guardar patrones de redacción de uso común. La próxima vez que un PDF necesite redacción de correo electrónico, cargue el patrón guardado en lugar de volver a ingresarlo. El patrón guardado garantiza una redacción coherente en todos los documentos y entre los usuarios.
Documentar el proceso de redacción en un procedimiento operativo estándar. El POE debe especificar el patrón utilizado, los pasos de revisión y las pruebas de verificación. Un procedimiento documentado permite que cualquier miembro del equipo realice la redacción de correos electrónicos de manera consistente. El procedimiento también proporciona evidencia de diligencia debida si alguna vez se cuestiona la redacción.
La redacción automatizada de direcciones de correo electrónico transforma una tarea manual tediosa y propensa a errores en un proceso confiable y repetible. El patrón encuentra las direcciones. El revisor confirma las coincidencias. La redacción los elimina permanentemente. La combinación de automatización y supervisión humana produce un documento completamente redactado.
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