Un extracto bancario en PDF contiene números de cuenta y números de ruta que deben compartirse con un prestamista para una solicitud de préstamo. El prestamista necesita ver el historial de transacciones y el saldo, pero no tiene una necesidad legítima de obtener los números de cuenta completos. Una factura de proveedor contiene detalles de pago que el departamento de cuentas por pagar necesita, pero la información bancaria no debe ser visible para todas las personas que manejan la factura durante la aprobación. Estos documentos requieren una redacción selectiva: eliminar patrones numéricos específicos y dejar intacto el contenido circundante.
Redactar números de cuenta bancaria y de ruta de un PDF es una operación de precisión. La redacción debe cubrir los dígitos exactos del número de cuenta sin oscurecer el texto adyacente. Debe ser permanente, eliminando los números de la estructura del PDF para que no se puedan recuperar. Y debe ser verificable, para que puedas confirmar que no queda ningún fragmento de número de cuenta. Esta guía cubre el flujo de trabajo para la redacción de números financieros.
La PDF Redaction de datos financieros requiere más precisión que la redacción general de texto. Error en un cuadro de redacción desalineado que deja un solo dígito visible. Una redacción que cubre demasiado elimina el contexto que el destinatario necesita.
Identificación de números de cuenta y de ruta en archivos PDF
Los números de cuentas bancarias siguen patrones predecibles que le ayudan a localizarlos para su redacción. Los números de cuentas bancarias de EE. UU. suelen tener entre 8 y 12 dígitos. Los números de ruta tienen exactamente 9 dígitos. A menudo aparecen cerca del nombre del banco, en el encabezado de un extracto o en la sección de detalles de pago de una factura. Primero busque en el PDF el nombre del banco. Los números de cuenta y de ruta suelen estar cerca. Busque la palabra "Cuenta" o "Enrutamiento" para localizar los números etiquetados. Busque patrones de dígitos que coincidan con la longitud esperada.
El paso de identificación PDF Redaction debe ser metódico. Localice cada instancia de los números objetivo antes de redactar cualquiera de ellos. Un pase de redacción que omite una ocurrencia deja los datos financieros expuestos.
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Redactar con precisión
| Método | Cómo funciona | Mejor para |
|---|---|---|
| Buscar y redactar | Utilice la función de búsqueda del lector de PDF para encontrar cada instancia del número de destino y luego aplique la redacción a cada resultado de búsqueda individualmente. | Documentos donde los números de cuenta aparecen en ubicaciones predecibles que la búsqueda puede encontrar de manera confiable |
| Redacción basada en patrones | Algunas herramientas de redacción pueden identificar y redactar patrones que coincidan con los formatos de números de cuenta automáticamente en todo el documento. | Documentos con múltiples números de cuenta o donde los números aparecen en ubicaciones impredecibles |
| Inspección visual manual | Desplácese por cada página e identifique visualmente cada número de cuenta, luego aplique la redacción manualmente | Documentos donde los números de cuenta pueden aparecer en imágenes, escritura a mano o formatos no estándar que la búsqueda no puede encontrar |
Verificación de la integridad de la redacción
Después de redactar, verifique que cada instancia de la cuenta y los números de ruta esté completamente oculta. Busque en el documento redactado fragmentos de los números. Busque los primeros cuatro dígitos, los últimos cuatro dígitos y cualquier patrón de dígitos distintivo. Si alguna búsqueda arroja un resultado, la redacción omitió esa instancia. Vuelva a procesar y verificar nuevamente. La verificación debe realizarse en el resultado redactado, no en el original. El resultado es lo que verá el destinatario.
Las herramientas de redacción WukongPDF admiten la búsqueda y redacción de texto. La verificación PDF Security después de la redacción confirma que no queda ningún dato financiero accesible en el archivo de salida.
Documentar redacciones para cumplimiento
Las redacciones financieras deben documentarse. Registre qué fue redactado, por qué y por quién. La documentación proporciona un registro de auditoría que demuestra que las redacciones se realizaron de forma deliberada y por motivos válidos. Esto es particularmente importante para los documentos compartidos con reguladores, auditores o partes externas que puedan cuestionar por qué se ocultó la información.
El registro de auditoría PDF Redaction debe almacenarse con el documento redactado. Una simple entrada de registro que registre la fecha de redacción, el contenido objetivo y el motivo es suficiente.
Manejo de números de cuenta parcialmente visibles
Los extractos bancarios a veces muestran números de cuenta con dígitos enmascarados, como XXXX1234. La parte enmascarada ya está protegida. Sólo los dígitos visibles necesitan redacción. Pero al redactar los dígitos visibles, verifique que los dígitos enmascarados no puedan deducirse de otra información del documento. Un extracto que muestra un número de cuenta parcialmente enmascarado junto con un número de ruta completo y el nombre del banco puede proporcionar suficiente contexto para que una persona determinada reconstruya el número completo.
La PDF Redaction de números parcialmente enmascarados debe considerar el contexto de la información. Un número enmascarado y aislado está protegido. Es posible que un número enmascarado junto a la información de identificación no lo sea.
Archivar originales no redactados de forma segura
Después de redactar, almacene el original no redactado en un lugar seguro separado de la versión de distribución redactada. El original es el registro completo. La versión redactada está para distribución. Si el original se almacena en la misma carpeta que la versión redactada, un destinatario que solo debería recibir la versión redactada puede acceder accidentalmente al original.
La separación PDF Security de archivos redactados y no redactados es un control de proceso. La separación física de los archivos evita la divulgación accidental.
Redacción de líneas MICR en la parte inferior de los cheques
Los cheques escaneados incluyen una línea MICR en la parte inferior que contiene el número de ruta, el número de cuenta y el número de cheque en una fuente de reconocimiento de caracteres de tinta magnética. Esta línea debe redactarse junto con la información de la cuenta impresa en otra parte del cheque. Los caracteres MICR son distintivos y fáciles de identificar. Busque el patrón de fuente característico o ubique manualmente la franja inferior de la imagen del cheque.
La PDF Redacción de datos MICR requiere la misma minuciosidad que la redacción de números de cuenta impresos. La línea MICR puede ser el único lugar donde aparece el número de ruta completo. Su ausencia deja expuesta la forma más legible por máquina de los datos financieros.
Prueba del documento redactado con escáneres de datos financieros automatizados
Las instituciones financieras y los sistemas de detección de fraude utilizan herramientas automatizadas para escanear documentos en busca de números de cuenta. Después de redactar, pruebe su documento redactado con una herramienta similar, si está disponible. O simule manualmente el escaneo buscando patrones de dígitos que coincidan con los formatos de números de cuenta. La prueba confirma que su redacción resiste la detección automatizada, no solo la inspección visual.
La prueba PDF Security contra el escaneo automatizado es más rigurosa que la revisión visual. Una redacción que pasa la inspección visual puede fallar en la detección automática si los datos de texto subyacentes permanecen en la estructura del archivo.
Redacción de datos financieros en archivos PDF escaneados o digitales
Los extractos bancarios escaneados son imágenes de páginas. Para eliminar los números de cuentas es necesario pintarlos con rectángulos opacos y luego aplanar el documento para que la pintura se vuelva permanente. Los extractos bancarios digitales tienen texto seleccionable. Redactarlos requiere eliminar el texto de la estructura del PDF, no solo cubrirlo. El método difiere. El resultado debe ser el mismo: los números desaparecieron.
Para archivos PDF escaneados, verifique la redacción haciendo zoom en cada área redactada. Si se ve algún dígito a través o alrededor de la pintura, rehágalo. Para archivos PDF digitales, verifique buscando los números redactados en el resultado. El método de verificación PDF Redaction depende del tipo de PDF.
Crear un informe de redacción para auditores
Los auditores financieros pueden solicitar documentación de las redacciones aplicadas a las declaraciones proporcionadas como prueba. Cree un informe de redacción que enumere cada elemento redactado, su ubicación en el documento y el motivo de la redacción. El informe demuestra que las redacciones se aplicaron sistemáticamente y por razones válidas, no para ocultar información desfavorable.
El informe de redacción PDF Security es un documento que acompaña al PDF redactado. Proporciona la transparencia que las propias redacciones oscurecen.
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