Un documento escaneado contiene notas escritas a mano en los márgenes. Comentarios agregados durante una reunión, preguntas garabateadas junto a párrafos, flechas que conectan puntos relacionados. El documento se está preparando para su distribución y esas notas escritas a mano contienen discusiones internas que no deben compartirse. Redactar notas escritas a mano de un PDF escaneado es fundamentalmente diferente a redactar texto escrito a máquina. El texto escrito se almacena como caracteres en la estructura del PDF. Quitarlo es una operación digital. Las notas escritas a mano son parte de la imagen de la página. Eliminarlos es una operación de edición de imágenes. El texto no existe como dato. Existe sólo como píxeles.
Redactar notas escritas a mano requiere pintar digitalmente sobre las notas en la imagen escaneada o redactar físicamente el documento original y volver a escanearlo. El enfoque digital es más rápido. El enfoque físico es más confiable y es el único método que produce resultados redactados de manera verificable y adecuados para fines legales o de cumplimiento.
La Redacción PDF de contenido escrito a mano es una tarea de manipulación de imágenes. No es una tarea de eliminación de texto. Las herramientas y técnicas son diferentes a las de la redacción de PDF estándar.
Redacción digital: pintar sobre notas escritas a mano
Abra el PDF escaneado en un editor de PDF que admita dibujar formas opacas. Seleccione un rectángulo o una herramienta de dibujo de forma libre. Establezca el color de relleno en negro o en un color sólido que coincida con el fondo de la página. Dibuja sobre cada nota escrita a mano, cubriéndola por completo. La nota ahora está oculta debajo de la forma opaca. Este método es rápido y funciona para cualquier contenido escrito a mano. Pero tiene una limitación crítica: los píxeles de las notas originales todavía existen en los datos de la imagen debajo de la forma. Alguien con habilidades de edición de imágenes puede potencialmente recuperar el contenido oculto eliminando la superposición.
La preocupación de PDF Security con la pintura digital es que se trata de una cobertura visual, no de una verdadera redacción. Es aceptable para documentos internos y contenido de baja sensibilidad. No es aceptable para documentos legales, de cumplimiento o de alta seguridad. En estos casos, se requiere una redacción física seguida de un nuevo escaneo.
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Redacción física: el método confiable
Imprime el documento. Utilice un marcador negro o cinta opaca para cubrir físicamente las notas escritas a mano en las páginas impresas. Verifique que las notas estén completamente oscurecidas y no puedan leerse a través de la cubierta. Escanee las páginas redactadas nuevamente en un PDF. El escaneo resultante muestra solo el contenido no redactado y las áreas redactadas aparecen como bloques negros sólidos. No hay datos ocultos porque las notas originales nunca fueron digitalizadas en la versión redactada. Este método produce una redacción verdadera y verificable. Es el estándar para documentos legales y gubernamentales que contienen notas escritas a mano que deben redactarse.
El método físico PDF Redaction es más lento que la pintura digital, pero produce resultados que pueden certificarse como correctamente redactados. Para documentos donde una falla en la redacción tendría consecuencias legales o de cumplimiento, el método físico es la opción correcta.
Verificando la redacción
Después de redactar, ya sea digital o físicamente, verifique la redacción. Abra el PDF redactado y revise cada página. Confirme que todas las notas escritas a mano estén completamente ocultas. Sostenga la página frente a una fuente de luz si usa redacción física, o acérquela a gran aumento si usa redacción digital. Si alguna parte de una nota es visible, la redacción está incompleta. Redactar nuevamente y volver a verificar. Una redacción que deja el contenido legible es una redacción que falló.
El PDF escaneado con notas escritas a mano plantea el desafío de redacción más difícil. El contenido es físicamente parte de la página. Quitarlo requiere cubrirlo o alterar físicamente el original. Elija el método que coincida con la sensibilidad del contenido y los requisitos del contexto de distribución.
Crear un registro de redacción para fines de auditoría
Al redactar notas escritas a mano con fines legales o de cumplimiento, cree un registro de redacción. El registro registra cada redacción: el número de página, una descripción de lo que se redactó, el motivo y el método utilizado. El registro proporciona una pista de auditoría que demuestra que las redacciones se realizaron de forma deliberada y por motivos documentados.
El registro de redacción debe almacenarse con el documento redactado. Si las redacciones se cuestionan posteriormente, el registro proporciona la justificación. Una entrada de registro podría decir: Página 3, nota al margen escrita a mano que analiza la estrategia de precios interna, redactada como información comercial confidencial mediante redacción física y reescaneo. La pista de auditoría PDF Redaction es tan importante como la redacción misma.
Redacción digital versus redacción física: elegir el método correcto
La redacción digital, pintar sobre notas con forma opaca, es rápida y reversible si se conserva el original. Es apropiado para documentos internos, borradores y contenido de baja sensibilidad. La redacción física, que cubre el documento impreso y se vuelve a escanear, es más lenta pero produce resultados redactados verificablemente sin datos ocultos. Es necesario para presentaciones legales, presentaciones regulatorias y cualquier documento donde una falla en la redacción tendría consecuencias graves.
La elección del método depende de dos factores: la sensibilidad del contenido redactado y los requisitos del contexto de distribución. Los documentos de trabajo internos con comentarios internos redactados pueden utilizar la redacción digital. Las presentaciones judiciales con información personal redactada deben utilizar redacción física. El método PDF Redaction debe elegirse deliberadamente, no de forma predeterminada.
Escaneo del documento redactado físicamente para obtener mejores resultados
Después de redactar físicamente el documento impreso, escanéelo nuevamente a PDF a 300 DPI en escala de grises o blanco y negro. Las áreas redactadas aparecerán como rectángulos negros sólidos. Verifique el escaneo abriéndolo y verificando que todas las áreas censuradas estén completamente negras sin que se vea ningún contenido visible. Sostenga las páginas escaneadas frente a una fuente de luz o haga zoom a gran aumento para confirmar.
La calidad del nuevo escaneo afecta la usabilidad del documento final. Un escaneo limpio de 300 ppp del documento redactado físicamente produce un PDF nítido, legible y redactado correctamente. El resultado PDF escaneado de la redacción física es la versión redactada definitiva. Guárdelo junto con el registro de redacción para obtener un registro de auditoría completo.
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