Las leyes de registros públicos, conocidas como Ley de Libertad de Información a nivel federal, leyes de sol, leyes de derecho a la información o leyes de registros públicos según la jurisdicción, exigen que las agencias gubernamentales divulguen documentos al público previa solicitud. Estas leyes también exigen que se retengan ciertos tipos de información personal. Los nombres de personas privadas, números de Seguro Social, información médica, direcciones de correo electrónico personales y otros datos protegidos deben eliminarse antes de que se publique el documento. El proceso PDF Redaction para la divulgación de registros públicos debe ser demostrablemente exhaustivo, porque un solo dato personal omitido en un documento divulgado puede generar responsabilidad legal, vergüenza pública y la necesidad de emitir una divulgación corregida.
Identificar lo que debe redactarse según las leyes de registros públicos
Cada jurisdicción define su propio conjunto de exenciones, las categorías de información que no deben divulgarse al público. Las exenciones comunes en la mayoría de las jurisdicciones incluyen información de privacidad personal, como números de Seguro Social, fechas de nacimiento y direcciones particulares de particulares. La información médica y de salud está exenta. Los registros de investigación policial pueden estar exentos total o parcialmente. Los secretos comerciales y la información comercial confidencial enviada al gobierno están exentos. Están exentos los registros personales que constituirían una invasión de la privacidad personal.
Antes de redactar una sola palabra, identifique qué exenciones se aplican al documento específico. Un informe policial tiene información exenta diferente a la transcripción de una reunión del concejo municipal o una solicitud de permiso de construcción. Revise la ley de registros públicos aplicable y las pautas de redacción específicas de la agencia. Si la agencia tiene un funcionario de registros públicos o un departamento legal, consúltelo sobre las categorías de exención que se aplican. Una redacción de PDF Privacidad que retiene la información correcta por el motivo legal correcto es defendible si se cuestiona. Una redacción que retiene información basándose en una suposición sobre lo que podría estar exento no lo es.
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Redacción de datos personales de forma adecuada y permanente
Utilice una herramienta de redacción dedicada que elimine permanentemente el contenido marcado del PDF, no una herramienta de dibujo que coloque rectángulos opacos sobre el texto. No se puede exagerar la distinción. Las divulgaciones de registros públicos se encuentran entre las divulgaciones de documentos más analizadas por el gobierno. Periodistas, grupos de defensa y el público en general examinan de cerca los documentos publicados, y algunos destinatarios prueban específicamente si el texto redactado se puede recuperar copiando y pegando o inspeccionando el flujo de contenido PDF.
Marque cada instancia de información exenta en cada página. Ejecute búsquedas de patrones automatizadas para números de Seguro Social, que siguen el formato de tres dígitos, un guión, dos dígitos, un guión y cuatro dígitos. Busque direcciones de correo electrónico que contengan el signo de arroba. Busque números de teléfono en formatos comunes. Las búsquedas automáticas capturan datos estructurados que los humanos fácilmente pasan por alto al escanear páginas visualmente. Después de las búsquedas automáticas, revise cada página manualmente en busca de información personal no estructurada, como nombres, direcciones físicas y descripciones narrativas que podrían identificar a un individuo. WukongPDF y plataformas similares proporcionan herramientas PDF Redaction adecuadas para el procesamiento de registros públicos.
Documentar el proceso de redacción
Una divulgación de registros públicos debe incluir documentación de lo que se eliminó y por qué. Esta documentación tiene múltiples propósitos. Le indica al solicitante por qué se retuvo la información, lo cual es un requisito legal en muchas jurisdicciones. Crea un registro al que la agencia puede hacer referencia si la redacción se cuestiona posteriormente. Proporciona una plantilla para futuras publicaciones de documentos similares, lo que reduce el tiempo de análisis de cada solicitud posterior.
La documentación suele adoptar la forma de un registro de redacción o un índice de exención. Para cada redacción, o para grupos de redacciones similares, el registro registra el número de página, una descripción del tipo de información redactada y la exención legal específica que autoriza la retención. Una entrada de registro podría decir: Página 3, Número de Seguro Social redactado, Exención 6, privacidad personal. Mantenga el registro con el archivo del documento publicado. Si se cuestiona la divulgación, el registro es la primera prueba de que la agencia actuó correctamente.
Revisión del documento redactado antes de su publicación
Una segunda persona debe revisar cada página del documento redactado antes de su publicación. El revisor busca dos cosas: información que debería haber sido redactada pero que se omitió, e información que fue redactada pero que debería haberse divulgado. Ambos tipos de errores tienen consecuencias. Una redacción omitida revela información protegida. Una redacción excesiva retiene información que el público tiene derecho a ver y puede impugnarse como una violación de la ley de registros públicos.
El revisor también deberá comprobar la calidad técnica de la redacción. Copie todo el texto del documento y péguelo en un editor de texto sin formato. Lea el texto pegado y confirme que no aparezca ninguna información redactada. Busque en los campos de metadatos del documento, incluidos el título, el autor, el tema y las palabras clave, cualquier información personal. Verifique que el nombre del archivo en sí no contenga datos personales. Un documento redactado llamado JANE-DOE-MEDICAL-RECORDS.pdf anuncia la misma información que se suponía que la redacción debía proteger.
Manejo de la redacción de documentos escaneados
Muchos registros públicos se escanean a partir de originales en papel en lugar de crearse digitalmente. Los documentos escaneados añaden una capa de complejidad a la redacción porque el texto es parte de la imagen de la página. Redactar texto de un documento escaneado requiere una redacción a nivel de imagen que modifique permanentemente los píxeles en el área redactada, no solo colocar una superposición. Si el documento escaneado ha sido procesado por OCR y contiene una capa de texto invisible detrás de la imagen visible, tanto la imagen como la capa de texto deben redactarse.
Después de redactar documentos escaneados, ejecute OCR en la versión redactada para confirmar que no se reconozca ningún texto en las áreas redactadas. Si el motor de OCR reconoce texto a través de la redacción, la redacción no fue lo suficientemente opaca o no modificó los píxeles de la imagen subyacente. Vuelva a aplicar la redacción con relleno negro de opacidad total y verifique nuevamente. Un error de Cumplimiento de PDF en una divulgación de registros públicos puede anular meses de trabajo cuidadoso en el resto del documento.
La redacción es permanente. Mantenga una copia segura y de acceso controlado del documento original no redactado en un lugar separado de la copia publicada redactada. El original sin editar es el registro de la agencia que debe conservarse de acuerdo con el programa de conservación de registros. La copia redactada es la versión lanzada al público.
Gestión de publicaciones de registros públicos de gran volumen
Una sola solicitud de registros públicos puede implicar miles de páginas de documentos responsivos. La redacción manual página por página no es práctica a esta escala. Invierta en software de redacción que admita el procesamiento por lotes, el reconocimiento automatizado de patrones y la gestión del flujo de trabajo. El software procesa el conjunto de documentos, marca patrones conocidos para su redacción y presenta las páginas marcadas a un revisor humano para su confirmación. El revisor aprueba o ajusta cada calificación y el software aplica las redacciones por lotes. Este flujo de trabajo híbrido, automatizado y humano, es el estándar para el procesamiento de registros públicos de gran volumen.
Una vez completada la publicación, supervise cualquier desafío o pregunta sobre las redacciones. Un solicitante que crea que se retuvo información indebidamente puede presentar una apelación o una queja. El registro de redacción y la base legal documentada para cada categoría de exención son la defensa de la agencia. Mantenga estos registros durante el período de retención completo especificado en el programa de retención de registros.
Revise y actualice periódicamente los procedimientos de redacción para incorporar las lecciones aprendidas de cada publicación. Si se omitió un tipo particular de datos personales en una versión, actualice los patrones de búsqueda automatizados para detectarlos en la siguiente. La mejora continua del proceso de redacción reduce el riesgo de una divulgación perjudicial con el tiempo.
Cuando el mismo tipo de documento se publica repetidamente, cree una plantilla de redacción específica del documento que identifique los campos y ubicaciones exactos donde aparecen los datos personales. Una plantilla para un informe de incidente policial marca las casillas y campos específicos donde aparecen los nombres, direcciones y números de identificación. La plantilla garantiza una redacción coherente en todas las versiones de ese tipo de documento, independientemente de qué miembro del personal procese la solicitud.
La obligación PDF Privacy no termina cuando se publica el documento redactado. Si un solicitante demuestra posteriormente que la información personal se pudo recuperar del documento divulgado, la agencia tiene la obligación de emitir una divulgación corregida y notificar a las personas afectadas cuyos datos fueron divulgados. El monitoreo posterior a la publicación y un procedimiento de corrección documentado son parte de un programa completo de cumplimiento de redacción.
Los registros públicos PDF Redaction cumplen el doble propósito de transparencia y privacidad. El público tiene derecho a la información gubernamental. Los individuos tienen derecho a la privacidad. La redacción adecuada honra a ambos.
El programa PDF Privacy más sólido combina herramientas de redacción adecuadas, políticas de exención documentadas, revisores capacitados y un proceso de monitoreo posterior a la publicación.
Cada publicación de registros públicos es una oportunidad para mejorar el flujo de trabajo de redacción para la siguiente
La redacción de registros públicos se sitúa en la intersección del cumplimiento legal, la competencia técnica y la responsabilidad ética. Cada documento publicado es una declaración de que la agencia ha equilibrado el derecho público a saber con el derecho individual a la privacidad, y lo ha hecho correctamente.
Una divulgación de registros públicos debidamente redactada es un testimonio del compromiso de la agencia con la transparencia y la privacidad. Los cuadros negros de la página no son obstrucciones. Son la evidencia visible de que la agencia tomó en serio sus obligaciones legales.
El peso legal y ético que conlleva la divulgación de registros públicos exige un proceso de redacción que sea exhaustivo, documentado y revisable. El proceso es más importante que cualquier herramienta o técnica, porque el proceso es lo que garantiza que cada versión cumpla con el mismo estándar.
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