Dibujar una firma con el mouse produce un garabato infantil e irregular que no se parece en nada a su firma real. El mouse no fue diseñado para escribir a mano y el resultado socava la profesionalidad del documento que está firmando. Afortunadamente, la mayoría de las herramientas de firma de PDF ofrecen alternativas al dibujo a mano alzada con el mouse: firmas mecanografiadas que se representan en una fuente estilo escritura a mano, imágenes de firma cargadas y firmas digitales basadas en certificados que no requieren ninguna firma visual.
Una firma limpia y de apariencia profesional no requiere una mano firme con el mouse. Requiere saber qué método de firma utilizar.
Agregar una firma Sign PDF con solo hacer clic con el mouse significa elegir un método de firma que coincida con los requisitos del documento: una firma mecanografiada o cargada para la mayoría de los documentos comerciales, o un certificado digital para documentos que necesitan verificación criptográfica. Las Herramientas PDF de WukongPDF admiten los tres métodos y el flujo de trabajo siguiente elimina por completo el dibujo a mano alzada.
Firmas mecanografiadas: el método más rápido de solo hacer clic
La mayoría de las herramientas de firma de PDF incluyen una opción de firma mecanografiada. Escribe su nombre, selecciona una fuente de estilo de escritura a mano de una lista de opciones y la herramienta representa su nombre en esa fuente como una firma. El resultado parece más consistente y profesional que cualquier firma de mouse a mano alzada. El bloque de firma muestra su nombre en cursiva o fuente script, con el tamaño y la posición exactamente como usted lo especifica.
Las firmas mecanografiadas son legalmente válidas para la mayoría de los fines comerciales en los Estados Unidos según la Ley ESIGN, que define una firma electrónica en términos generales como cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico adjunto a un documento con la intención de firmar. Un nombre escrito en una fuente script con la intención de firmar satisface esta definición. Para documentos que requieren mayor seguridad, como acuerdos financieros regulados o presentaciones judiciales, una firma basada en certificado digital proporciona una prueba criptográfica de identidad que una firma mecanografiada no ofrece.
Cargar una imagen de firma para reutilizarla
Cree una imagen de firma limpia una vez y reutilícela en cada documento que firme. Firme su nombre en papel blanco con un bolígrafo oscuro. Fotografíelo o escanéelo en alta resolución. Recorta la imagen firmemente alrededor de la firma. Guárdelo como PNG con un fondo transparente, que la mayoría de los editores de fotografías pueden producir. Sube esta imagen a la biblioteca de firmas de tu herramienta de firma de PDF. A partir de ese momento, firmar un documento son dos clics: seleccione la firma de la biblioteca, haga clic donde va en la página.
El fondo transparente es el detalle que hace que una firma cargada parezca profesional. Una firma sobre un rectángulo blanco se destaca sobre fondos de colores o encabezados de documentos. Una firma con fondo transparente se integra en el documento como si estuviera firmada directamente en el papel. La mayoría de las herramientas de firma de PDF aceptan archivos PNG y conservan la transparencia al colocar la firma en la página. Si su herramienta no admite transparencia, utilice un color de fondo que coincida con el color del papel del documento, normalmente blanco puro para los documentos modernos.
Posicionar y dimensionar la firma correctamente
La ubicación del clic coloca la firma en tamaño completo de forma predeterminada. La mayoría de las herramientas te permiten cambiar el tamaño arrastrando las esquinas después de colocarlas. Para los bloques de firma que forman parte de un formulario, alinee la firma dentro del espacio designado en lugar de cubrir todo el bloque. Una firma que llena el bloque de borde a borde parece demasiado grande y poco profesional. Una firma en aproximadamente el 60-80% del ancho del bloque, centrada, parece natural.
Los documentos de varias páginas con múltiples ubicaciones para las firmas necesitan un tamaño uniforme. Aplique la misma imagen de firma con el mismo tamaño relativo en cada página de firma. El tamaño inconsistente, donde la firma aparece más grande en la página 3 que en la página 7, indica que diferentes personas pueden haber firmado o que el proceso de firma fue descuidado. La coherencia es el sello visual de un documento ejecutado profesionalmente.
| Método de firma | Clics necesarios | Apariencia | Peso Legal |
|---|---|---|---|
| Nombre escrito en fuente script | 2-3 clics | Limpio, consistente, claramente no escrito a mano. | Válido para la mayoría de los fines comerciales bajo ESIGN |
| Imagen de firma cargada | 2 clics después de la configuración inicial | Parece una firma de tinta real. | Válido para la mayoría de los fines comerciales bajo ESIGN |
| Firma de certificado digital | 3-5 clics + configuración del certificado | Sello criptográfico, no necesariamente firma visual | Máximo peso legal, prueba criptográfica |
| Dibujo de ratón a mano alzada | N/A (evitar) | Irregular, poco profesional | Apariencia legalmente válida pero poco profesional. |
Configurar un certificado digital para firma basada en clics
Los certificados digitales proporcionan el más alto nivel de garantía de firma mediante criptografía de clave pública. El certificado vincula su identidad a un par de claves criptográficas. Cuando firma, el PDF incorpora una firma digital que puede ser validada por cualquiera que abra el archivo. La creación de un certificado digital para uso personal es gratuita a través de la función de ID digitales de Adobe Acrobat o mediante autoridades certificadoras de terceros que emiten certificados básicos de validación de correo electrónico sin costo alguno.
La configuración del certificado es un proceso único. En Acrobat, navegue hasta Editar, Preferencias, Firmas y cree una nueva identificación digital. Elija una ubicación para almacenar el certificado, establezca una contraseña para protegerlo y proporcione su nombre y correo electrónico. Después de la configuración, firmar con el certificado agrega una firma digital visible o invisible que aparece en el Panel de firma del PDF con estado de validación. La configuración tarda aproximadamente cinco minutos. Cada firma posterior requiere tres clics: seleccione el certificado, ingrese su contraseña y haga clic en Firmar.
Flujos de trabajo de firmas múltiples con métodos de solo clic
Los documentos que requieren múltiples firmas, contratos, aprobaciones y aprobaciones se benefician de los campos de firma que guían a cada firmante a su ubicación designada. Cree campos de firma en el PDF antes de enviarlo para firmar. Cada campo está etiquetado con el nombre o función del firmante previsto. Los firmantes hacen clic en su campo, aplican su firma utilizando cualquier método de solo clic y el documento firmado se dirige automáticamente al siguiente firmante en herramientas que admiten flujos de trabajo de firma secuenciales.
La firma secuencial preserva el orden de las firmas, lo cual es importante para los documentos en los que el orden de firma tiene importancia legal. Un contrato que debe ser firmado primero por el comprador y luego por el vendedor debe utilizar un flujo de trabajo que imponga este orden en lugar de un contrato libre en el que ambas partes firman de forma independiente. Los métodos de firma de solo clic se integran con estos flujos de trabajo exactamente como lo hacen los métodos a mano alzada, con la ventaja de que cada firma tiene un aspecto profesional independientemente del dispositivo de entrada que utilizó cada firmante.
Guardar el documento firmado de forma segura
Después de firmar, guarde el PDF firmado con un nuevo nombre de archivo que lo distinga del original sin firmar. Client-Contract-Signed.pdf frente a Client-Contract-Draft.pdf evita la confusión de enviar la versión sin firmar por error. Algunas herramientas de firma agregan automáticamente -signed al nombre del archivo. Verifique este comportamiento en su herramienta y establezca una convención de nomenclatura coherente.
Bloquee la firma después de colocarla si la herramienta ofrece esa opción. El bloqueo evita que los espectadores posteriores muevan, cambien el tamaño o eliminen la firma. Una firma desbloqueada puede ser arrastrada accidentalmente fuera del bloque de firmas o eliminada por completo si alguien revisa el documento. El bloqueo es una simple casilla de verificación durante o después de la colocación que protege la integridad del documento firmado. Si el documento necesita más ediciones o firmas adicionales después de la suya, omita el bloqueo hasta que el firmante final complete su firma.