Llega un contrato con cuatro líneas de firma en la misma página: una para usted, una para su gerente, una para el cliente y otra para el notario. Cada línea está en una esquina diferente de la página. Firmas tu línea y reenvías el documento. Su gerente firma su línea y la reenvía nuevamente. El cliente firma y reenvía. El notario firma al final. La página ahora tiene cuatro firmas en cuatro posiciones diferentes, cada una agregada en un momento diferente por una persona diferente en un dispositivo diferente.
Los flujos de trabajo de firma múltiple Sign PDF requieren que cada firmante coloque su firma en la ubicación correcta sin alterar las firmas que ya están en la página. El proceso debe ser preciso, porque una firma colocada en la posición incorrecta puede superponerse a otra firma o terminar completamente en la línea de firma incorrecta.
Preparación del documento para firmas múltiples
Antes de distribuir un documento para múltiples firmas, agregue marcadores visuales a cada línea de firma. Un cuadro con borde alrededor de cada área de firma define claramente dónde debe firmar cada persona. Una etiqueta dentro o debajo de cada casilla identifica al firmante por nombre o función. Estos marcadores reducen la posibilidad de que alguien firme en el lugar equivocado. Las herramientas de formulario de WukongPDF pueden agregar campos de firma a un PDF. Cada campo lleva el nombre del signatario previsto y se ubica con precisión en la página. Los límites del campo proporcionan un área objetivo clara para cada firma.
Si el documento ya tiene líneas de firma impresas pero no campos interactivos, use la herramienta de firma para colocar cada firma manualmente. Amplíe el área de la firma. Arrastre la firma para alinearla con la línea impresa. Cambie el tamaño para que quepa dentro de los límites de la línea. La precisión de la colocación manual es importante. Una firma que se superpone a la línea o se extiende más allá del área designada parece descuidada y puede provocar que la parte receptora rechace el documento.
Gestión de la secuencia de firma
Varias firmas en la misma página requieren una secuencia de firma. Si el notario firma antes que todas las demás partes y luego una de las partes necesita corregir algo en el documento, la certificación notarial queda invalidada. La secuencia típica es: todas las partes firman primero, el notario o el testigo firma al final. Comunicar la secuencia claramente a todos los firmantes. Un correo electrónico de portada o una página de instrucciones que enumera el orden de firma impide que alguien firme fuera de turno.
Después de que cada persona firme, debe aplanar su firma antes de enviar el documento. El aplanamiento convierte la anotación de la firma en contenido de página permanente. Sin aplanar, el siguiente firmante podría mover o eliminar accidentalmente la firma anterior mientras coloca la suya propia. La herramienta de firma de WukongPDF incluye una opción de aplanamiento. Después de colocar su firma, aplánela. Luego envíe el documento aplanado a la siguiente persona. Cada firmante recibe un documento con firmas bloqueadas e inalterables de todos los firmantes anteriores.
Manejo del tamaño y la coherencia de la firma
Cuando cuatro personas diferentes firman la misma página, sus firmas naturalmente variarán en tamaño y estilo. Cierta coherencia hace que el documento parezca más profesional. Proporcione una guía para el tamaño de la firma: "Por favor, ajuste el tamaño de su firma para que quepa dentro del cuadro marcado, aproximadamente 2 pulgadas de ancho por 0,5 pulgadas de alto". Esto ayuda a cada persona a ajustar su firma a una escala similar. Las Páginas PDF mostrarán cuatro firmas que, si bien son individualmente distintas, parecen proporcionalmente consistentes.
A los firmantes que utilicen el método de la cámara para capturar su firma, se les recomienda que firmen en papel del tamaño recomendado. Una firma escrita a 2 pulgadas de ancho en papel y fotografiada se escalará correctamente cuando se coloque en el PDF. Una firma escrita a 0,5 pulgadas de ancho parecerá pequeña cuando se coloque. Es posible que una firma escrita a 5 pulgadas de ancho no quepa en el área designada.
Verificación del documento completamente firmado
Una vez recogidas todas las firmas, el destinatario final debe verificar el documento. Confirme que cada firma aparezca en su ubicación designada. Compruebe que ninguna firma se superponga ni se oculte entre sí. Verifique que las firmas sean legibles. Confirme que el recuento de páginas coincida con el documento original, asegurándose de que no se hayan agregado ni eliminado páginas durante el proceso de firma. Aplana todas las firmas restantes para bloquear todo el documento. El PDF Editor puede agregar una página de certificación que enumere a cada firmante, la fecha en que firmaron y una declaración de que el documento representa el acuerdo completamente ejecutado. Esta página de certificación proporciona un punto de referencia único para cualquiera que necesite verificar las firmas más adelante.
Para documentos recurrentes con múltiples firmas, como aprobaciones mensuales o informes trimestrales, guarde una plantilla con los campos de firma preposicionados. Cada período, comience desde la plantilla, distribúyala para las firmas y recopile la versión firmada. La plantilla elimina el trabajo repetitivo de configurar posiciones de firma cada vez.
Al coordinar documentos con múltiples firmas en distintas zonas horarias, el proceso de firma secuencial puede durar varios días. Cada firmante recibe el documento, lo firma, lo aplana y lo reenvía. El desafío es rastrear dónde se encuentra el documento en la secuencia. Un método de seguimiento sencillo: incluya una portada que enumere el orden de firma con casillas de verificación. Mientras cada persona firma, verifica su nombre y escribe la fecha y la hora. La siguiente persona podrá ver de un vistazo quién ya ha firmado y quién aún está pendiente. Este seguimiento manual es de baja tecnología pero eficaz para documentos que circulan entre tres y seis firmantes.
Una vez recopiladas todas las firmas y finalizado el documento, considere si la versión final debe ser un PDF aplanado o seguir siendo editable. En la mayoría de los casos, el documento final firmado debe aplanarse para evitar modificaciones posteriores a la firma. La versión aplanada es el registro autorizado. Mantenga una copia de seguridad sin acoplar en un lugar seguro en caso de que sea necesario actualizar o corregir una firma. La versión distribuida aplanada protege contra manipulaciones. La copia de seguridad no aplanada conserva la capacidad de realizar correcciones si es necesario.
Para documentos que requieren certificación notarial de múltiples firmas, el notario debe ver a cada firmante firmar en persona o verificar su identidad a través de medios aceptables. Es posible que un PDF que haya sido firmado digitalmente por varias partes antes de llegar al notario no cumpla con los requisitos de certificación notarial porque el notario no fue testigo de las firmas. Verifique los requisitos de certificación notarial en su jurisdicción antes de configurar un flujo de trabajo de PDF con múltiples firmas que culmine con la certificación notarial.